Asiston EOD

Elektroniczny Obieg dokumentów w Twojej Firmie

• Elektroniczny obieg dokumentów,
• Obieg faktur,
• Zarządzanie wiedzą,
• Planowanie urlopów,
• Zarządzanie umowami,
• Informowanie pracowników oraz dwustronna komunikacja z nimi.

Aplikacja zapewnia możliwość korzystania z wymienionych funkcjonalności z każdego miejsca z dostępem do Internetu. Platforma internetowa EOD Asiston jest rozwiązaniem zwiększającym efektywność zarządzania obiegiem dokumentów, wspomagającym procesy administracyjne oraz usprawniającym wewnętrzną komunikację w firmie. Platforma została stworzona z myślą o firmach poszukujących gotowych rozwiązań intranetowych.

Z myślą o małych i średnich firmach

Aplikacja została zaprojektowana przez zespół specjalistów, którzy dysponują bogatym doświadczeniem z obszarów technologii internetowych, zarządzania obiegiem dokumentów, systemów intranetowych oraz platform społecznościowych. To osoby, które realizowały wiele wdrożeń z zakresu systemów elektronicznego obiegu dokumentów, portali korporacyjnych oraz systemów B2B dla duży firm oraz instytucji.

Rozwiązanie jest alternatywą dla systemów, które są projektowane oraz wdrażane przez duże firmy informatyczne. W takim przypadku koszt wdrożenia może kształtować się w granicach od kilkunastu do nawet kilkuset tysięcy złotych. Dodatkowo klient musi ponosić koszty związane z utrzymaniem infrastruktury technicznej, zarówno sprzętowej (m.in. serwer), jak również osobowej (administrator). Częstym kosztem są także koszty związane z licencją środowiska serwerowego. W przypadku wyboru naszej platformy jedynym kosztem jest miesięczny abonament.

Podczas projektowania aplikacji zostały wykorzystane funkcje znane z platform społecznościowych. Pracownik z jednej strony ma dostęp do niezbędnych informacji o firmie, dokumentów, potrzebnych do realizacji powierzonych mu projektów, z drugiej natomiast – dysponuje narzędziami do współtworzenia intranetu oraz dwustronnej komunikacji.

Funkcjonalności

Asiston EOD pozwala wyeliminować problemy związane z brakiem czasu na dzielenie się wiedzą, utratą czasu na wyszukiwanie informacji, brakiem dostępności do wybranego dokumentu, czy z nieobecnością pracownika. 

Asiston EOD posiada szereg funkcjonalności, które znacząco ułatwią proces zarządzania dokumentami i informacji w firmie. Do najważniejszych z nich należą:

• Archiwum dokumentów – skanowanie, OCR i automatyczne rozpoznawanie pól, wyszukiwanie, eksport do rewizora/rachmistrz. Import faktur z innych systemów magazynowych i konwersja do formatu insert-a. Dopasowanie skanów z archiwum z zaimportowanymi danymi z pliku na podstawie danych OCR. Dostęp do aplikacji z każdego urządzenia z dostępem do Internetu,
• Zaawansowane moduły elektronicznego obiegu dokumentów,
• Możliwość ustalenia ścieżki przepływu informacji i dokumentów pomiędzy pracownikami,
• Wsparcie komunikacji dzięki wewnętrznemu komunikatorowi,
• Dzięki intuicyjnej konfiguracji łatwość dostosowania poszczególnych modułów do swoich potrzeb,
• Wysokie standardy bezpieczeństwa aplikacji i przechowywanych w nim danych, pełna zgodność z zapisami GIODO,
• Możliwość uzupełnienia aplikacji o dodatkowe moduły dedykowane.

Gotowe rozwiązania

W Asiston EOD mają Państwo dostęp do wielu gotowych rozwiązań, umożliwiających zwiększenie efektywności firmy w wielu obszarach:

• Obieg dokumentów (ewidencja, obieg oraz pełny monitoring pism przychodzących oraz wewnętrznych)
• Obieg faktur (rejestracja faktur kosztowych wraz z elektronicznym opisywaniem faktur oraz przekazywaniem ich do zapłaty)
• Rejestracja umów (tworzenie elektronicznej bazy umów podpisywanych z klientami)
• Wnioski urlopowe (elektroniczne wypełnianie wniosków urlopowych wraz z ich akceptacją)
• Intranet (tworzenie serwisu informacyjnego dla pracowników)
• Blogi (prowadzenie wewnętrznych blogów przez każdego z pracowników)
• Kalendarze (zarządzanie kalendarzem przez pracownika)
• Wiki (współtworzenie Intarnetu przez pracownika)

Korzyści dla Klienta

• Łatwiejszy przepływ informacji w Twojej firmie,
• wszystkie dokumenty w jednym miejscu, co umożliwia szybki dostęp do nich,
• możesz skutecznie kontrolować przepływ informacji w Twojej firmie i ustalać własne procedury tego przepływu,
• znaczące przyspieszenie wszystkich procesów biznesowych,
• możliwość łatwego, zautomatyzowanego rozdzielenia zadań dla poszczególnych działów i pracowników,
• ograniczenie do minimum potrzeby drukowania dokumentacji papierowej,
• wzrost wydajności pracowników, dzięki zaoszczędzeniu czasu potrzebnego na wyszukiwanie potrzebnych informacji,
• pełny monitoring przebiegu każdej sprawy,
• zminimalizowanie do zera możliwości zgubienia dokumentów,
• krótki czas obieg dokumentów wraz z pozyskiwaniem akceptacji i podpisów,
• kontrola kosztów wraz z analizą miejsca powstawania kosztów,
• zmniejszenie kosztów administracyjnych.