Logistyka magazynowa to procesy, zasoby i decyzje dotyczące łańcucha dostaw, które umożliwiają przyjmowanie, składowanie, kompletację i wydawanie towarów w sposób kontrolowany, powtarzalny i zgodny z wymaganiami odbiorcy. Główne procesy logistyki magazynowej to przyjęcie towaru, składowanie i zarządzanie lokalizacjami, kompletacja zamówień, pakowanie, wysyłka towaru oraz logistyka zwrotów i reklamacji. Każdy z nich może być wykonywany ręcznie, wspierany systemowo lub zautomatyzowany, w zależności od skali i etapu dojrzałości organizacji.

Gospodarka magazynowa to pojęcie, które obejmuje zarządzanie zapasami, planowanie przestrzeni, politykę uzupełnień, kontrolę stanów, inwentaryzację oraz zasady rotacji zapasów.

Logistyka magazynowa koncentruje się na przepływie towaru przez magazyn, gospodarka magazynowa dotyczy całego cyklu życia zapasu w organizacji.

Program WMS to system zarządzający operacjami wewnątrz magazynu w czasie rzeczywistym, a doskonałym przykładem takiego rozwiązania jest Asiston WMS. Obejmuje zarządzanie lokalizacjami, kompletację zamówień, etykietowanie, inwentaryzację ciągłą oraz obsługę przyjęcia i wydania towaru. WMS komunikuje się z systemem ERP i z urządzeniami mobilnymi operatorów, obsługując skanowanie kodu kreskowego lub odczyt RFID.

Zarządzanie magazynem bez programu WMS opiera się tylko na wiedzy pracowników i dokumentach papierowych. Efektem tego jest brak kontroli lokalizacji w czasie rzeczywistym i trudność w przeprowadzaniu inwentaryzacji bez zatrzymywania pracy magazynu. Wdrożenie WMS nie zastępuje decyzji o reorganizacji procesów, zatem jeśli procesy są źle zaprojektowane to program WMS je utrwali, a nie naprawi.

Wybór modelu logistyki magazynowej powinien wynikać z charakterystyki przepływów towarowych i wymagań odbiorców.

• Model tradycyjny – lokalizacje stałe

Każdy asortyment ma przypisane stałe miejsce składowania. Niestety takie rozwiązanie prowadzi do nieefektywnego wykorzystania przestrzeni magazynowej, ponieważ zarezerwowane lokalizacje nie zawsze są w pełni wykorzystywane. Dodatkowo wraz ze wzrostem liczby produktów wydłuża się czas kompletacji zamówień. W tym modelu możliwości optymalizacji przestrzeni magazynowej są ograniczone ze względu na jego sztywną strukturę.

• Model dynamiczny – lokalizacje zmienne

Towar trafia na wolną lokalizację, a system WMS zapamiętuje, gdzie się znajduje. Ten model organizacji logistyki magazynowej daje lepsze wykorzystanie przestrzeni i możliwość optymalizacji ścieżek kompletacji, ale nie działa bez programu WMS.

• Model strefowy – strefowanie magazynu

Strefowanie magazynu polega na podziale obiektu na strefy według logiki operacyjnej, strefy wysokiej rotacji zapasów magazynowych, strefy temperaturowe, strefy kontroli jakości, strefy cross-docking. W magazynach wysokiego składowania strefowanie uwzględnia dodatkowo dostępność regałów magazynowych i sprzętu transportu wewnętrznego.

• Cross-docking

Cross-docking to model, w którym towar przyjęty nie trafia na składowanie, lecz bezpośrednio do strefy konsolidacji i wydania. Ten model eliminuje koszty składowania i skraca czas realizacji zamówienia, ale wymaga precyzyjnej synchronizacji dostaw z wysyłkami. Sprawdza się w centrum dystrybucyjnym i sieciach handlowych z krótkimi cyklami rotacji zapasów.

• Model hybrydowy

Większość magazynów powyżej pewnej skali stosuje hybrydę modeli organizacji logistyki magazynowej, np. część asortymentu jest w stałych lokalizacjach, a część w dynamicznych z wyodrębnioną strefą cross-dockingu. Warto jednak podkreślić, że zarządzanie hybrydowe bez programu WMS jest bardzo ryzykowne.

Gospodarka magazynowa wymaga określenia cech zapasów dla każdego produktu.

Minimalny stan magazynowy to poziom, poniżej którego stan zapasu sygnalizuje konieczność zamówienia uzupełnienia, a maksymalny stan magazynowy to górna granica zapasu, powyżej której dalsze uzupełnianie jest nieuzasadnione. Zapas bezpieczeństwa to bufor chroniący przed nieprzewidywalnymi odchyleniami popytu lub opóźnieniami dostaw.

Planowanie zapasów w gospodarce magazynowej oparte wyłącznie na intuicji prowadzi do jednoczesnego nadmiaru jednych indeksów i braków innych. Prognozowanie popytu pozwala ustalić cechy zapasów magazynowych w sposób systematyczny.

Magazyn wysokiego składowania pozwala maksymalizować wykorzystanie kubatury przy ograniczonej powierzchni, ale wymaga programu WMS zarządzającego zawartością każdej lokalizacji na każdym poziomie regałowym.

Paletyzacja, czyli organizacja towaru w jednostki ładunkowe, upraszcza transport wewnętrzny, kompletację i załadunek. Jednostka ładunkowa zdefiniowana jednolicie redukuje nieefektywności na każdym etapie procesu. Rodzaj regałów w magazynie dobiera się do typu towaru i sposobu jego pakowania. Od tego zależy, ile towaru się zmieści i jak łatwo będzie go wyjąć.

Kod kreskowy to najpowszechniejsza metoda identyfikacji w logistyce magazynowej. Wymaga bezpośredniej widoczności, ale koszt wdrożenia jest niski, natomiast etykietowanie przy przyjęciu towaru to warunek działania programu WMS w modelu dynamicznym. Technologia RFID pozwala zaś na odczyt bez bezpośredniej widoczności i umożliwia jednoczesny odczyt wielu tagów. Jest stosowana tam, gdzie prędkość przepływu towaru lub warunki fizyczne uniemożliwiają skanowanie kodu kreskowego.

Transport wewnętrzny to obszar, gdzie lean management w magazynie przynosi efekty bez inwestycji w automatyzację magazynu. Eliminacja zbędnych przemieszczeń i standaryzacja przepływu materiału skracają czas operacji i redukują koszty.

Większość problemów w logistyce magazynie ma źródło nie w braku zasobów, lecz w decyzjach podjętych wcześniej, często pod presją czasu lub rosnącego wolumenu. Poniższe błędy przez długi czas pozostają niewidoczne w wynikach finansowych, ujawniając się dopiero gdy koszt ich konsekwencji staje się trudny do zignorowania.

• Rozbudowa fizyczna zamiast reorganizacji procesowej. Większość problemów z przepustowością wynika z nieefektywnego strefowania magazynu lub złej alokacji lokalizacji. Dodanie powierzchni bez reorganizacji procesów powiększa obszar problemu, a nie eliminuje jego przyczyny.
• Zarządzanie magazynem z poziomu ERP. System ERP zapisuje operacje po ich wykonaniu i pokazuje ogólny stan zapasów. Nie zarządza lokalizacjami wewnątrz magazynu i nie optymalizuje kompletacji zamówień. ERP i WMS realizują różne warstwy zarządzania i nie są alternatywnymi programami.
• Kompletacja zamówień bez optymalizacji ścieżki. Bez programu WMS operator przemierza magazyn wielokrotnie, wracając do tych samych stref. Czas realizacji zamówienia rośnie nierówno wraz z liczbą SKU. Program WMS optymalizuje ścieżkę kompletacji bez zmiany układu fizycznego magazynu.
• Traceability traktowana jako wymóg zewnętrzny. Brak możliwości śledzenia produktów stwarza głównie ryzyko wewnętrzne, trudno wtedy znaleźć konkretną partię przy reklamacji i brak dowodów w sporze z klientem.

Czas realizacji zamówienia mierzy czas od przyjęcia zlecenia do wydania towaru. Dokładność kompletacji zamówień mierzy odsetek zamówień skompletowanych bez błędów. Rotacja zapasów pokazuje, ile razy zapas w magazynie zostaje odnowiony w danym okresie. Wskaźnik wypełnienia zamówień mierzy dostępność towaru przy realizacji. Koszt operacji na jednostkę pozwala ocenić, czy wzrost wolumenu przekłada się na efekt skali. Dobór KPI w logistyce magazynowej powinien wynikać z celów operacyjnych, nie z dostępności danych w systemie.

Integracja nie oznacza posiadania jednego systemu robiącego wszystko, ale architekturę, w której każdy system realizuje swoją warstwę zarządzania, a dane przepływają między nimi automatycznie:

• System ERP zarządza transakcjami finansowymi, zamówieniami oraz podsumowanymi stanami magazynowymi.
• Program WMS zarządza fizycznym ruchem towaru, lokalizacjami i kompletacją zamówień.
• MES zarządza procesem produkcyjnym, czyli zleceniami, operacjami i zużyciem materiałów.

Brak integracji wymienionych systemów tworzy dla logistyki magazynowej lukę informacyjną obsługiwaną ręcznie, z opóźnieniem i ryzykiem błędu.

Istnieją pewne sygnały, że obecny model logistyki magazynowej przestał wystarczać. Nie zawsze są oczywiste, bo pojawiają się stopniowo i bywają traktowane jako norma. Warto zrewidować podejście, gdy:

• Błędy w kompletacji zamówień są stałym elementem,
• rotacja zapasów jest niska, a jednocześnie pojawiają się braki wybranych indeksów,
• brak traceability powoduje problemy przy reklamacjach lub audytach,
• czas realizacji zamówienia nie jest mierzony lub nie wiadomo, które etapy go wydłużają,
• dane z magazynu trafiają do systemu ERP z opóźnieniem lub wymagają ręcznego uzgadniania,
• firma planuje rozbudowę sieci oddziałów lub integrację z centrum dystrybucyjnym partnera logistycznego.

Firmy porządkujące logistykę magazynową coraz częściej szukają rozwiązań, które nie wymagają wyboru między kontrolą operacyjną a integracją z systemem ERP czy produkcją. Nasze podejście zakłada etapowość, tzn. uruchomienie programu Asiston WMS w zakresie dopasowanym do aktualnych potrzeb, z integracją z ERP, obsługą produkcji, traceability i automatyzacją magazynu. Program WMS obsługuje rotację zapasów, inwentaryzację ciągłą, etykietowanie, kompletację zamówień oraz optymalizuje trasę magazyniera. Asiston WMS działa na licencji przypisanej na NIP firmy, co oznacza, że liczba użytkowników czy magazynów nie wpływa na koszty.

Logistyka magazynowa i gospodarka magazynowa to obszary, które określają na ile firma jest w stanie kontrolować swój łańcuch dostaw. Firmy traktujące magazyn jako centrum kosztów tracą kontrolę operacyjną w momencie, gdy wolumen lub złożoność przekraczają możliwości ręcznego zarządzania. Firmy inwestujące w dojrzałość zarządzania magazynem uzyskują przewidywalność operacyjną, która staje się realną przewagą tam, gdzie czas realizacji zamówienia i bezbłędność dostawy decydują o relacji z klientem.