Z definicji zapasy magazynowe (zwane również stanami magazynowymi) to ilość surowców, materiałów, półproduktów, produktów w toku produkcji lub wyrobów gotowych przechowywanych już w magazynie. Ich celem jest zapewnienie ciągłości procesów produkcyjnych, sprzedażowych i logistycznych, przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów. Zapasy to ważny element aktywów obrotowych firmy i mają wpływ na płynność finansową, rentowność oraz satysfakcję klientów.

Zapasy magazynowe możemy podzielić na ze względu na:

• Funkcję – są to zapasy bieżące, sezonowe, cykliczne, bezpieczeństwa spekulacyjne oraz martwe.
• Stopień przetworzenia – to surowce, półprodukty czy wyroby gotowe.
• Kryteria ekonomiczne – zapasy prawidłowe, nadmierne oraz zwykłe.

Rodzaje zapasów magazynowych mają za zadanie odpowiadać na różne potrzeby przedsiębiorstwa.

Zarządzanie stanami magazynowymi to proces planowania zapasów magazynowych oraz jego monitorowania i optymalizacji. To wszystko dzieje się, aby zapewnić ciągłość operacji. Poniżej kilka metod, które są wykorzystywane w zarządzaniu zapasów magazynowych.

1. Analiza ABC, czyli klasyfikacja zapasów według ilości i wartości.
2. EOQ to metoda obliczania optymalnej wielkości partii zamówienia, która pozwala zminimalizować łączny koszt składania zamówień oraz utrzymywania zapasów. Jej wzór to EOQ = √(2 × D × S / H), gdzie D to roczne zapotrzebowanie, S to koszt jednego zamówienia, H to koszt utrzymania jednostki zapasu.
3. Just in Time polega na minimalizacji zapasów poprzez dostawy dokładnie wtedy, gdy są potrzebne. Metoda ta redukuje koszty magazynowania, ale wymaga precyzyjnego prognozowania i niezawodnych dostawców.
4. FIFO, LIFO, FEFO

• FIFO, czyli pierwsze weszło, pierwsze wyszło – najstarsze partie wydawane jako pierwsze.
• LIFO, czyli ostatnie weszło, pierwsze wyszło – najpierw najnowsze partie.
• FEFO, czyli pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi – według daty ważności.

Wybór odpowiedniej metody dla przedsiębiorstwa zależy przede wszystkim od branży, wielkości firmy oraz produktów. Efektywne zarządzanie zapasami i gospodarką magazynową zmniejsza koszty nawet o ok. 30-40% oraz poprawia obsługę klientów.

Utrzymywanie zapasów w magazynie jest nieodzownym elementem strategii zarządzania przedsiębiorstwem. Po pierwsze, zapasy zapewniają ciągłość produkcji i sprzedaży, minimalizując ryzyko przerw w dostawach. Utrzymywanie zapasów umożliwia firmie reagowanie na nagłe zmiany w popycie klientów, co zwiększa jej konkurencyjność. Dodatkowo, zakup surowców w większych ilościach często wiąże się z niższymi kosztami jednostkowymi, co przekłada się na oszczędności. Zapasy mogą także pełnić rolę bufora bezpieczeństwa w przypadku opóźnień od dostawców lub problemów logistycznych. 

Zapasy w magazynie mogą być wrażliwe na różne narażenia klimatyczne. Wysoka wilgotność może prowadzić do korozji metalowych części lub pleśni w produktach organicznych. Ekstremalne temperatury, zarówno niskie, jak i wysokie, mogą wpływać na stabilność chemiczną produktów, skracając ich trwałość. Nagłe zmiany temperatur mogą powodować kondensację, co może z kolei uszkadzać opakowania i zawartość. Przechowywanie zapasów w odpowiednich warunkach klimatycznych jest kluczowe dla zachowania ich jakości i wartości. Wysoka wilgotność w magazynie może prowadzić do:

• korozji metalowych części, 
• rozwoju pleśni i grzybów na produktach organicznych oraz 
• uszkodzenia opakowań papierowych. 

Produkty elektroniczne oraz tekstylia są szczególnie wrażliwe na wilgoć. Ekstremalne temperatury, zarówno niskie, jak i te wysokie, mogą wpływać na stabilność chemiczną produktów, co skraca ich trwałość. Na przykład, produkty spożywcze mogą się zepsuć, a chemikalia mogą stracić swoje właściwości. Nagłe zmiany temperatur mogą powodować kondensację pary wodnej, co prowadzi do zawilgocenia produktów i opakowań. Kondensacja może również powodować uszkodzenia elektroniki i delikatnych mechanizmów. Magazyny narażone na pył i inne zanieczyszczenia mogą wpływać na jakość przechowywanych produktów, zwłaszcza jeśli chodzi o produkty: 

• spożywcze, 
• farmaceutyczne,
• elektroniczne.

Magazyny półotwarte, charakteryzujące się częściowym zabezpieczeniem przed warunkami atmosferycznymi, są stosowane do przechowywania zapasów, które są mniej wrażliwe na wpływy zewnętrzne. Jednak istnieją pewne ograniczenia co do tego, jakie zapasy można bezpiecznie składować w takich warunkach. Materiały budowlane, takie, jak: 

• drewno, 
• cegły, 
• beton, 
• stal, 

są często przechowywane w magazynach półotwartych. Te produkty są mniej wrażliwe na warunki atmosferyczne, choć wymagają ochrony przed bezpośrednim działaniem deszczu i śniegu. Surowce przemysłowe, takie jak rudy metali, węgiel, i inne surowce, również mogą być składowane w magazynach półotwartych. Ważne jest zapewnienie odpowiedniego zabezpieczenia przed wilgocią i nadmiernym nasłonecznieniem. Niektóre produkty rolne, takie jak zboża, siano czy drewniane skrzynki na owoce, mogą być przechowywane w półotwartych magazynach, pod warunkiem, że są odpowiednio zabezpieczone przed warunkami atmosferycznymi. W przypadku przechowywania wrażliwych zapasów w magazynach półotwartych, konieczne jest zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń, takich, jak: 

• plandeki, 
• folie ochronne, 
• specjalne opakowania. 

Należy również regularnie monitorować warunki atmosferyczne i podejmować odpowiednie działania w razie potrzeby.

W zarządzaniu zapasami stosowane są różne metody, które pomagają w efektywnym zarządzaniu przepływem produktów. Jedną z takich metod jest LIFO (Last In, First Out). Metoda LIFO zakłada, że produkty najkrócej składowane w magazynie są wydawane jako pierwsze. Jest to strategia stosowana w sytuacjach, gdzie ważne jest wydawanie nowszych produktów przed starszymi. Ta metoda jest często używana w branżach, gdzie produkty szybko tracą na wartości technologicznej lub modowej. Zaletą metody LIFO jest możliwość szybkiego reagowania na zmiany w technologii lub modzie. Jednak ma ona również swoje wady. W przypadku produktów o ograniczonej trwałości, takich jak żywność czy leki, metoda LIFO może prowadzić do przeterminowania starszych zapasów, które pozostają w magazynie przez dłuższy czas.

Częściej stosowaną alternatywą dla metody LIFO jest metoda FIFO (First In, First Out). Metoda FIFO zakłada, że produkty najdłużej przechowywane w magazynie są wydawane jako pierwsze. Jest to szczególnie ważne w branżach spożywczej i farmaceutycznej, gdzie kontrola dat ważności jest kluczowa. FIFO pomaga w minimalizowaniu ryzyka przeterminowania produktów i zapewnia, że starsze zapasy są zużywane w pierwszej kolejności.

W celu automatyzacji procesów związanych z zapasami magazynowymi zachęcamy Cię do skorzystania z naszego modułu WMS, który oferuje m.in. kontrolę jakości, inwentaryzację, historię towaru i lokalizacji czy agregację zamówień!

WMS, taki jak np. Asiston WMS to system informatyczny, który pilnuje zapasów magazynowych na co dzień. System rejestruje każde przyjęcie towaru, przesunięcie między lokalizacjami, kompletację zamówień i wydania. Dzięki temu wiesz w czasie rzeczywistym, ile czego masz i gdzie dokładnie się znajduje.

System zarządzania magazynem nie tylko kontroluje zapasy magazynowe, ale aktywnie nim steruje. Podpowiada, gdzie odłożyć towar, z jakiej półki go pobrać, kontroluje FIFO albo FEFO i minimalizuje liczbę błędów. Bez WMS zapasy da się prowadzić np. w Excelu, ale przy większej skali robi się to wolne i podatne na pomyłki.