Obieg dokumentów

Obieg dokumentów w Twojej Firmie

Przez każdą firmę codziennie przepływają dziesiątki, a nawet i setki dokumentów. Dotyczy między innymi ofert, pism urzędowych, reklamacji, faktur, dokumentów magazynowych itp. Jak zapanować nad taką ilością różnych dokumentów i informacji? System do zarządzania obiegiem dokumentów z pewnością będzie pomocny. Odpowiedni wybór wśród dostępnych na rynku rozwiązań uporządkuje procedury przepływu dokumentów i informacji w firmie, a także usprawni ich archiwizację.

Zarządzaj dokumentacją firmową z jednego miejsca

System obiegu dokumentów to idealne rozwiązane do zarządzania dokumentacją firmową. Wdrażając rozwiązania DMS może w dowolnym momencie szybko odnaleźć i przeglądać interesujące Cię dokumenty firmowe. Każdy dokument jest wprowadzany w formie skanu do systemu i odpowiednio opisywany. Ponadto, dzięki technologii OCR możesz odnaleźć interesujący Cię dokument nie tylko po nazwie czy dacie wprowadzenia, ale także po treści.

Kontroluj dostęp pracowników do dokumentów

Obieg dokumentów umożliwia wprowadzenie procedur dostępu do dokumentów firmowych pracownikom na różnych szczeblach w hierarchii firmy. Ponadto, system DMS pozwala usystematyzować ścieżkę przepływu dokumentu w firmie. Możesz wyznaczyć osobę, która jako pierwsza zapoznaje się z nowym dokumentem, przekazuje go dalej, zatwierdza (dekretuje), a także osobę, która otrzymuje zadanie dotyczące dokumentu i zatwierdza zadanie jako wykonane.

Wgląd do historii zmian w każdym dokumencie

Rozwiązania DMS umożliwiają wgląd w historię każdego dokumentu w Twojej firmie, w tym wszystkich dokumentów powiązanych. Wykorzystując system obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie możesz sprawdzić, co działo się w danej sprawie, jaki dokumenty i informacje powstały, a także jaka była historia ich zmian. Ponadto, w systemie obiegu dokumentów zweryfikujesz, jakie osoby uczestniczyły w danej sprawie.

Archiwizuj dokumenty w sposób bezpieczny

Zgodnie z prawem, wszystkie przedsiębiorstwa oraz jednostki organizacyjne muszą archiwizować dokumenty, powstające w wyniku prowadzonej działalności. Archiwizacji podlegają wszystkie dokumenty, niezależnie od stopnia ich tajności, w tym księgowe, kadrowe i inne. Dzięki rozwiązaniom obiegu dokumentów, każdy dokument po wprowadzeniu do systemu przenieść do bezpiecznego archiwum. Dalsze przetwarzanie dokumentów może odbywać się już tylko w wersji elektronicznej.