Historia firmy sięga 2007 roku, w którym to powstała pierwsza jej siedziba na ulicy Przemysłowej w Rzeszowie. Po roku działalności i dynamicznym rozwoju zakresu swojej działalności magazyn liczył kilkaset metrów kwadratowych, a w dodatku funkcjonował plac oraz powierzchnie biurowe. Nowy budynek przy ulicy Podkarpackiej 57A powstał w 2012 roku i obejmuje pomieszczenia biurowe, powierzchnie magazynowe oraz własny plac o łącznej powierzchni prawie 6 000 m kw.

Wyzwanie

Firma jest jednym z czołowych importerów i dystrybutorów odpowiednich części pasujących do maszyn budowlanych i rolniczych marki JCB, CAT, CASE, NEW HOLLAND, VOLVO oraz KOMATSU. Pełna i bogata oferta zawiera produkty zarówno oryginalne jak i wysokiej jakości części zamienne. Specjalizuje się głównie w dostarczaniu części odpowiednich dla maszyn budowlanych marki JCB i CATERPILLAR.

Rozwój na dużą skalę oraz brak ustrukturyzowania procesowego sprawił, że przedsiębiorstwo potrzebowało automatyzacji na pełną skalę. Klient do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) wybrał Asiston po to, aby m.in. ograniczyć ilość pracy manualnej związanej z procesowaniem faktur i umów, zwiększyć dostępność do ważnych i potrzebnych danych czy zorganizować obieg korespondencji w odpowiedni sposób.

Rozwiązanie

Dla firmy Serwis Kop wdrożyliśmy system Elektronicznego Obiegu Dokumentów Asiston EOD zintegrowany z ERP Navireo. Ponadto:

• Stworzyliśmy możliwość pobierania bazy klientów z systemu CRM oraz wprowadziliśmy automatyzację windykacji co pozwoliło na automatyczną wysyłkę powiadomień z przypomnieniem o płatnościach czy wystawionych fakturach.
• Usystematyzowaliśmy obieg korespondencji po to, aby był on płynny, dynamiczny i dobrze zorganizowany. Każda korespondencja zarówno przychodząca, jak i wychodząca przechodzi przez ręce różnych osób w organizacji. Asiston EOD pozwolił na swobodne i szybkie przekazywanie korespondencji między odpowiednimi osobami.
• System pozwolił także na skuteczne uporządkowanie umów oraz sprawił, że zarządzanie nimi stało się szybsze i łatwiejsze.
• Stworzyliśmy rozbudowany moduł urlopów, a integracja z Navireo sprawiła, że w każdym momencie można podejrzeć pełny zakres urlopu pracowników wraz z legendą statusów oraz systemem automatycznych powiadomień e-mail dla przełożonych oraz pracowników. Pracownik ma natomiast dostęp m.in. do informacji o już wykorzystanym urlopie (pula dostępnych dni urlopowych, wymiar urlopu, zaległy urlop z poprzedniego roku kalendarzowego i wielu innych.
• Dodaliśmy moduł wyjść z pracy, co umożliwia dodanie wniosku w systemie EOD dotyczącego wyjścia z pracy. Oprócz tego, za pomocą modułu Harmonogramy można wygenerować dokładny plan pracy pracowników.
• Dzięki wbudowanemu Kalendarzowi, użytkownicy mogą zarządzać nim całościowo lub pojedynczym wydarzeniem.
• Klient potrzebował dedykowanej wyszukiwarki cen towarów i części. Dzięki importowi danych z Excela do systemu Asiston EOD, pracownicy mogą z łatwością odnaleźć potrzebne im informacje.
• System automatycznie wysyła powiadomienia o dostępnościach towarów.
• Klient potrzebował również automatyzacji procesu związanego z dystrybucją dokumentów przy sprzedaży wewnątrz wspólnotowej. Wdrożony przez nas moduł WDT sprawił, że proces ten został usprawniony. Integracja z Navireo pozwala na pobieranie odpowiednich danych.
• Moduł zapotrzebowanie zamówienia pozwala na cykliczne dodawanie zapotrzebowania na konkretne produkty. W ten sposób dział zakupów może zrobić odpowiednie zamówienie.
• Asiston EOD umożliwia także na rezerwację zasobów w każdym momencie, a moduł raportów pozwala na zaawansowane raportowanie w wielu zakresach.

Rezultat

Intuicyjny pulpit i zautomatyzowane raportowanie

Aktualnie każde przedsiębiorstwo musi dobrze funkcjonować w zdigitalizowanym świecie i reagować na wyzwania biznesowe w czasie rzeczywistym. Wydajny system zarządzania dokumentami elektronicznymi wspiera firmę dzięki możliwościom automatycznego raportowania. Intuicyjny pulpit z automatycznymi alertami dla zaplanowanych działań pozwala na efektywną pracę oraz dodaje wartości systemom informacyjnym organizacji.

Automatyzacja przepływu pracy i zarządzanie procesami biznesowymi

Automatyzacja przepływu pracy sprawia, że dokumenty przychodzące i wychodzące przetwarzane są szybciej i sprawniej, kierowane są we właściwe miejsce i automatycznie aktualizowane.

Usprawniona współpraca i komunikacja

Asiston EOD wspiera skuteczną współpracę co jest kluczem do efektywnego tworzenia, zarządzania i używania dokumentów biznesowych. Aktywnie poprawia komunikację z pracownikami i partnerami biznesowymi m.in. dzięki możliwości dodawania komentarzy i notatek przy pracy nad dokumentami. Użytkownicy jednocześnie pracujący nad dokumentem oszczędzają cenny czas dla zgranych zespołów.

Lepsze przestrzeganie procesów

Dzięki systemowi Asiston EOD możliwe jest prawidłowe usystematyzowanie procesów zarządzania dokumentami. Umożliwia zespołom ciągłe przestrzeganie standardowych procedur operacyjnych i najlepszych praktyk zarządzania dokumentami. System zapewnia użytkownikowi podążanie ścieżką najmniejszego oporu podczas wykonywania określonych zadań.