Asiston EOD
Elektroniczny Obieg Dokumentacji
i Informacji w firmie

Nowoczesny system EOD umożliwiający pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów oraz informacji

Nasza autorska platforma internetowa jaką jest Asiston EOD jest rozwiązaniem zwiększającym efektywność zarządzania obiegiem dokumentów, wspomagającym procesy administracyjne oraz usprawniającym wewnętrzną komunikację w firmie. System został stworzony z myślą o firmach poszukujących gotowych rozwiązań intranetowych.

System EOD jest wyposażony w zestaw modułów, których funkcjonalności pozwalają na zwiększenie efektywności w wielu obszarach funkcjonowania firmy. Platforma zawiera m.in.: elektroniczny obieg dokumentów, obieg faktur, zarządzanie wiedzą, planowanie urlopów, zarządzanie umowami, informowanie pracowników oraz umożliwia dwustronną komunikację.

System EOD i korzyści z jego wdrożenia w firmie

Skrócenie czasu obiegu dokumentów

Czas jest czynnikiem istotnym, a zaoszczędzony czas to zdecydowana zaleta systemu EOD, która często przekłada się bezpośrednio na wzrost produktywności. Szybsze i wydajniejsze wyszukiwanie dokumentów może usprawnić pracę personelu i zwiększyć satysfakcję klientów. Ponadto, system elektronicznego obiegu informacji i dokumentów jest skalowalny, aby sprostać zmieniającym się potrzebom każdego przedsiębiorstwa. Kompleksowy system EOD oferuje firmom kilka niematerialnych korzyści, w tym:

• elastyczność,
• konkurencyjność,
• poprawa relacji z klientami,
• mniejszy stres

Zwiększone bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo dokumentów ma szczególne znaczenie dla organizacji dowolnej wielkości, aby chronić poufne dane. Asiston EOD zapewnia lepszą kontrolę nad poufnymi dokumentami, a dostęp do dokumentów można kontrolować na poziomie folderów dla różnych grup lub osób. Ponadto, system EOD pozostawia ślad, kto przeglądał dokument, kiedy uzyskano do niego dostęp i jak mógł zostać zmodyfikowany. Dokumenty, którymi zarządzamy są wysoce rozpoznawalne i można je odpowiednio oznaczyć, aby umożliwić automatyczne alerty.

Lepsze tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie po awarii

Każde rozwiązanie do zarządzania dokumentami powinno zawierać plan tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych po awarii. Dzięki archiwizacji cyfrowej jako kopii zapasowej, dokumenty papierowe są chronione przed pożarem, powodzią i innymi katastrofami. Dzięki Asiston EOD dokumenty są wysoce identyfikowalne i mogą być śledzone przy użyciu szeregu kryteriów. Funkcje śledzenia dokumentów zmniejszają prawdopodobieństwo zagubienia lub nieprawidłowego przechowywania dokumentów po ich przeglądaniu.

Mniej błędów ludzkich

Ręczne wprowadzanie danych jest zwykle obarczone błędami ludzkimi, które kosztują czas
i pieniądze. Rozwiązania do automatyzacji przepływu pracy pomagają wyeliminować błędy ludzkie, a tym samym usprawnić proces biznesowy.

Przy odpowiednim systemie zarządzania dokumentami, takim jak Asiston EOD, większość danych będzie musiała zostać wprowadzona tylko raz, a w przypadku jakichkolwiek błędów, prosta korekta je wyeliminuje. Szanse na skierowanie dokumentów do niewłaściwej osoby lub pominięcie zadań również są zmniejszone. Użytkownik otrzymuje na czas powiadomienia o wszelkich spóźnionych działaniach, braku zatwierdzenia i przeoczonych zadaniach.

Usprawnienie organizacji pracy

Organizacja może być po prostu tym, co stoi między Twoją firmą a rentownością. Rutynowe procesy biznesowe, takie jak przeglądanie, zatwierdzanie, zawieranie umów i wdrażanie, mogą się niepotrzebnie wydłużać w tradycyjnym systemie. W rzeczywistości, badania wskazują, że 55% pracowników poszukuje prostych, ale niezawodnych sposobów podpisywania i przesyłania dokumentów firmowych.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami jakim jest Asiston EOD jest tutaj prawdziwą okazją do tego, aby zdecydowanie poprawić procesy przepływu pracy. Zaletą tego oprogramowania jest to, że zapewnia zespołowi dostęp do dokumentów elektronicznych i dostarcza je w czasie rzeczywistym. Dane mogą być również wykorzystane do generowania raportów i analiz w czasie rzeczywistym, aby poprawić proces podejmowania decyzji biznesowych.

Łatwiejsza weryfikacja etapu pracy nad dokumentem

Korzystanie z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami Asiston EOD, pozwala na łatwy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie. Powiadomienia są kierowane do odpowiednich pracowników, aby śledzić ich prawidłowe operacje biznesowe. Komunikacja przebiega sprawnie, a pracownicy są zawsze na bieżąco, wiedząc co się dzieje lub co ma się wydarzyć. Wszystkie dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym.

Uproszczone procedury składania wniosków urlopowych

Ustrukturyzowany system wniosków urlopowych możliwy dzięki systemowi Asiston EOD, zmniejsza prawdopodobieństwo nieobecności w krótkim czasie i daje możliwość zaplanowania z wyprzedzeniem wszelkich wpływów na przepływ pracy. Minimalizuje również ryzyko wystąpienia braków kadrowych lub innych niespodzianek. Zapewnia także, że ​komunikacja między menedżerami, a członkami zespołu pozostanie otwarta. 

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD)  to wymiana dokumentów między firmami za pomocą specjalnego oprogramowania. Takie dokumenty są prawnie wiążące i zgodne z oryginałami.

Workflow czyli lepsze przepływy pracy procesów biznesowych

Workflow to sekwencja zadań, które przetwarza zbiór danych. Przepływy pracy występują w każdym rodzaju działalności i branży. Za każdym razem, gdy dane są przesyłane między ludźmi i/lub systemami, tworzony jest przepływ pracy. Każdy dokument przychodzący lub wychodzący z organizacji jest przypisany do jednego lub wielu kontrahentów. Dokumenty w Asiston EOD, ze względu na ich rodzaj trafiają do wielu modułów, natomiast kontrahenci zawsze znajdują się w jednej bazie CRM. Dzięki temu nie ma konieczności wielokrotnego dodawania kontrahenta do bazy. Raz dodana firma może być przypisana do umowy, faktury czy przesyłanej do niej odpowiedzi.

Przeczytaj jak prawidłowo wdrożyć system Elektronicznego Obiegu Informacji i Dokumentów tutaj

Usprawnij proces Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz Informacji w firmie

Napisz do nas i umów się na prezentację

Moduły systemu Asiston EOD ulepszają procesy obiegu dokumentów oraz informacji w firmie

Elektroniczny obieg dokumentów EOD

System do zarządzania przepływem dokumentów przychodzących i wychodzących w organizacji uwzględniający jej wewnętrzne procedury.

Obieg faktur

Moduł, który umożliwia zarządzanie fakturami oraz ich obiegiem i akceptacją w organizacji. Pozwala znacznie usprawnić proces zarządzania finansami organizacji.

Rejestr umów

Dzięki niemu, możemy wprowadzać i zarządzać umowami, jakie zawiera nasza organizacja. Posiada zaawansowane opcje wyszukiwania oraz moduł kontroli ważności umów.

Wnioski urlopowe

Dzięki wnioskom urlopowym możemy automatyzować procesy związane z zarządzaniem urlopami w organizacji. Pozwoli to podnieść efektywność organizacji, automatycznie przydzielając zastępstwa.

Zarządzanie projektami

Moduł umożliwia planowanie działań związanych z prowadzeniem projektu oraz pełną kontrolę jego realizacji dzięki rozbudowanym funkcjom raportowania.

Kalendarz

Umożliwia intuicyjne tworzenie i współdzielenie kalendarzy pracowników. Pozwala na wspólne zarządzanie całym kalendarzem jak i pojedynczym wydarzeniem.

Delegacje

Moduł pozwalający na pełne zarządzanie delegacjami. Obejmuje wszystkie etapy obsługi delegacji od złożenia wniosku do rozliczenia delegacji, która miała miejsce.

Rezerwacja zasobów

Pozwala na efektywne zarządzanie zasobami posiadanymi przez organizację. Umożliwia także monitorowanie i raportowanie czasu ich zajętości.

Baza wiedzy

System do archiwizacji i zarządzania wiedzą w organizacji uwzględniający wewnętrzne procedury, poziomy dostępów i mechanizmy tworzenia i udostępniania wiedzy.

CRM

Głównym celem modułu jest tworzenie bazy klientów oraz wspomaganie zarządzania historią kontaktów z nimi.

Helpdesk

Jest odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń od użytkowników oraz kontrolę ich rozwiązania. W organizacjach samouczących się, problemy powtarzające się są rozwiązywane na poziomie helpdesku.

Komunikator Asiston EOD

W każdej współpracy, czy to wewnętrznej pomiędzy pracownikami, czy zewnętrznej z kontrahentami, istotnym elementem jest sprawna komunikacja.

Rozliczanie wydatków

Umożliwia efektywne zarządzanie bieżącymi wydatkami, ponoszonymi przez pracowników podczas wyjazdów służbowych.

Zarządzanie reklamacjami

Sprawne zarządzanie reklamacjami to jeden z wyznaczników wysokiej jakości obsługi klienta. Moduł efektywnie usprawnia ten proces dzięki elektronicznej obsłudze pism.

Zarządzanie zamówieniami wewnętrznymi

Moduł pozwala na automatyczne usystematyzowanie procesu gromadzenia firmowych zasobów.

Polecenia

Dzięki modułowi polecenia, możemy wysyłać polecenia bądź zapytania do wybranych użytkowników systemu (pojedyncze osoby lub grupy użytkowników). Funkcjonalność wymaga oznaczenia przez odbiorcę opcji „Zapoznałem się” lub wysłania odpowiedzi.

Oprócz powyższych funkcjonalności systemu, oferujemy także usługi związane
z projektowaniem dedykowanych modułów, które są dostosowane do indywidualnych wymagań naszych Klientów.

Zapewniamy analizę przedwdrożeniową

Projektowanie tak ważnego dla funkcjonowania przedsiębiorstwa systemu jak Elektroniczny Obieg Informacji i Dokumentów wymaga właściwego przygotowania.

W trakcie konsultacji i analizy przedwdrożeniowej badamy przede wszystkim potrzeby
i oczekiwania zarówno zarządu, jak i pracowników. Tych osób, które docelowo będą użytkować system w codziennej pracy. Na tym etapie występuje także analiza technologii możliwych do wykorzystania czy systemów, z którymi potrzebna będzie integracja.

Ważne jest także wyznaczenie konkretnych celów oraz korzyści jakie Klient chce osiągnąć. Pomoże to przy późniejszym zweryfikowaniu czy wdrożenie systemu zakończyło się sukcesem i przyniosło oczekiwane rezultaty.