Jak wybrać program finansowo-księgowy do swojego przedsiębiorstwa?

Wybór programu finansowo-księgowego dla swojego przedsiębiorstwa może okazać się niezwykle trudny. Należy skupić się na kilku kwestiach jednocześnie, tak aby wybrany program był zarazem pomocny, intuicyjny w obsłudze, dostarczał potrzebnych informacji, a przy tym posiadał odpowiednie wsparcie techniczne. Programy te będą różnić się w zależności od specyfiki firmy oraz jej wielkości.

Najłatwiej jest w przypadku dużych firm, które zazwyczaj mają swoje działy księgowe i potrzebne im informacje mogą uzyskać niemalże od ręki. W przypadku mniejszych firm wygląda to nieco inaczej dlatego, że dużo z nich korzysta z usług zewnętrznych biur rachunkowych. Kontakt z księgową nie jest już taki szybki jak w przypadku własnego działu księgowego oraz widoczny jest brak dostępu do danych.

Biura rachunkowe nie chcą udzielać dostępu do danych nawet właścicielom firm ze względu na ryzyko ich zmiany nawet w sposób całkowicie nieświadomy. Co wtedy? Pozyskanie programu księgowego przez podmiot nie będący biurem rachunkowym nie jest najłatwiejsze. Ponadto, aby korzystać z takiego programu trzeba wykazać się specjalistyczną wiedzą z zakresu rachunkowości i księgowości, aby wiedzieć gdzie znaleźć potrzebne dane oraz jak z nich korzystać w najbardziej efektywny sposób.

Podstawowy krok jaki należy podjąć przy wyborze programu finansowo-księgowego to przeprowadzenie dokładnej analizy potrzeb, która zaspokoi jednocześnie potrzeby finansowe jak i zarządcze. Powinna być dogłębna, poruszać jednocześnie kwestie oczywiste oraz te trudniejsze, które wymagają dłuższego przemyślenia. Należy podejść do tego bez pośpiechu po to, aby nie powtarzać tego procesu w ciągu najbliższych kilku lat. Jeśli na tym etapie zaplanujemy prawidłowo cały proces, unikniemy konieczności zbyt szybkiej zmiany oprogramowania.

Bardzo istotna jest również liczba użytkowników, którzy mogliby korzystać z programu równocześnie. Im większe możliwości w tym zakresie, tym większe szanse, że program jest w bardzo dobry sposób wspierany przez producenta. Ponadto, należy pamiętać o tym, że wybierając program finansowo-księgowy od producenta, który już długi czas jest na rynku i ma zbudowaną swoją pozycję to istnieje dużo większa szansa na to, że program będzie działał sprawnie i w pełni spełni nasze oczekiwania.

Wsparcie techniczne jest niezwykle istotne. Jednym z błędów popełnianych przez firmy przy zakupie oprogramowania księgowego jest przekonanie, że nie muszą w ogóle wiedzieć nic o rachunkowości finansowej, ponieważ oprogramowanie po prostu zajmie się tym w całości. Bardzo często, nawet wśród najbardziej doświadczonych pracowników pojawiają się różnorodne pytania. Możliwość skontaktowania się ze specjalistą jest dużym wsparciem.
W przypadku gdy producent rozwija programy, modyfikuje je, wsparcie techniczne gwarantuje stałą pomoc bez niezamierzonych przestojów.

Warto także zweryfikować, czy program jest zgodny z ustawą o rachunkowości oraz pozostałymi przepisami prawa. Należy sprawdzić jak często wprowadzane są aktualizacje, które gwarantują, że program stale będzie spójny z obowiązującymi przepisami oraz to czy są one płatne.

Kolejną ważną kwestią jest rodzaj prowadzonej działalności. Kilka różnych sektorów posiada wyspecjalizowane moduły lub pakiety dodatkowe, ponieważ muszą przechowywać wyspecjalizowane dane. W przypadku producentów może być konieczne zrozumienie zapasów, obsługi części i robocizny. Sprzedawcy być może będą musieli również poznać swoje zasoby za pośrednictwem programu sprzedaży.

Konfigurowalny program finansowo – księgowy to najlepszy wybór. Jest to ważne po to, aby oprogramowanie mogło przewidywać wyzwania związane z finansami i mieć potencjał do rozwoju.

Efektywny program finansowo – księgowy powinien być m.in.:

Przyjazny dla użytkownika
Jeśli pracownicy doświadczają trudności w obsłudze systemu księgowego, firma jest bardziej podatna na błędy. Przyjazne dla użytkownika i łatwe do zrozumienia oprogramowanie pozwoli na efektywne zarządzanie pracownikami i biznesem.

Dokładny
Dokładność jest podstawowym elementem dobrego oprogramowania. System musi utrzymywać dokładne i aktualne salda m.in. na kontach indywidualnych. Rozbieżności mogą wystąpić z powodu awarii bazy danych lub problemów z serwerem, ale solidny program musi identyfikować i korygować błędy, które mogą prowadzić do niedokładności danych.

Ułatwiony dostęp
Przy prowadzeniu finansów firmy oraz podejmowaniu kluczowych decyzji, potrzeba szybkiego i efektywnego dostępu do danych. Funkcjonalny system umożliwia dostęp do ważnych informacji finansowych w dowolnym czasie i z każdego miejsca dlatego, że wszystkie dane i informacje są szyfrowane i bezpiecznie przechowywane na serwerze.