System zarządzania zamówieniami – krok po kroku. Co to jest OMS?

OMS (Order Management System) jest to nowoczesny i zaawansowany system zarządzania zamówieniami, który automatyzuje informacje dotyczące sprzedaży, zamówień, zapasów i stopnia realizacji. System zarządzania zamówieniami jest bardzo ważnym narzędziem w branżach takich jak e-commerce, ale także dla firm, które sprzedają na wielu kanałach. OMS sprawdzi się wszędzie tam, gdzie jest wiele zamówień, a ręczne procesy blokują rozwój przedsiębiorstwa.

Dla wielu przedsiębiorstw (szczególnie tych szybko rozwijających się) czynności takie jak przechwytywanie, śledzenie i realizacja zamówień w więcej niż dwóch kanałach sprzedaży są skomplikowane. Ponadto ponad 50% sprzedawców detalicznych wciąż korzysta z ręcznych procesów podczas pewnego etapu logistycznego procesu. Takie działania często prowadzą do wielu pomyłek, zamieszania i niedokładności w zamówieniach.

Od kliknięcia do pozyskania klienta, trzeba przejść przez kilka wyzwań m.in.:

• Dostosowanie zapasów i zamówień w wielu różnych kanałach;
• Złożone harmonogramy wysyłek i profile zamówień;
• Śledzenie realizacji;
• Raportowanie, analityka i ocena.

System zarządzania zamówieniami – OMS, może być rozwiązaniem oraz pomóc w realizacji tych wyzwań. Platforma OMS śledzi poziomy zapasów w magazynach, pozwala łączyć dane o zamówieniach w wielu kanałach i koordynować działania z zewnętrznymi dostawcami usług logistycznych tak, aby szybko dostarczyć produkty do klienta końcowego.

System OMS gwarantuje jeden, scentralizowany system do zarządzania zamówieniami z wielu kanałów sprzedaży. Dotyczą lokalizacji stacjonarnych, stron internetowych, zamówień mobilnych i wielu innych. Oprócz tego ułatwiają proces zakupu dla klientów i usprawniają zarządzanie zamówieniami, zapasami, realizacją i zwrotami dla firm.

OMS wspomaga automatyzację i organizację istotnych kwestii procesów zakupu/realizacji zarówno dla przedsiębiorstwa jak i Klienta. Po tym jak zamówienie zostanie złożone i metoda dostawy zostanie wybrana, włączony zostaje automatyczny proces realizacji. Nieistotne czy chodzi o wysyłkę z najbliższej i/lub najbardziej opłacalnej lokalizacji, czy może o przygotowanie towaru do odbioru w sklepie – platformy OMS, takie jak Apilo wspierają w szybkim realizowaniu zamówień.

Systemy zarządzania zamówieniami pomagają także w szybkim śledzeniu poziomów zapasów po to, aby zminimalizować ryzyko braku i uniknąć zaległych zamówień oraz zarządzać innymi etapami cyklu życia klienta, takimi jak zwroty. Program OMS pozwala także pracownikom i klientom przeglądać i śledzić każde zamówienie od A do Z oraz przeanalizować ogólną wydajność procesu.

Korzyści systemu zarządzania zamówieniami to:

• Możliwość śledzenia wszystkich zamówień. Śledzenie i monitorowanie zamówień jednym z podstawowych wymiarów każdego OMS. W przypadku, gdy marka e-commerce rozrośnie się poza najmniejszy rozmiar, potrzebuje jakiegoś systemu do obsługi zamówień. Nawet najbardziej biegli pracownicy nie będą w stanie zapamiętać wszystkich szczegółów zamówienia.

Bezwzględnie OMS ma na celu ułatwienie życia zarówno marce, jak i jej klientom. Odpowiedni system zarządzania zamówieniami może zapewnić bardziej bezproblemową obsługę klienta. Może także sprawić, że logistyka, zarządzanie zapasami oraz wiele innych procesów będą dużo bardziej intuicyjne.

System OMS stanie się jeszcze istotniejszy dla przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż wieloma kanałami na raz. OMS będzie on śledzić i rejestrować zamówienia za pośrednictwem sklepu internetowego, rynków i innych platform. Centralizacja i ujednolicenie sprzedaży w ten sposób może mieć realny wpływ na wydajność i produktywność, a także zminimalizować błędy.

Oprócz kanałów cyfrowych systemów zarządzania zamówieniami będzie również rejestrować i obsługiwać zamówienia złożone przez telefon lub w sklepie. To sprawi, że wszystkie szczegóły zamówień są dostępne w jednym miejscu.

• Monitorowanie i zarządzanie zapasami. Składanie i obsługa zamówień wpływa na wiele różnych części biznesu. Przykład: każde złożone i zrealizowane zamówienie wpływa na tworzone zapasy, a prawidłowe zarządzanie zapasami ma z kolei szczególne znaczenie dla każdej marki e-commerce.

W przypadku braku dokładnego pomiaru zasobów reklamowych mogą pojawić się problemy np.:

• Overselling. Przyjmowanie zamówień na produkty, których właściwie nie ma do zrealizowania. Takie kroki prowadzą do anulowania tych zamówień i rozczarowania klientów.
• Nadmierne zapasy. Błędne myślenie o za małej ilości produktów na stanie może prowadzić do gromadzenia nadmiernych zapasów zastępczych. To oznacza, że cenna przestrzeń magazynowa zostaje zmarnowana i tworzą się martwe zapasy.
• Niedokładne prognozowanie. W przypadku braku dokładnych danych o zapasach, trudniej jest zrozumieć zapotrzebowanie klientów. Istnieje ryzyko przegapienia wzrostu zainteresowania konkretnym produktem co może sprawić, że wyczerpiemy zapasy w takim momencie w którym mogliśmy zapobiec zwiększonemu popytowi.
• Ułatwianie realizacji zamówień
  Starsze systemy OMS do tej pory rejestrowały jedynie złożone zamówienia i pomagały śledzić wymagane dla nich zapasy. Jednak operacje e-commerce są czymś więcej – wymagają także dostarczenia zamówionych produktów klientom. Nowoczesne systemy zarządzania zamówieniami usprawnią wiele procesów logistycznych.

Mogą m.in. obejmować kierowanie zamówień do właściwego magazynu, automatycznie drukować etykiety wysyłkowe i wiele innych. Taka wydajność może mieć duży wpływ nie tylko na zarządzanie magazynem, ale także na ogólną produktywność.

• Logistyka zwrotna. Firmy zajmujące się handlem elektronicznym wiedzą, że zwroty są nieuniknione. Zwraca się około 30% produktów zakupionych online. Obsługa zwracanych towarów i obsługa klientów, którzy je odesłali, ma szczególne znaczenie dla zarządzania zamówieniami, a przy odpowiednim OMS logistyka zwrotna staje się dużo prostsza.

System najwyższej klasy daje w tym zakresie wiele możliwości np. pozwala sklonować oryginalne zamówienie, aby natychmiast utworzyć kredyt. Ułatwia to zarządzanie zwrotami, wymianami lub ponownymi zamówieniami.

System OMS sprawia również, że ​​wprowadzenie logistyki zwrotnej do zarządzania zapasami staje się bardziej intuicyjne. W zależności od tego, co zostanie zwrócone, system OMS może zaoferować szereg opcji m.in. odpisać odesłane zapasy, poddać je kwarantannie lub dodać je z powrotem do zapasów.

Wcześniej firmy zarządzały zamówieniami na różne sposoby: od prowadzenia ksiąg rachunkowych z notatnikiem i długopisem po arkusz kalkulacyjny przechowywany na jednym komputerze. Systemy OMS stały się znacznie bardziej złożone, wydajne i użyteczne.

• Systemy OMS indywidualne i korporacyjne 
  Przedsiębiorstwa mogą kupować oprogramowanie OMS jako pojedyncze moduły, które nie integrują się z innymi obszarami działalności. Jednak bardziej kompleksowe i niezawodne platformy mogą integrować OMS z wieloma innymi modułami oprogramowania.

Dzięki temu wszystkie dane znajdują się w jednej cyfrowej lokalizacji. W ten sposób dane systemu OMS są zintegrowane z zarządzaniem relacjami z klientami, łańcuchem dostaw, finansami i innym oprogramowaniem biznesowym. Pozwala to nie tylko na lepsze funkcje automatyzacji, ale także pomaga w generowaniu bardziej solidnych raportów i pokazuje, jak różne aspekty zarządzania zamówieniami wpływają na wyniki finansowe.

• OMS w chmurze i lokalnie
  Systemy OMS mogą być także oprogramowaniem na miejscu lub dostarczane w modelu SaaS/chmura. SaaS oferuje szybsze i łatwiejsze wdrażanie, opcje zapewniające lepszą skalowalność i dostęp z dowolnego miejsca, w którym jest połączenie internetowe z przeglądarką lub aplikacją mobilną. Oprócz tego dostawca utrzymuje i hostuje aplikację, co oznacza dokładny UX i większą niezawodność.

Automatyzacja przez OMS. Obecnie wyrażenie „czas to pieniądz” nabiera coraz większego znaczenia. Przedsiębiorstwa muszą pracować wydajniej niż kiedykolwiek tak, aby zdobyć i utrzymać klientów. Konsumenci nigdy wcześniej nie mieli większego wyboru, a zmiana lojalności wobec marki nigdy nie była łatwiejsza. Procesy typu back-office związane z zarządzaniem zamówieniami są często czasochłonne. Dzięki odpowiedniemu systemowi OMS firma może zautomatyzować wiele z nich.

Korzyści płynące z automatyzacji przepływu pracy stają się widoczne we wszystkich niszach. Najlepsze oprogramowanie OMS obejmuje aktualnie sztuczną inteligencję do automatyzacji łańcucha dostaw, logistyki i zapasów. To pozwala zautomatyzować cały proces od zamówienia do gotówki. Zespoły mogą wtedy pracować z klientami, zamiast analizować liczby.

Dokładne raportowanie w czasie rzeczywistym. Nawet wtedy, gdy pracownicy zrobią to dokładnie, przetwarzanie zamówień i aktualizacja systemów wymaga czasu. Jest to szczególnie uciążliwe, gdy brakuje nam ujednoliconego rozwiązania.

Odpowiedni system OMS system dostarcza w czasie rzeczywistym dane, które dotyczą zamówień, zapasów, klientów i nie tylko. Takie informacje są przydatne do o wiele inteligentniejszych analiz i podejmowania decyzji.

Dzięki dokładnym raportom w czasie rzeczywistym w OMS możemy przeważyć konkurencję. Mamy możliwość śledzenia wydajności produktu i zachowania klientów według wzorców i trendów identyfikacyjnych.

Zminimalizowanie ludzkich błędów, dzięki wdrożeniu OMS. Nawet najbardziej pracowity i wykwalifikowany pracownik czasami się pomyli. Może to spowodować poważne problemy, nawet jeśli pierwotny błąd był niewielki. Przykłady:

• Za pośrednictwem swojej witryny internetowej otrzymujemy zamówienie na pięć przedmiotów. Pracownik błędnie wpisuje zamówienie podczas wysyłania zamówienia do magazynu i rejestruje je jako 50 pozycji. Powoduje to wysłanie dziesięć razy więcej potrzebnych przedmiotów.
• Jeden z pracowników magazynu zaczyna kompletować zamówienie i oznacza je jako wysłane za wcześnie. Następnie pracownicy rozpraszają się i nigdy nie wybierają, nie pakują ani nie wysyłają zamówienia. System rejestruje zamówienie jako kompletne, wtedy gdy tak nie jest.
• Klient składa pilne zamówienie na platformie innej firmy. Członek zespołu odpowiedzialny za platformę przez dwa dni zapomina o jej sprawdzeniu. Z powodu opóźnienia nie można spełnić prośby na czas.

Przy odpowiednim systemie OMS wiele z powyższych zadań jest obsługiwanych automatycznie. Istnieje mniej okazji do tego, aby prosty błąd stworzył znacznie poważniejszy problem.

Kanały sprzedaży. OMS może odbierać i grupować informacje ze wszystkich punktów sprzedaży, w tym online, w sklepie i call center. Niektóre produkty obsługują również zamówienia z różnych regionów świata i wielu walut.

Wsparcie sprzedaży. Informacje o produktach i dostępności są zazwyczaj aktualizowane w czasie rzeczywistym zarówno dla klientów jak i pracowników, w tym zespołu obsługi klienta. OMS obsługuje również omnichannel, zwroty i wymiany klientów.

Baza klientów. Obejmuje informacje kontaktowe i aktywność klienta, w tym poprzednie zamówienia. Przedstawiciele obsługi klienta, dzięki OMS mogą zapewnić bardziej dostosowaną obsługę, identyfikować możliwości sprzedaży dodatkowej i rozpoznawać wysoce dochodowych i częstych klientów.

Zarządzanie zapasami. Oprócz zapewniania grupowego widoku zapasów, który pomaga w zarządzaniu i śledzeniu poziomu zapasów, OMS zawiera algorytmy zarządzania zapasami. Kierują one zamówienia do właściwych magazynów i identyfikują najlepsze opcje wysyłki. OMS dostarcza takie dane, które są używane na wszystkich etapach zarządzania zapasami i realizacji, w tym pobierania, pakowania, wysyłki i śledzenia.

Integracja księgowa. Dane z OMS powinny swobodnie przepływać do systemu księgowego, eliminując tym samym potrzebę ponownego wprowadzania informacji lub przesyłania ich w osobnym procesie.

Pamiętajmy o tym, że aby być konkurencyjnym i rozwijać swój biznes, należy przyjmować zamówienia z różnych kanałów. Bez znaczenia gdzie i jak zostanie złożone zamówienie, klienci powinni mieć takie same, dobre wrażenia, a procesy inwentaryzacji i realizacji muszą być wydajne i dokładne.

System zarządzania zamówieniami OMS jest istotnym narzędziem, które pomaga monitorować stany magazynowe, przyjmować zamówienia z różnych kanałów, realizować je i przetwarzać zwroty. Platformy te są szczególnie wydajne, gdy są częścią ogólnego oprogramowania ERP. Dzięki temu informacje dotyczące zarządzania zamówieniami są zintegrowane z CRM, łańcuchem dostaw, księgowością i nie tylko.

Integracja systemu zarządzania zamówieniami (OMS) np. systemu Apilo oraz systemu zarządzania magazynem (WMS) takiego jak Asiston WMS centralizuje wszystkie dane. Oznacza to, że informacje dotyczące zamówień oraz stanów magazynowych są dostępne w jednym miejscu. Integracja systemów OMS i WMS automatyzuje przekazywanie informacji między rozwiązaniami, co minimalizuje liczbę błędów i sprawia, że proces realizacji zamówień przebiega szybciej.