Oprogramowanie dla firm typu ERP, MES czy WMS jest istotną częścią infrastruktury informatycznej przedsiębiorstwa. Żeby usprawnić kierowanie wieloma różnymi strefami firmy, powinno obsłużyć charakterystyczne dla niej czynności i procesy. Nowi konkurenci zmieniają branże, stosując zarówno najnowsze procesy cyfrowe jak i praktyki. Potrzeby klientów ciągle się zmieniają, przybierając nowy kształt w coraz to szybszym maratonie o hiperpołączone, zrozumiałe i jak najbardziej zaawansowane doświadczenia.

Działy IT znajdują się pod nieustanną presją.

Dzieje się tak, ponieważ powinny wspierać najnowocześniejsze funkcje, takie jak:

• analiza danych,
• cyberbezpieczeństwo,
• automatyczne przetwarzanie,
• integracja z systemami innych firm.

Przestarzały system informatyczny firmy, który kilka lat temu wydawał się tak wydajny, szybko staje się nienowoczesny. Usprawnienia systemów, które są dzisiaj potrzebne, to coś więcej niż modernizacja; gra w nową grę z nowymi zasadami, w której unowocześnia się nie tylko narzędzia i funkcje, ale także sposób, w jaki działa IT. Sprzedawcy są w dużej mierze tacy sami, ale opcje i zasady z przeszłości nie mają już zastosowania. Sprzęt nie jest już sam, a czujniki i łącza internetowe są umieszczone praktycznie w każdym narzędziu, także w tych, które kiedyś były tylko czysto mechaniczne.

Koszty źle zaprojektowanego oprogramowania lub innego nietrafionego projektu mogą być niebezpieczne – finansowo i strategicznie. Punktem wyjścia, który należy przyjąć są potrzeby biznesowe i cele strategiczne organizacji, a także jasne wyobrażenie o tym, jak będą one wspierane przez produkt cyfrowy. Mając to na uwadze, wraz z szeroką koncepcją tego, czym powinien być właściwie produkt cyfrowy, można rozpocząć szukanie odpowiedniego przedsiębiorstwa. Kluczem do tego powinno być posiadanie jasnych kryteriów do porównywania różnych kandydatów.

Prowadzenie firmy wiąże się z zarządzaniem dziesiątkami procesów jednocześnie – zamówieniami, magazynem, produkcją, finansami, ludźmi. Na początku można używać do tego Excela czy kilka programów, ale w pewnym momencie to przestaje działać. Dane nie są spójne, a pracownicy tracą czas na przeklejanie informacji między systemami, przez co zarząd nie ma pełnego obrazu tego, co dzieje się w firmie. Oprogramowanie dla firm klasy ERP, MES i WMS są odpowiedzią na powyższe problemy. Każdy z nich rozwiązuje inny problem i działa na innym poziomie organizacji, dlatego zanim zdecydujesz się na wdrożenie, warto zrozumieć czym się różnią i który z nich ma sens w Twoim przypadku.

System ERP, czyli Enterprise Resource Planning to program, który zbiera w jednym miejscu najważniejsze procesy, takie jak finanse, księgowość, sprzedaż, zakupy i kadry. Zamiast trzymać dane w osobnych programach i arkuszach, firma używa jednego systemu, a ERP daje wszystkim działom te same, aktualne dane i informacje. System ERP to zarówno oprogramowanie dla małych firm, jak i dla średnich i dużych przedsiębiorstw, ale największą wartość daje wtedy, gdy brak spójnych danych zaczyna spowalniać decyzje i generować błędy. Należy pamiętać, aby system ERP dawał możliwość integracji z innymi systemami zewnętrznymi typu MES czy WMS.

MES, czyli Manufacturing Execution System to nowoczesne oprogramowanie do zarządzania produkcją, który monitoruje w czasie rzeczywistym to, co dzieje się bezpośrednio przy maszynach jak np. rejestruje przestoje, kontroluje jakość i mierzy wydajność. System MES uzupełnia ERP, więc jeżeli w ERP zlecenie produkcyjne możemy obsłużyć od strony biznesowej, to w MES zadbamy o jego wykonanie na hali produkcyjnej. Doskonałym przykładem nowoczesnego systemu MES jest Asiston Produkcja.

WMS, czyli Warehouse Management System to zaawansowany system zarządzania magazynem, odpowiedzialny za cały przepływ towarów w magazynie. Dzięki temu systemowi pracownicy magazynu mają pełną informację o lokalizacji każdego produktu, przez co redukuje się ilość pomyłek w wysyłkach. WMS to system przydatny w branży e-commerce, hurtowniach oraz u dystrybutorów. Asiston WMS to oprogramowanie magazynowe dla firm, które sprawdza się we wszystkich przedsiębiorstwach i wyróżnia się prostym wdrożeniem, elastycznością i skalowalnością.

Oprogramowanie dla firmy produkcyjnej, typu MES to istotne narzędzie wykorzystywane w produkcji. W czasach rosnącej konkurencji, wymuszających skracanie terminów dostaw oraz podnoszących wymagania jakościowe, zakłady produkcyjne potrzebują pełnej kontroli nad tym, co dzieje się w ich halach produkcyjnych i to na bieżąco. System MES, taki jak Asiston Produkcja wypełnia tę lukę i łączy planowanie z rzeczywistością, dostarczając menedżerom oraz operatorom dokładnych danych potrzebnych do podejmowania trafnych decyzji. Brak takiego oprogramowania dla firmy produkcyjnej, powoduje, że wiele przedsiębiorstw nadal polega na arkuszach kalkulacyjnych i papierowych raportach, co skutkuje opóźnieniami, błędami i utrudnia identyfikację problemów.

WMS to oprogramowanie magazynowe dla firm, które dba o to, żeby w magazynie zawsze wiadomo było, co jest, gdzie jest i ile tego jest. System rejestruje przyjęcia towarów, śledzi ich lokalizację na półkach, zarządza wydaniami i pilnuje stanów magazynowych. WMS jest przeznaczony dla średnich i dużych przedsiębiorstw, ale sprawdza się również jako oprogramowanie magazynowe dla małych firm.

Dobry WMS, taki jak Asiston WMS, który znajduje się w rankingu najlepszych oprogramowań, przede wszystkim działa w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że każde przesunięcie towaru, każde przyjęcie dostawy i każde wydanie na produkcję jest natychmiast odnotowane w systemie, a dzieki temu nie ma mowy o sytuacji, w której pracownik szuka produktu, ponieważ system wie, gdzie on jest. Równie ważna jest intuicyjność obsługi, ponieważ magazyn to środowisko dynamiczne, w którym pracują ludzie o różnym poziomie doświadczenia z technologią. WMS musi być prosty i intuicyjny, żeby nowy pracownik mógł zacząć z niego korzystać po krótkim szkoleniu, najlepiej wspomaganym skanerem kodów kreskowych lub czytnikiem RFID.

Warto też zwrócić uwagę na elastyczność systemu zarządzania magazynem, czy potrafi obsłużyć różne typy magazynów, różne strategie składowania (np. FIFO, FEFO), a także czy łatwo integruje się z innymi narzędziami, takimi jak system ERP czy platforma OMS. Firma rośnie, a jej potrzeby się zmieniają, więc oprogramowanie dla firmy musi być też skalowalne. Oprogramowanie magazynowe dla firm musi również generować czytelne raporty i analizy, aby kierownik magazynu wiedział, ile razy w tym miesiącu brakowało danego produktu czy które miejsce na magazynie jest najbardziej oblegane. Odpowiedzi na takie pytania pomagają podejmować lepsze decyzje dotyczące zarządzania zapasami i organizacji przestrzeni.

• Ramy

Zasadnicza różnica między oprogramowaniem niestandardowym a gotowym polega na tym, że gotowe produkty są kierowane do szerokiego grona konsumentów, a co za tym idzie, mają jeden ustalony wcześniej wygląd i standardową budowę. Główną wadą gotowego oprogramowania jest to, że nie może spełnić wszystkich, unikalnych potrzeb przedsiębiorstwa. Przeciwnie, zrobione na zamówienie dedykowane oprogramowanie, daje możliwość dostosowania go zgodnie z życzeniami. Dzięki temu nie będzie potrzeby zmiany przepływu pracy. Co więcej, z czasem będzie można je modyfikować, aby utrzymać wysoki wskaźnik produktywności.

• Koszt

Ceny gotowego oprogramowania są zwykle znacznie niższe niż za opracowanie oprogramowania na zamówienie. Powodem jest to, że koszt gotowych aplikacji jest dzielony między kilka firm, które chcą kupić takie rozwiązanie , podczas gdy systemy dedykowane robione na zamówienie są budowane wyłącznie dla jednego przedsiębiorstwa.

• Aktualizacje

W przypadku gotowych systemów, trzeba będzie zapłacić za przyszłe aktualizacje. Niestety, takie aktualizacje mogą być ograniczone i z czasem będziesz trzeba ponosić koszty raz za razem, jeśli nie chce dopuścić się do tego, aby produkt był przestarzały. Aktualizacje oprogramowania dedykowanego są wydawane zgodnie z budżetem i potrzebami organizacji.

Najlepszym sposobem na wybór jednej z dwóch opcji jest określenie skali i perspektyw biznesu. Jeśli prowadzi się firmę z ograniczonym budżetem, który prawdopodobnie jest narażony na przyszłe ryzyko, gotowe oprogramowanie sprawdzi się idealnie. Natomiast tworzenie oprogramowania na zamówienie przynosi znaczne korzyści finansowe i handlowe, daje możliwość wyróżnienia się na tle konkurencyjnych firm i ewoluuje wraz z firmą. Przeznaczony budżet na aplikację szytą na miarę niż na gotową, na pewno się zwróci.

Jeśli jesteś zainteresowany tym, jak wyglądają rozwiązania dedykowane w naszej firmie, umów się na prezentację.

Powinniśmy się również zastanowić, czy potrzebujemy rozwiązania gotowego czy zamówić opracowanie dedykowanego systemu IT. Gotowe oprogramowanie dla firm (inaczej oprogramowanie pudełkowe) to coś, co można kupić, zainstalować i od razu zacząć używać. Takie programy są przeznaczone do użytku ogólnego i nie można ich modyfikować zgodnie z własnymi życzeniami. Natomiast dedykowane oprogramowanie dla firm to program stworzony przez zespół programistów specjalnie dla firmy, w oparciu o jej wymagania. Dodatkowe funkcjonalności i modyfikacje można dodać na dowolnym etapie życia produktu, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom biznesowym.

Oprogramowanie dedykowane i model SaaS to dwa różne typy systemów, dlatego nie ma na to pytanie jednej odpowiedzi. Oprogramowanie dedykowane jest tworzone lub dostosowywane dla konkretnej firmy. Tego typu systemy dają dużą elastyczność i pozwalają odwzorować nawet bardzo nietypowe procesy, ale wiążą się z wyższymi kosztami wdrożenia i dłuższym czasem realizacji. Oprogramowanie dedykowane dla firm sprawdza się tam, gdzie standardowy system nie nadąża za specyfiką działalności. Natomiast model SaaS różni się tym, że klient płaci za dostęp do aplikacji uruchomionej w chmurze miesięczny lub roczny abonament. Wdrożenie jest wtedy zazwyczaj szybsze, koszty inwestycji niższe, a aktualizacje automatyczne. Natomiast minusami są ograniczone możliwości dostosowania rozwiązania do indywidualnych potrzeb oraz fakt, że korzystać z niego możemy wówczas tylko kiedy mamy dostęp do internetu, a także uzależnienie od polityki cenowej dostawcy. Dla większości małych firm SaaS to lepszy wybór na początek, a oprogramowanie dedykowane zacznie robić sens, gdy firma będzie miała bardzo specyficzne procesy, których gotowy system nie obsłuży. Ostatecznie jednak to sama firma najlepiej zna swoje potrzeby i to ona powinna podjąć tę decyzję.

Trudno odpowiedzieć na pytanie dotyczące, nie znając konkretnej firmy. Koszty wdrożenia oprogramowania dla firm zależą od wielu czynników i mogą się bardzo różnić.

W modelu SaaS koszt zakupu systemu jest zazwyczaj niski, abonament dla firmy zaczyna się od kilkuset złotych miesięcznie. Gdy firma rośnie, ma więcej użytkowników i potrzebuje więcej funkcji to koszty analogicznie rosną, dlatego model Saas to zazwyczaj oprogramowanie dla małych firm. W modelu Saas trzeba też pamiętać o koszcie konfiguracji i szkoleń.

Oprogramowanie dedykowane dla binesu w średniej firmie to koszt od kilkudziesięciu tysięcy złotych, a w większych firmach to koszt nawet kilkaset tysięcy złotych. Warto też pamiętać, że cena wdrożenia to tylko część wydatków, do tego dochodzi czas poświęcony na szkolenia, dostosowanie procesów i późniejsze utrzymanie systemu. Przed podjęciem decyzji warto przeanalizować całkowity koszt posiadania systemu w perspektywie kilku lat, a nie tylko cenę samego wdrożenia.

Dobre osiągnięcia. Każdy potencjalny partner powinien być w stanie porozmawiać o liczbie
i rodzajach produktów, które opracował. Ponadto, powinien móc opowiedzieć o tym, kim są
i byli jego klienci. Najlepiej byłoby, gdyby producent oprogramowania miał szeroki wybór studium przypadku, pokazujących ich różne doświadczenia; w tym odpowiednie technologie do rozwoju produktu cyfrowego; oraz dla klientów z branży klienta.

Może być to oczywiste, ale i tak należy podkreślić: osiągnięcia i realizacje przypadku powinny być poparte referencjami klientów. Im bardziej złożony produkt, który chcemy zbudować, tym ważniejsze są osiągnięcia.

Właściwe umiejętności i wiedza. W momencie gdy, szukamy firmy zajmującej się tworzeniem oprogramowania to należy zwrócić uwagę na profesjonalne umiejętności i wiedzę, których potrzebuje projekt. I chociaż umiejętności kodowania są niezbędne, opracowanie naprawdę doskonałego oprogramowania to znacznie więcej. W Asiston wiemy, że pełny pakiet rozwojowy wymaga szerokiego zakresu podstawowych ról, w tym: kierownicy projektów, kluczowi użytkownicy systemów, administratorzy techniczni.

Wykorzystywanie właściwych procesów. Najważniejszym procesem jest metodologia tworzenia oprogramowania. Kaskadowe podejście do projektu jest przestarzałe i prawdopodobnie będzie nieskuteczne. Dlaczego?

W metodologii kaskadowej, jako klient, jesteś odpowiedzialny za dostarczenie szczegółowej dokumentacji zaraz na początku projektu. Taka dokumentacja jest pełną specyfikacją produktu i mało prawdopodobnym jest, że będzie możliwość jakichkolwiek dalszych zmian i  zaangażowania, dopóki produkt nie zostanie w pełni dostarczony. Może się to wydawać atrakcyjnie proste, ale ta metodologia jest z natury sztywna. W przypadku zmiany któregokolwiek z czynników wpływających na projekt np. potrzeby użytkowników, celów biznesowych, konkurencyjnych produktów wprowadzanych na rynek, proces nie ułatwia zmiany przebiegu projektu do nowych okoliczności. Takie podejście może działać, ale tylko w przypadku nieskomplikowanych i prostych produktów. W przeciwnym razie, w przypadku jakichkolwiek niezbędnych zmian, można stać się zakładnikiem dostarczonej dokumentacji, bez możliwości zmiany czegokolwiek w procesie.

W takim razie co wybrać?

Frameworki zwinne, takie jak Scrum, lepiej integrują klienta. Tutaj przedstawicielem jest właściciel produktu, integralna część zespołu Scrum, która blisko współpracuje z programistami i innymi ekspertami. Te zespoły produkują iteracje produktu w serii krótkich sprintów. Sprinty są połączone spotkaniami przeglądowymi, które umożliwiają łatwe przestawianie projektu w razie potrzeby.

Otwarta komunikacja. W przypadku korzystania ze zwinnej metody tworzenia oprogramowania, jesteś częścią zespołu, ale to nie znaczy, że jesteś na miejscu przez cały czas. W rzeczywistości, możesz nawet nie przebywać w tym samym kraju lub strefie czasowej. A jednak jakość komunikacji wpływa na wyniki projektu. Pytanie brzmi, czy patrząc na potencjalnego dostawcę, komunikacja w ramach projektu będzie otwarta i przejrzysta? Jak szybko dostanie się odpowiedzi na pytania (jak szybko dostawca oprogramowania zareagował na pierwszy kontakt)? Jakie kanały komunikacyjne preferuje? Jak łatwo można uzyskać dostęp do zespołu?

Podejście, które uważamy, że dobrze sprawdza się w Asiston, daje naszym klientom  bezpośredni dostęp do członków zespołu. Jeśli np. masz pytanie dotyczące projektu, rozmawiasz bezpośrednio z kierownikiem projektu, jeśli chodzi o testowanie jakości, rozmawiasz z ekspertem i tak dalej. To pozwala na komunikację bez opóźnień. Aby utrzymać wysoką jakość komunikacji po stronie biznesowej, staramy się również spotykać z naszymi klientami regularnie, co miesiąc lub kwartał. Pomaga to zachować porządek i zrozumieć, jak zmieniają się priorytety oraz poruszać najważniejsze kwestie.

Przedsiębiorstwo z udokumentowanymi osiągnięciami, oferujące oddany zespół posiadający wszystkie niezbędne umiejętności, stosujące zwinną metodologię projektową i zwracające uwagę na otwartą komunikację, jest przygotowane do dostarczania udanego produktu.

Co jest natomiast ważne przy wyborze samego oprogramowania? Niezależnie od tego czy chcielibyśmy oprogramowanie dedykowane czy rozwiązania gotowego, trzeba wiedzieć jak istotny jest to wybór. Odpowiednio dopasowane do specyfiki przedsiębiorstwa oprogramowanie zdecydowanie usprawni procesy biznesowe. Nieprawidłowy system spowolni je, przesyłając nieprawdziwe informacje.

Właściwy wybór odpowiedniego rozwiązania dedykowanego pozwoli:

• poprawić przepływ informacji,
• przyśpieszyć pozyskiwanie rzetelnych danych,
• udoskonalić efektywność pracy,
• przeprowadzać lepsze analizy.

Klient powinien odpowiedzieć sobie na pytania m.in.: jakie są jego oczekiwania, jakie funkcjonalności powinno mieć oprogramowanie i jakie efekty ma zapewnić.

Przed zakupem oprogramowania powinniśmy zwrócić uwagę na:

• podstawowe wymagania sprzętowe,
• obszar funkcjonalności,
• rozbudowę modułów,
• szybkość wprowadzania zmian,
• możliwość integracji z innymi systemami i urządzeniami,
• łatwość obsługi,
• oprogramowanie dostępne na urządzeniach mobilnych.

Żeby móc ustalić w jaki sposób oprogramowanie ma wspierać organizację, należy przeprowadzić analizę przedwdrożeniową w firmie. Dzięki niej w jasny sposób określimy niezbędne potrzeby procesowe jak i funkcjonalne oraz założymy budżet i czas realizacji. Aby móc kupić najlepsze oprogramowanie firmowe trzeba wiedzieć o tym, że jest to projekt perspektywiczny i długofalowy. Świadomy wybór będzie zawierał listę wymagań przedsiębiorstwa i zawierał porównanie ofert różnych dostawców o czym pisaliśmy wcześniej.

Rozwojowi biznesu powinno towarzyszyć odpowiednie planowanie oraz skalowanie wykorzystywanych technologii. Nawet firmy, które wybierają rozwiązania technologiczne odpowiadające ich aktualnym potrzebom, dość szybko z nich „wyrastają” i stają przed koniecznością nowego rozwoju. Dlatego na początkowych etapach szczegółowo badamy procesy i potrzeby biznesowe, biorąc pod uwagę przyszły wzrost i skalowanie, tworzymy prototypowe rozwiązanie i przeprowadzamy szczegółową analizę przedwdrożeniową i konkurencyjną.

Jedną z wartości, które przekazujemy, jest ciągłe unowocześnianie projektu do współczesnych realiów i technologii. To oznacza, że stale monitorujemy rynek i rozwiązania technologiczne, co pomaga zaproponować naszym klientom nowinki techniczne, które mogą przynieść zysk lub które wkrótce staną się trendami. Dbamy też o to, aby technologie i oprogramowanie wykorzystywane w projekcie były aktualizowane na bieżąco i oferowały terminowe aktualizacje, ulepszenia, modernizacje infrastruktury itp. Wszystko to pozwala nam „rozwijać” nasze autorskie produkty, aby przedsiębiorstwa mogły mieć pewność i niezawodność wdrożonego przez nas rozwiązania.