Automatyzacja procesów biznesowych dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów dla firmy Serwis Kop

Firma Serwis Kop jest jednym z czołowych importerów i dystrybutorów odpowiednich części pasujących do maszyn budowlanych i rolniczych marki JCB, CAT, CASE, NEW HOLLAND, VOLVO oraz KOMATSU. Pełna i bogata oferta zawiera produkty zarówno oryginalne, jak i wysokiej jakości części zamienne. Specjalizuje się głównie w dostarczaniu części odpowiednich dla maszyn budowlanych marki JCB i CATERPILLAR.

Rozwój na dużą skalę oraz brak ustrukturyzowania procesowego sprawił, że przedsiębiorstwo potrzebowało automatyzacji na pełną skalę. Klient do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) wybrał Asiston po to, aby m.in. zwiększyć dostępność do ważnych i potrzebnych danych czy zorganizować obieg korespondencji w odpowiedni sposób.

Pracę nad projektem rozpoczęliśmy od wnikliwej analizy sytuacji i specyfiki otoczenia firmy. Wdrożenie systemu EOD dało możliwość pobierania bazy klientów z systemu CRM oraz automatyzacji windykacji, co pozwoliło na automatyczną wysyłkę powiadomień z przypomnieniem o płatnościach czy wystawionych fakturach. Usystematyzowaliśmy również obieg korespondencji po to, aby był on płynny, dynamiczny i dobrze zorganizowany. Asiston EOD pozwolił na swobodne i szybkie przekazywanie korespondencji między odpowiednimi osobami. System pozwolił także na skuteczne uporządkowanie umów oraz sprawił, że zarządzanie nimi stało się szybsze i łatwiejsze. Klient potrzebował dedykowanej wyszukiwarki cen towarów i części. Dzięki importowi danych z Excela do systemu Asiston EOD, pracownicy mogą z łatwością odnaleźć potrzebne im informacje.

• automatyczna wysyłka powiadomień,
• usprawniony obieg korespondencji,
• uporządkowanie umów,
• import danych z Excela.

Prawidłowo wdrożony system EOD przyniósł całej firmie liczne korzyści. Aktualnie każde przedsiębiorstwo powinno prawidłowo funkcjonować w zdigitalizowanym świecie i reagować na wyzwania biznesowe w czasie rzeczywistym. Wydajny system zarządzania dokumentami elektronicznymi wspiera firmę dzięki możliwościom automatycznego raportowania. Intuicyjny pulpit z automatycznymi alertami dla zaplanowanych działań pozwala na efektywną pracę oraz dodaje wartości systemom informacyjnym organizacji. Ponadto zautomatyzowaliśmy przepływ pracy, co sprawia, że dokumenty przychodzące i wychodzące przetwarzane są szybciej i sprawniej, kierowane są we właściwe miejsce i automatycznie aktualizowane. Asiston EOD wspiera skuteczną współpracę, co jest kluczem do efektywnego tworzenia, zarządzania i używania dokumentów biznesowych. Dzięki systemowi Asiston EOD możliwe jest prawidłowe usystematyzowanie procesów zarządzania dokumentami. Umożliwia zespołom ciągłe przestrzeganie standardowych procedur operacyjnych i najlepszych praktyk zarządzania dokumentami.

Korzyści wynikające z wdrożenia:

• intuicyjny pulpit i zautomatyzowane raportowanie,
• automatyzacja przepływu pracy i zarządzanie procesami biznesowymi,
• usprawniona współpraca i komunikacja,
• lepsze przestrzeganie procesów.