Krajowy system e-faktur, czyli KSeF. Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Z KSeF będzie mógł skorzystać niemalże każdy przedsiębiorca:

• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
• czynni podatnicy podatku VAT,
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.

Aktualnie przedsiębiorcy mogą używać systemu dzięki upublicznionej w kwietniu Aplikacji Podatnika KSeF. Oprócz tego, Ministerstwo Finansów opracowało także API (interfejs programowania aplikacji). Pozwala on na zintegrowanie zewnętrznych programów księgowych z systemem.

Krajowy system e-Faktur został wdrożony przez Ministerstwo Finansów. Jest systemem ogólnokrajowym, dzięki któremu właściciele firm mogą zarówno otrzymać jak i wystawiać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Mają one w pełni zastąpić faktury papierowe. Elektroniczne faktury przyjmują format .xml., który jest zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(1).

Po wprowadzeniu do systemu e-faktur wszystkich potrzebnych danych, przydzieli on dokumentowi unikatowy numer identyfikujący oraz oceni zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ma być uznana za wystawioną i doręczoną w dniu przyznawania przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego.

Autorzy krajowego systemu e-faktur zapewniają, że po całkowitym uruchomieniu będzie można przetworzyć ok. 100 mln faktur dziennie, a więc ok. 2,1 mld miesięcznie. System ma za zadanie przechowywać faktury przez 10 lat co sprawi, że zbierze ok. 30 PB danych.

Ministerstwo zaplanowało serię korzyści związanych z wprowadzeniem w przedsiębiorstwie faktur ustrukturyzowanych m.in.:

Krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT

Krótszy okres zwrotu VAT (do 40 dni) będzie możliwy, gdy zostaną spełnione pewne warunki:

1. Kwota podatku naliczonego lub jego nadwyżka, która została nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych nie przekroczy 3000 zł,
2. Podatnik przez następne 12 miesięcy, poprzedzające okres, którego dotyczy wniosek:

• był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
• składał za każdy okres deklaracje VAT,
• posiadał rachunek bankowy, który został wykazany na Białej Liście.

Brak przymusu wydawania duplikatów faktury ustrukturyzowanej

Nie ma ryzyka, że faktura ustrukturyzowana trafiając do KSeF ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu.

Szansa na pomniejszenie podstaw opodatkowania VAT w rozliczeniowym okresie (w tym, w którym zostanie wystawiona faktura korygująca)

W fakturach korygujących in minus wystawionych w KSeF nie znajdą zastosowania przepisy wprowadzone przez Slim VAT w zakresie dokumentowania korekty (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT). To sprawia, że zarówno sprzedawcy jak i nabywcy będą mogli pomniejszyć podstawę opodatkowania VAT w okresie rozliczeniowym (w którym wystawiona zostanie faktura ustrukturyzowana korygująca) bez przymusu gromadzenia odpowiedniej dokumentacji.

Wygoda

Faktury elektroniczne będą wydawane zgodnie z jednym obowiązującym wzorcem. To sprawi, że będą bardzo łatwe w użyciu.

Standaryzacja

Wspólne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach będą znacznie łatwiejsze.

• Faktura będzie dokumentem wystawianym przez podatnika lub upoważnioną osobę (pracownika czy biuro rachunkowe) przy użyciu KSeF.
• Dokumenty będą wystawiane zgodnie z przyjętym wzorem (struktury logicznej) upowszechnionym przez Ministra Finansów.
• Będzie można je wystawić za pomocą odpowiednich narzędzi.
• W 2022 r. korzystanie z KSeF jest nieobowiązkowe
• Od października do grudnia 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż po to, aby odpowiednio przetestować nowe rozwiązanie.
• Otrzymywanie faktur z użyciem KSeF wymagać będzie akceptacji odbiorcy.