I. Postanowienia ogólne
1. Niniejsza Polityka prywatności i cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii przez Asiston Sp. z o.o. w związku z korzystaniem z serwisów internetowych, formularzy, webinarów, materiałów edukacyjnych, newslettera oraz innych usług i funkcjonalności udostępnianych przez Asiston drogą elektroniczną.
2. Prosimy o zapoznanie się z niniejszą Polityką przed rozpoczęciem korzystania z Serwisu oraz przed podaniem danych osobowych.
3. Polityka ma zastosowanie w szczególności do danych pozyskiwanych za pośrednictwem:
a) serwisów internetowych Asiston,
b) formularzy kontaktowych i formularzy rejestracyjnych,
c) formularzy zapisu na webinary i wydarzenia,
d) formularzy umożliwiających pobieranie materiałów edukacyjnych i lead magnetów,
e) formularzy zapisu na newsletter,
f) innych formularzy i funkcjonalności udostępnianych przez Asiston.

II. Administrator danych osobowych
1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Asiston Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie przy ul. Ciasnej 9, 35-232 Rzeszów, NIP: 9212029007, REGON: 061443359, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000429107, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy KRS, kapitał zakładowy: 105 000 PLN.
2. Z Administratorem możesz skontaktować się:
a) drogą elektroniczną pod adresem: odo@asiston.pl,
b) pisemnie na adres siedziby Administratora.
3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem: odo@asiston.pl.

III. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
1. W zależności od sposobu korzystania z naszych usług możemy przetwarzać w szczególności:
a) dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
b) dane dotyczące firmy, stanowiska lub pełnionej funkcji, jeżeli zostały podane w formularzu;
c) dane przekazywane w treści wiadomości, zgłoszeń, pytań, formularzy lub korespondencji;
d) dane dotyczące udziału w webinarach i wydarzeniach, w tym informacje związane z rejestracją, obecnością oraz korzystaniem z funkcji umożliwiających aktywny udział;
e) dane dotyczące zgód i preferencji komunikacyjnych, w tym informacje o udzieleniu, wycofaniu lub zmianie zgody;
f) dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, w szczególności adres IP, informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym, przeglądarce, źródle wejścia na stronę i sposobie korzystania z serwisu;
g) informacje zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii;
h) informacje dotyczące interakcji z wysyłanymi wiadomościami marketingowymi, jeżeli korzystasz z komunikacji marketingowej, w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy prawa.
2. Zakres przetwarzanych danych zależy od tego, z jakiej funkcjonalności lub usługi korzystasz i jakie dane podasz dobrowolnie.
3. Nie wymagamy podawania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, chyba że ich przetwarzanie będzie wynikało z obowiązującego prawa lub będzie miało odpowiednią podstawę prawną.

IV. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?
Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

1. Obsługa formularzy i kontaktu
Przetwarzamy dane w celu odpowiedzi na zapytania, obsługi formularzy kontaktowych oraz prowadzenia korespondencji.
Podstawą prawną może być:
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i prowadzeniu relacji z osobami kontaktującymi się z Asiston.

2. Rejestracja i udział w webinarach oraz wydarzeniach
Dane przetwarzamy w celu przyjęcia i obsługi zgłoszenia, organizacji i przeprowadzenia webinaru lub wydarzenia, przesłania informacji organizacyjnych, linku do wydarzenia, przypomnień oraz – jeżeli jest to przewidziane – udostępnienia materiałów lub nagrania.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby przed jej zawarciem.

3. Przesyłanie materiałów edukacyjnych i lead magnetów
Dane przetwarzamy w celu obsługi zgłoszenia i przesłania zamówionego materiału edukacyjnego, w szczególności checklisty, poradnika, raportu lub innego materiału.
Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed dostarczeniem materiału, lub inna właściwa podstawa prawna wskazana przy danym formularzu.

4. Newsletter i marketing bezpośredni
Jeżeli wyrazisz odrębną zgodę, możemy przetwarzać dane w celu przesyłania newslettera oraz informacji o produktach i usługach, webinarach, wydarzeniach, materiałach edukacyjnych, nowościach oraz innych treściach związanych z działalnością Asiston.
Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz odpowiednia zgoda wymagana przez przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.
Zgoda marketingowa jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie.

5. Automatyzacja marketingowa
Jeżeli wyrazisz zgodę na komunikację marketingową, możemy wykorzystywać narzędzia automatyzacji marketingowej do zarządzania komunikacją, segmentowania odbiorców oraz dopasowywania treści do ich zainteresowań i aktywności.
Automatyzacja może obejmować w szczególności:
• przypisywanie kontaktów do określonych segmentów,
• stosowanie tagów i innych oznaczeń,
• uruchamianie określonych ścieżek komunikacji,
• analizowanie aktywności związanej z otrzymywanymi wiadomościami, w zakresie zgodnym z obowiązującymi przepisami.

6. Analityka i statystyka
Dane techniczne i informacje o korzystaniu z naszych serwisów możemy przetwarzać w celu analizy ruchu, badania sposobu korzystania z serwisu, pomiaru skuteczności działań oraz poprawy funkcjonowania stron i usług.
Podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub – w zakresie, w którym wymagane jest uzyskanie zgody na wykorzystanie określonych technologii – zgoda użytkownika.

7. Bezpieczeństwo, dochodzenie i obrona przed roszczeniami
Dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemów, zapobiegania nadużyciom, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz zabezpieczenia dowodowego informacji.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

8. Wypełnianie obowiązków prawnych
Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

V. Marketing bezpośredni i zgody marketingowe
1. Zgoda na otrzymywanie komunikacji marketingowej jest dobrowolna i nie jest warunkiem rejestracji na webinar, otrzymania materiału edukacyjnego ani skorzystania z innych usług, jeżeli jest to możliwe bez tej zgody.
2. Zgoda marketingowa jest odrębna od akceptacji Regulaminu oraz od informacji o przetwarzaniu danych osobowych.
3. W przypadku wyrażenia zgody marketingowej możemy wykorzystywać dane do przesyłania informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną w zakresie objętym udzieloną zgodą.
4. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, w szczególności poprzez skorzystanie z linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości lub kontakt z Administratorem.
5. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
6. Niezależnie od wycofania zgody na przetwarzanie danych osoba ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania związanego z takim marketingiem.

Zasady te stosuje się z uwzględnieniem obowiązujących przepisów RODO oraz Prawa komunikacji elektronicznej. Art. 398 PKE przewiduje wymóg wcześniejszej zgody na określone formy przesyłania informacji handlowej i marketingu bezpośredniego drogą elektroniczną.

VI. Automatyzacja marketingowa i profilowanie
1. W ramach prowadzenia działań marketingowych możemy korzystać z narzędzi automatyzacji marketingowej, w szczególności GetResponse.
2. W zależności od przyjętego modelu komunikacji możemy wykorzystywać informacje o zainteresowaniach, aktywności i reakcji na komunikację do segmentowania odbiorców i dopasowania dalszej komunikacji.
3. Jeżeli w ramach danego procesu stosowane jest profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO, informacje dotyczące zasad takiego przetwarzania, jego zakresu oraz możliwych konsekwencji są przekazywane zgodnie z art. 13 RODO.
4. Nie stosujemy wyłącznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływające, chyba że poinformujemy o takim procesie i spełnione zostaną wszystkie wymagania wynikające z RODO.

VII. Odbiorcy danych
1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Asiston w prowadzeniu działalności i realizacji wskazanych celów, w szczególności:
a) dostawcom usług hostingowych i infrastruktury IT;
b) dostawcom systemów do obsługi formularzy i komunikacji;
c) dostawcom systemów do organizacji i obsługi webinarów;
d) dostawcom usług e-mail marketingu i automatyzacji marketingowej;
e) dostawcom usług analitycznych;
f) podmiotom świadczącym usługi IT, marketingowe, prawne, księgowe lub administracyjne – w zakresie niezbędnym do wykonania tych usług;
g) podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
2. W przypadku korzystania z usług podmiotów przetwarzających dane w imieniu Asiston, podmioty te przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z naszymi udokumentowanymi instrukcjami, z uwzględnieniem wymogów wynikających z RODO.
3. W ramach obsługi formularzy, webinarów, komunikacji i automatyzacji marketingowej korzystamy z usług GetResponse.
4. W ramach analityki internetowej i zarządzania tagami korzystamy z usług Google Analytics (GA4) oraz Google Tag Manager (GTM).
5. Jeżeli konkretna usługa lub funkcjonalność wymaga wykorzystania innych dostawców, informacje o nich mogą być przedstawione w odpowiednim komunikacie dotyczącym danej usługi lub w ramach ustawień cookies.

VIII. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1. W związku z korzystaniem z usług zewnętrznych dostawców dane osobowe mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. W przypadku takiego przekazania stosujemy mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności:
a) decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, jeżeli ma zastosowanie;
b) standardowe klauzule umowne lub inne odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO, jeżeli są wymagane.
3. GetResponse wskazuje w swojej dokumentacji możliwość transferu danych poza EOG oraz stosowanie odpowiednich mechanizmów transferowych, w tym decyzji adekwatności lub standardowych klauzul umownych, zależnie od konkretnego przypadku.
4. Informacje dotyczące konkretnego transferu, zastosowanego mechanizmu i możliwości uzyskania dalszych informacji można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem odo@asiston.pl.

IX. Okres przechowywania danych
1. Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
2. Dane związane z rejestracją na webinar lub inne wydarzenie przechowujemy przez okres niezbędny do jego organizacji i obsługi, a następnie przez okres potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
3. Dane związane z obsługą materiałów edukacyjnych i lead magnetów przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, a następnie przez okres wymagany dla celów dowodowych lub obrony przed roszczeniami.
4. Dane przetwarzane na potrzeby marketingu na podstawie zgody przechowujemy do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy istnieje inna podstawa prawna dalszego przechowywania danych.
5. Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

X. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne.
2. W przypadku formularzy określone dane mogą być niezbędne do realizacji konkretnej usługi, rejestracji na webinar, przesłania materiału lub odpowiedzi na zapytanie.
3. Jeżeli podanie określonych danych jest wymagane, formularz wskazuje je jako obowiązkowe. Brak ich podania może uniemożliwić realizację danej usługi lub obsługę zgłoszenia.
4. Wyrażenie zgody marketingowej jest dobrowolne i nie jest warunkiem rejestracji na webinar ani otrzymania materiału edukacyjnego, jeżeli usługa może zostać zrealizowana bez tej zgody.

XI. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci, na zasadach określonych w RODO:
1. prawo dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania danych;
3. prawo do usunięcia danych, w przypadkach przewidzianych prawem;
4. prawo do ograniczenia przetwarzania;
5. prawo do przenoszenia danych, w przypadkach przewidzianych RODO;
6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w przypadkach przewidzianych RODO, w szczególności wobec marketingu bezpośredniego;
7. prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego obejmuje również profilowanie związane z takim marketingiem.
W celu wykonania swoich praw skontaktuj się z Administratorem pod adresem odo@asiston.pl.

XII. Nagrywanie webinarów i wydarzeń
1. Niektóre webinary lub wydarzenia mogą być nagrywane.
2. Informacja o nagrywaniu danego webinaru lub wydarzenia jest przekazywana Uczestnikom przed rozpoczęciem nagrania lub zamieszczana w informacji dotyczącej danego wydarzenia.
3. W zależności od sposobu prowadzenia wydarzenia nagranie może obejmować w szczególności prowadzącego, prelegentów, prezentowane materiały oraz – jeżeli Uczestnicy korzystają z mikrofonu, kamery, czatu lub innych funkcji aktywnego udziału – ich wypowiedzi lub inne treści przez nich udostępnione.
4. Szczegółowe zasady wykorzystania nagrania oraz podstawy prawne przetwarzania danych związanych z nagraniem są określane dla danego wydarzenia zgodnie z jego formą i sposobem wykorzystania nagrania.

POLITYKA COOKIES

XIII. Czym są pliki cookies?
1. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe lub inne informacje przechowywane na urządzeniu końcowym Użytkownika albo odczytywane z tego urządzenia podczas korzystania z serwisu.
2. Cookies mogą być wykorzystywane m.in. do zapewnienia prawidłowego działania serwisu, zapamiętywania ustawień, prowadzenia statystyk oraz – po uzyskaniu odpowiedniej zgody – prowadzenia działań analitycznych i marketingowych.
3. Zasady wykorzystywania cookies stosujemy z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w szczególności art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Przepis ten co do zasady wymaga wcześniejszego poinformowania użytkownika oraz uzyskania jego zgody na przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji zapisanych w urządzeniu końcowym, z wyjątkami przewidzianymi ustawą.

XIV. Rodzaje wykorzystywanych technologii
W zależności od strony i jej funkcjonalności możemy stosować:

1. Cookies niezbędne
Służą do prawidłowego funkcjonowania serwisu, obsługi podstawowych funkcji, bezpieczeństwa, utrzymywania sesji oraz zapamiętywania ustawień związanych z korzystaniem z serwisu.
Ich stosowanie może być niezbędne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.

2. Cookies analityczne
Mogą być wykorzystywane do analizy ruchu i sposobu korzystania z serwisu, mierzenia zdarzeń i konwersji oraz poprawy działania strony.
W tym celu możemy wykorzystywać m.in. Google Analytics 4.

3. Cookies marketingowe
Mogą służyć do pomiaru skuteczności działań marketingowych, tworzenia grup odbiorców, prowadzenia remarketingu lub personalizacji komunikacji i reklam – wyłącznie w zakresie, w którym jest to dozwolone i po uzyskaniu wymaganej zgody.

XV. Google Analytics 4

1. Korzystamy z Google Analytics 4 w celu analizy sposobu korzystania z naszych serwisów, tworzenia statystyk, pomiaru skuteczności działań oraz analizy zdarzeń i konwersji.
2.Zakres danych przekazywanych do Google zależy od konfiguracji usługi, tagów oraz udzielonych przez użytkownika zgód.
3. Dane wpisywane bezpośrednio do formularzy, w szczególności imię, nazwisko i adres e-mail, nie powinny być przekazywane do Google Analytics jako bezpośrednio identyfikujące dane użytkownika.
4. Dla użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego stosujemy odpowiedni mechanizm zarządzania zgodami i – w zakresie wymaganym dla danego zastosowania – przekazujemy Google odpowiednie sygnały dotyczące zgody. Google wskazuje obecnie m.in. parametry analytics_storage, ad_storage, ad_user_data i ad_personalization dla odpowiednich zastosowań.

XVI. Google Tag Manager
1. Korzystamy z Google Tag Manager do zarządzania tagami i skryptami wykorzystywanymi w naszych serwisach.
2. Google Tag Manager może uruchamiać m.in. tagi analityczne i marketingowe, których działanie jest uzależnione od konfiguracji serwisu i mechanizmu zarządzania zgodami.
3. Sam Google Tag Manager jest narzędziem do zarządzania tagami. Zakres danych przekazywanych podmiotom trzecim zależy od tagów uruchamianych za jego pośrednictwem.
4. W przypadku wykorzystywania tagów Google stosujemy mechanizm zgody odpowiedni dla użytkowników z EOG. Google wskazuje, że Consent Mode pozwala przekazywać do narzędzi Google informacje o wyborach użytkownika i odpowiednio zmieniać zachowanie tagów.

XVII. Zarządzanie zgodami na cookies
1. Przy pierwszej wizycie w serwisie Użytkownik może zostać poproszony o wybór ustawień dotyczących określonych kategorii cookies.
2. Użytkownik może wyrazić zgodę, odmówić zgody lub zmienić swoje preferencje w zakresie technologii niewymaganych do działania serwisu – w zakresie udostępnionym przez stosowany mechanizm zarządzania zgodami.
3. Wycofanie zgody na określone kategorie cookies nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
4. Ograniczenie stosowania niektórych cookies może wpłynąć na wybrane funkcjonalności serwisu.

XVIII. Okres przechowywania cookies
1. Cookies mogą być:
a) sesyjne – usuwane po zakończeniu sesji lub zamknięciu przeglądarki;
b) stałe – przechowywane przez określony czas lub do momentu ich usunięcia przez Użytkownika.
2. Okres przechowywania poszczególnych cookies zależy od ich funkcji i konfiguracji konkretnej usługi.
3. Aktualna lista stosowanych cookies, ich dostawców, kategorii i okresów przechowywania powinna być dostępna w ustawieniach mechanizmu zarządzania zgodami cookies.

XIX. Zarządzanie cookies w przeglądarce
1. Użytkownik może również zmieniać ustawienia cookies za pomocą ustawień używanej przeglądarki.
2. Informacje o sposobie zarządzania cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania używanej przeglądarki.
3. Wyłączenie niektórych cookies może ograniczyć funkcjonalność Serwisu.

XX. Bezpieczeństwo danych
1. Asiston stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
2. Dobór środków ochrony uwzględnia charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
3. Pomimo stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa nie można zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa transmisji danych przez Internet.

XXI. Zmiany Polityki prywatności i cookies
1. Polityka może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:
a) zmian przepisów prawa;
b) zmian stosowanych technologii;
c) zmian w zakresie usług świadczonych przez Asiston;
d) zmian wykorzystywanych dostawców lub narzędzi;
e) zmian sposobu przetwarzania danych.
2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie.
3. W przypadku istotnych zmian mogących wpływać na prawa lub obowiązki osób, których dane dotyczą, podejmiemy działania wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.

XXII. Kontakt
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz wykonywaniem praw możesz skontaktować się z Asiston Sp. z o.o. pod adresem:
odo@asiston.pl

Asiston Sp. z o.o.
ul. Ciasna 9
35-232 Rzeszów

Data wejścia w życie: 08.09.2026