System OMS. Dlaczego jest ważny dla e-commerce?

System OMS jest platformą pozwalającą na śledzenie zamówień, sprzedaży, stanów magazynowych oraz realizacji z wielu różnych kanałów. Zamówienie przechodzi przez właściwy przepływ, zmieniając po drodze swój status, aż pojawi się w swoim docelowym miejscu.

System jest także miejscem, w którym zbierane są wszystkie informacje związane z zamówieniami m.in.:

• informacje o produkcie,
• kanały sprzedaży,
• klienci,
• poziomy zapasów i lokalizacja,
• dostawcy do zakupu i odbioru,
• drukowanie zamówień, kompletacja, pakowanie, przetwarzanie oraz wysyłka.

Standardowe wykorzystanie systemu do zarządzania zamówieniami zazwyczaj polega na użyciu dostępnych informacji o stanie magazynowym sprzedawcy – możemy sprawdzić dokładnie jakie produkty są dostępne oraz w jakiej ilości, a także w jakim magazynie się znajdują. System OMS przyjmuje każde zamówienie, które zostało złożone dowolnym kanałem sprzedaży (multi i omnichannel). 

W momencie zarejestrowania zamówienia, dociera do magazynu razem ze wszystkimi potrzebnymi danymi. Platforma zarządzania zamówieniami wystawia prośbę o pobranie i zapakowanie zamówienia. Następnie rozpoczyna proces uzupełnienia wszystkich formalności związanych z dokumentami zakupu. Faktury i inne konieczne dokumenty są drukowane i wysyłane. Przygotowywane są również odpowiednie etykiety, aby zamówienie można było wysłać za pośrednictwem firmy kurierskiej.

W momencie, gdy zamówienie wychodzi z magazynu, system aktualizuje takie dane jak stany magazynowe i stan wysyłki. Proces nie kończy się jednak w momencie, gdy przesyłka znajduje się w rękach odbiorcy, a status zmienia się na „dostarczona”. System OMS proponuje także monitoring posprzedażowy, rejestrację i aktualizację innych systemów w przypadku zwrotu lub reklamacji.

Zobacz nasz system do zarządzania magazynem Asiston WMS.

Zależnie od wielkości, rodzaju i planów rozwojowych, przedsiębiorstwo może kierować swoimi zleceniami w różny sposób.

Przetwarzanie zamówień w sposób ręczny

Wiele firm nadal przetwarza swoje zamówienia przy pomocy ręcznych procesów. Przedsiębiorcy prowadzą listy za pomocą Excela, a informacje wysyłają e-mailem, ręcznie pakując przedmioty do wysyłki. W momencie, w którym działalność zaczyna się rozrastać, nieuniknionym jest wdrożenie zaawansowanego systemu do zarządzania zamówieniami. Istnieje wiele platform, które są odpowiednie dla małych i średnich firm.

Platforma e-commerce

W sytuacji dużej liczby zamówień oraz obsługi sklepu przez pojedynczą platformę e-commerce, istnieje możliwość zautomatyzowania (po części) procesów przy pomocy dostępnych narzędzi. Takie rozwiązanie ma jednak sporo wad dlatego, że pozwala na obsługę tylko konkretnego kanału sprzedaży. Nie zapewnia to pełnej obsługi i funkcjonalności.

Systemy ERP

Systemy ERP zapewniają całościowe usługi biznesowe, w tym także zarządzanie zamówieniami. Oprogramowanie ERP daje ogromne i zaawansowane możliwości jednak ma pewne wady tj. duże koszty oraz brak indywidualnego dostosowania systemu do użytkownika.

Rozwinięte platformy cyfrowe, rozwiązania chmurowe

Szczególnie zaawansowane technologicznie oprogramowanie do zarządzania zamówieniami, które w najlepszy możliwy sposób pozwala zintegrować wszystkie systemy zaangażowane w przetwarzanie zamówień, zapewnia pełną przejrzystość w czasie rzeczywistym.

Rozwiązania do realizacji, gdzie oprócz zaawansowanego oprogramowania mamy dostęp do fizycznej sieci podmiotów logistycznych sprawiają, że zarządzanie zleceniami w skali globalnej jest w pełni zautomatyzowane i zoptymalizowane.

Cena. Na co zwrócić uwagę?

System do zarządzania zamówieniami OMS jest dużą inwestycją więc jego wdrożenie na pewno nie będzie łatwe bez wyznaczenia budżetu. Warto zwrócić uwagę na potencjalne oszczędności i możliwości rozwoju. Wysoce prawdopodobnym jest, że większa inwestycja szybko pozwoli nam znacznie zwiększyć sprzedaż.

Dostępne funkcjonalności. Dlaczego należy się im przyjrzeć?

Zacznijmy od stworzenia listy najpotrzebniejszych dla nas funkcji, w perspektywie co najmniej najbliższego roku. Kanały sprzedaży pozwolą określić Twoje główne wybory (w przypadku, gdy oferujesz dropshipping czy opcję kup online – odbierz w sklepie, będziesz miał dodatkowe wyzwanie). Kolejną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę jest funkcja, dzięki której można zapewnić przetwarzanie logistyki zwrotnej.

Dostępne integracje. Dlaczego są ważne?

Integracje z innymi systemami są o tyle ważne, że pozwalają pobierać dane z wielu różnych źródeł, co pozwala w pełni zautomatyzować procesy.

Skalowalność i rozwój systemu. Czy jest to możliwe?

Istotnym jest, aby system OMS w był w pełni skalowalny i rozwijał się wraz z naszym przedsiębiorstwem.

Wsparcie wdrożeniowe i wykwalifikowany zespół. Dlaczego jest to ważne?

W razie awarii może okazać się to szczególne istotne. Gdy taka sytuacja się wydarzy, nie będziemy w stanie przetwarzać zamówień, co może wiązać się ze stratą pieniędzy oraz zaufaniem klientów.

Automatyzacja i zminimalizowanie błędów. Przeniesienie wielu operacji i procesów do jednego systemu OMS pozwoli uniknąć ręczne przetwarzanie zadań i błędów. Systemy zostały także zaopatrzone we właściwe funkcje ostrzegania, które pomogą w zarządzaniu krytycznymi momentami.

Redukcja kosztów. System OMS pozwala dużo lepiej wykorzystywać wszelkie zasoby, co jest ważne w przypadku, gdy chcemy zminimalizować wszelkie koszty.

Wzrost sprzedaży. W pełni rozwinięty i zoptymalizowany system jest przystosowany do przyjmowania i realizacji dużej ilości zamówień i większego ruchu. Jest to równoznaczne z wyższą sprzedażą oraz wzrostem przychodów.