System zarządzania magazynem (WMS) to oprogramowanie, które skupia się na zarządzaniu procesami magazynowymi od momentu otrzymania towaru aż do jego wysyłki. W kontekście zarządzania przedsiębiorstwem WMS jest jednym z najważniejszych narzędzi, gdyż pomaga w sprawowaniu kontroli nad magazynem w sposób bardziej efektywny i wydajny.

Pierwszym krokiem do skutecznego wdrożenia WMS jest określenie potrzeb przedsiębiorstwa w zakresie zarządzania magazynem. Etap ten jest częścią analizy przedwdrożeniowej, która jest niezwykle ważna podczas implementacji systemu. Analiza przedwdrożeniowa ma na celu zdefiniowanie i zaplanowanie odpowiedniej strategii wdrożenia WMS, która uwzględni potrzeby organizacji oraz cele biznesowe. Aby je ustalić, należy przede wszystkim zbadać i zdefiniować charakterystykę działalności przedsiębiorstwa, m.in.:

• rodzaj i ilość magazynowanych towarów,
• częstotliwość dostaw,
• rotacja zapasów,
• rozmiar magazynu,
• wymagania dotyczące transportu i dystrybucji towarów.

Celem określenia potrzeb firmy jest zebranie informacji na temat: procesów zachodzących w magazynie, zapotrzebowania na WMS oraz funkcjonalności systemu. Ten etap jest kluczowy w procesie wdrożeniowym, gdyż dzięki niemu potrzeby i wymagania w zakresie zarządzania magazynem są precyzyjnie określone.

Kolejnym krokiem do skutecznego wdrożenia systemu WMS jest możliwość rozbudowy oprogramowania, umożliwiająca organizacjom dostosowanie procesów magazynowych do zmieniających się potrzeb rynkowych. Aby system mógł spełnić swoje zadania, musi być dostosowany do wymagań firmy i branży, w której działa.

Rozbudowa programu w systemie oferuje wiele korzyści:

• optymalizuje procesy magazynowe zgodnie z wymaganiami firmy – rozwój oprogramowania może umożliwić dodanie specjalnych funkcjonalności, które pomogą w zarządzaniu wybranymi procesami magazynowymi,
• możliwość integracji z innymi systemami w firmie – integracja, np. z systemem ERP umożliwia synchronizację danych między tymi systemami,
• wprowadzenie nowych technologii, które przyspieszą procesy magazynowe i zwiększą ich wydajność – wdrożenie automatycznych systemów sortowania i etykietowania towarów, czy zastosowanie technologii RFID.

Aby system WMS został efektywnie wdrożony, kolejnym krokiem powinna być weryfikacja dostawcy. Polega ona na sprawdzeniu informacji dotyczących firmy dostarczającej oprogramowanie. Przed podjęciem decyzji o wyborze dostawcy, warto się zastanowić nad potrzebami i wymaganiami magazynu oraz nad tym, jakie funkcje i możliwości są kluczowe dla przedsiębiorstwa. Wszystkie te informacje będą pomocne przy wyborze dostawcy, który najlepiej spełni oczekiwania przedsiębiorstwa.

W tej sytuacji istotne jest także zweryfikowanie dostępnych opcji:

• skontaktowanie się z firmami logistycznymi,
• zapoznanie się z wersjami demonstracyjnymi systemów WMS,
• weryfikacja doświadczenia i renomy dostawcy,
• upewnienie się, że dostawca oferuje odpowiednie szkolenia i wsparcie techniczne,
• weryfikacja kosztów umowy,
• weryfikacja posiadania opieki posprzedażowej.

Po weryfikacji ofert dostawców warto się zastanowić nad tym, który rodzaj systemu WMS będzie najbardziej adekwatny dla przedsiębiorstwa. Wybór odpowiedniego rodzaju WMS może być trudny, ponieważ na rynku dostępnych jest wiele różnych typów systemów.

WMS na serwerze lokalnym

WMS na serwerze lokalnym to system, który działa na serwerze fizycznym, znajdującym się w magazynie lub siedzibie firmy. Ten rodzaj WMS zapewnia pełną kontrolę nad systemem i danymi magazynowymi, ale wymaga znaczących nakładów finansowych na zakup, utrzymanie sprzętu i oprogramowania. Ponadto, w przypadku awarii sprzętu lub problemów z zasilaniem, system może przestać działać.

WMS w chmurze

WMS w chmurze to system, który działa na zdalnym serwerze, a dane magazynowe są przechowywane w chmurze. Ten rodzaj WMS zapewnia elastyczność, a także eliminuje potrzebę zakupu i utrzymania własnego sprzętu i oprogramowania. Ponadto, system jest dostępny z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu. Jednak korzystanie z systemu w chmurze może wiązać się z opłatami abonamentowymi i ryzykiem utraty danych w przypadku problemów z dostępem do chmury.

WMS open source

WMS open source to system, którego kod źródłowy jest dostępny publicznie i można go modyfikować oraz dostosować do swoich potrzeb. Ten rodzaj WMS zapewnia dużą elastyczność i możliwość personalizacji, ale wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej i czasu na dostosowanie systemu do swoich potrzeb. Ponadto, brak wsparcia technicznego może okazać się problematyczny w przypadku awarii lub innych problemów technicznych.

Wdrażanie systemu WMS to złożony proces wymagający precyzyjnego planu, aby zapewnić płynne przejście od istniejących procedur do nowoczesnych rozwiązań. Konfiguracja systemu jest istotnym etapem, obejmującym proces identyfikacji i opis różnych parametrów funkcji, takich jak zarządzanie lokalizacjami oraz tworzenie reguł dotyczących akceptacji, przyjęć, przesunięć i wydań magazynowych.

Konfiguracja systemu WMS zaczyna się od zarządzania lokalizacjami. Konieczne jest zdefiniowanie stref magazynowych uwzględniając między innymi wysokość regałów, liczbę przęseł, klasę rotacyjności towarów na wybranej lokalizacji. Wszystkie te działania mają na celu usprawnienie wdrożenia i efektywnego korzystania z systemu.

Należy pamiętać także o tworzeniu usystematyzowanych procesów dotyczących przyjęć i wydań towarów. W tym kontekście konieczne jest sprecyzowanie kryteriów przyjmowania towarów do określonych lokalizacji oraz reguł dotyczących priorytetów kompletacji zamówień.

Istotnym aspektem, na który należy zwrócić uwagę przy wdrożeniu, jest integracja systemu WMS z istniejącymi systemami w przedsiębiorstwie, zwłaszcza z systemem ERP, który wspomaga planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Zapewnienie płynnej wymiany danych między systemami jest kluczowe dla uniknięcia błędów oraz zapewnienia spójności danych na różnych poziomach organizacji.

Poprawnie zorganizowane i przeprowadzone szkolenia są kluczowe dla zapewnienia, że personel będzie w pełni wykorzystywał potencjał nowego systemu, a także dla minimalizacji ryzyka błędów i przestojów w procesach magazynowych.

Dokładna analiza potrzeb szkoleniowych personelu jest podstawą do rozpoczęcia szkoleń. Należy zidentyfikować pracowników, którzy będą korzystali z systemu WMS oraz określić ich aktualne umiejętności i wiedzę związaną z procesami magazynowymi.

Podczas szkoleń z obsługi systemu WMS prowadzący koncentrują się na przekazywaniu praktycznej wiedzy związanej z korzystaniem z interfejsu systemu. Po przeprowadzonym szkoleniu pracownicy powinni być w stanie płynnie i efektywnie poruszać się po systemie.

Wdrażanie systemu WMS często wiąże się ze zmianami bądź też wprowadzaniu całkowicie nowych procesów magazynowych. Dlatego kluczowym elementem szkoleń jest edukacja związana z nowymi procedurami. Pracownicy powinni zrozumieć, jak nowy system wpłynie na ich codzienną pracę i jak dostosować się do nowych wymagań.

Aby umożliwić praktyczne zastosowanie zdobytej wiedzy, warto uwzględnić w planie szkoleń praktyczne ćwiczenia i symulacje, podczas których pracownicy mają możliwość przetestowania systemu WMS w kontrolowanych warunkach. Pozwoli to pracownikom lepiej zrozumieć, jak efektywnie wykorzystać nowe narzędzie w realnych sytuacjach.

Samo wdrożenie systemu WMS to jedynie początek pracy. Kluczowym elementem sukcesu jest ciągłe monitorowanie jego efektywności oraz odpowiednie dostosowywanie do zmieniających się potrzeb firmy i branży.

Ważnym aspektem monitorowania jest ocena satysfakcji użytkowników z wdrożonego systemu. Zbieranie opinii pracowników magazynu na temat użyteczności, wydajności i ewentualnych problemów pozwala na szybkie reagowanie na sygnały zwrotne oraz dostosowywanie systemu do rzeczywistych potrzeb użytkowników ze strony dostawcy systemu.

Zmiany w strukturze firmy, takie jak rozszerzenie oferty produktowej, zmiana procesów biznesowych mogą wpływać na efektywność systemu WMS. Monitorowanie tych zmian i dostosowywanie konfiguracji systemu są kluczowe dla utrzymania spójności między systemem a rzeczywistymi potrzebami firmy. Przy użyciu zaawansowanych raportów i analiz danych, przedsiębiorstwo może identyfikować trendy, prognozować zapotrzebowanie oraz podejmować decyzje oparte na danych, co przyczynia się do skutecznej optymalizacji.

Monitorowanie systemu WMS obejmuje także gotowość do reakcji na kryzysy i nieprzewidziane sytuacje. Przedsiębiorstwo powinno posiadać plan awaryjny oraz procedury postępowania w przypadku awarii systemu lub innych nagłych zdarzeń.