Jak prawidłowo wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów?

We współczesnych firmach Elektroniczny Obieg Dokumentów powinien być podstawą. Aby był on jednak efektywny i skutecznie pomagał w prowadzeniu biznesu, wymaga zapewnienia dwóch czynników: właściwego wdrożenia oraz wysokiej jakości platformy informatycznej.

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów to wysoce ustrukturyzowane i niezawodne narzędzie elektroniczne, które zarządza pełnym spektrum dokumentacji wykorzystywanej przez organizację. EOD przenosi strategię zarządzania dokumentami na wyższy poziom, konwertując pliki papierowe na format elektroniczny, spajając obieg dokumentów w organizacji.

System ten powinien co najmniej usprawnić przepływy pracy, dzięki pewnym funkcjom automatyzacji i możliwości łatwiejszej digitalizacji dokumentów papierowych. Te możliwości oznaczają to, że organizacja może osiągnąć pojedynczy i spójny przepływ informacji, który usprawnia wszystko: od współpracy i komunikacji, po zgodność z przepisami.

Firmy z różnych branż i sektorów, takich jak m.in.: opieka zdrowotna, administracja publiczna i finanse, polegają na posiadaniu silnego i skutecznego rozwiązania elektronicznego systemu zarządzania dokumentami potrzebnego do lokalizowania, przechowywania oraz zarządzania dokumentami.

System najlepiej sprawdzi się zatem w firmach, które m.in. ponoszą wysokie koszty tradycyjnego obiegu dokumentów czy wymagają fizycznej obecności osoby akceptującej dokument przy zatwierdzaniu faktur.

Wszystkie podstawowe zasady obiegu dokumentów papierowych są zachowane w EOD. Można edytować dokumenty elektroniczne, generować zlecenia i dodatkowe zadania. Twórca dokumentu może go czytać, przeglądać terminy czy zapewnić wgląd innym osobom pracującym nad dokumentem. Ponadto, menedżerowie mogą monitorować status każdego dokumentu w czasie rzeczywistym.

Gotowe dokumenty są zatwierdzane zgodnie z ustalonym przebiegiem w zależności od konfiguracji uprawnień użytkownika.

Przykład:

• specjalista z działu zakończył pracę nad dokumentem i informuje, że została zakończona, naciskając odpowiedni przycisk;
• bezpośredni przełożony specjalisty jest informowany, że dokument jest gotowy, więc przegląda go i zatwierdza;
• szef organizacji również podpisuje dokument przy zastosowaniu odpowiednich funkcjonalności.

Korzystanie z systemu, które pomaga zarządzać dokumentacją firmy, niesie ze sobą wiele korzyści. Ich poznanie jest pierwszym krokiem do wybrania oraz wdrożenia odpowiedniego narzędzia do zarządzania dokumentami.

Kilka z najbardziej godnych uwagi zalet to:

Pomaga zachować porządek

Elektroniczny System Obiegu Dokumentów tworzy przejrzyste, uporządkowane, cyfrowe przestrzenie dla dokumentów, które wykonują całą gamę operacji: od codziennych formularzy takich jak najnowsza partia faktur do zapłacenia, po mniej używane, ale wciąż ważne dokumenty np. roczne umowy z dostawcami. Przedsiębiorstwo przechodzi również na inne procesy np. obsługa audytów. Korzystanie z elektronicznego systemu dokumentów tworzy strukturę ewidencjonowania, która sprawia, że ​​audyty stają się prostsze. System daje zespołowi natychmiastowy dostęp do poprzednich audytów i innych niezbędnych dokumentów, na których szukanie spędziliby kilka dni lub dłużej.

Zabezpiecza poufne dokumenty

W momencie korzystania z przestarzałego systemu zarządzania dokumentami, istnieje ryzyko, że nie spełni się obowiązujących wymogów bezpieczeństwa np. ochrony poufnych informacji. W związku z tym ważne jest, aby upewnić się, że system może prawidłowo obsługiwać i przechowywać wszelkie poufne dokumenty związane z klientami, pracownikami, interesariuszami, a nawet własnością intelektualną. Oznacza to, że dzięki systemowi powinno się określić, kto może uzyskiwać dostęp do niektórych plików i je udostępniać. Elektroniczny System Obiegu Dokumentów daje kontrolę i pozwala na pełne monitorowanie każdego dokumentu, a w tym kto go przegląda lub poprawia.

Zdecydowanie ułatwia współpracę

Ważna jest silna współpraca zarówno wewnątrz, jak i między działami. Jeśli na przykład, pracownicy muszą mieć dostęp do ważnych informacji podatkowych, dział HR powinien mieć możliwość bezproblemowego udostępniania tych plików.
EOD ułatwia wszystkim sprawniejsze znajdowanie i udostępnianie dokumentów.

Oszczędność czasu

Lepsza organizacja i współpraca, które zapewnia EOD, nie tylko ułatwiają pracownikom i kierownictwu wykonywanie ich pracy, ale także pozwalają wszystkim zaoszczędzić znaczną ilość czasu. Ze względu na to, że pliki są przechowywane w formacie cyfrowym, nikt nie musi opuszczać komputera, aby wyszukać potrzebne pliki. Dzięki szczegółowemu, łatwemu w obsłudze systemowi z rozbudowaną funkcją wyszukiwania, pracownicy mogą pobrać odpowiedni dokument w kilka chwil.

Oszczędność funduszy

Po przejrzeniu powyższych korzyści,  można zauważyć, że wszystkie mają coś wspólnego: ostatecznie prowadzą do oszczędności finansowych. Korzystanie z EOD nie tylko pozwala zaoszczędzić pieniądze w codziennych operacjach, ale także z czasem uwalnia zasoby i pomaga w pozyskiwaniu nowych klientów i inwestorów, którzy są pod wrażeniem wydajności firmy.

Można przestać się martwić o zagubione dokumenty, takie jak faktury od dostawców albo płatności od klientów, które są bezpośrednio powiązane z operacjami finansowymi. Dzięki temu, że te dokumenty są bezpiecznie przechowywane i łatwo dostępne, można mieć pewność, że środki przychodzące są stale aktualne, a płatności wychodzące są terminowe (nawet dokonywane przed terminem), co pozwala uniknąć opóźnień w naliczaniu opłat i uzyskiwania rabatów za wczesne płatności od dostawców.

• rosnące koszty fizycznej i/lub zewnętrznej archiwizacji i przechowywania;
• czasochłonne wyszukiwanie i odzyskiwanie dokumentów;
• długi czas odpowiedzi na żądania skierowane do klientów;
• rosnące opóźnienia w podstawowych procesach biznesowych;
• wyciszone informacje między działami i grupami roboczymi;
• narażone zagrożenia bezpieczeństwa informacji i odzyskiwania po awarii;
• zbyt wiele błędów wprowadzania danych z powodu ręcznego przetwarzania dokumentów.

Projekty dotyczące odpowiedniego zarządzania dokumentami są zazwyczaj inicjowane przez prezesów, a także działy IT jako metoda na standaryzację dostępu do informacji. Zwłaszcza wtedy, gdy stosowane praktyki dotyczące zarządzania danymi różnią się w istotny sposób w zależności od działu. Jeśli jeden dział korzysta z własnego systemu, a inny zespół przechowuje pliki na niekontrolowanych dyskach współdzielonych, osobistych folderach lub rozwiązaniach do przechowywania w chmurze, liderzy IT powinni szukać kompleksowego systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który zapewni jeden standard modernizacji i zarządzania dokumentami.

Oprócz liderów działów IT to także kierownicy poszczególnych działów (zazwyczaj jest to księgowość i HR) rekomendują przejście na EOD. Wdrożenie oprogramowania do zarządzania dokumentami elektronicznymi jest również zalecanym pierwszym krokiem, jaki firma może podjąć, aby rozpocząć większe projekty transformacji cyfrowej. Przejście na zarządzanie dokumentami bez papieru otwiera możliwości bardziej złożonej automatyzacji procesów i bardziej szczegółowej analizy operacji biznesowych.

Podejmij decyzję. 
Może to brzmieć bardzo prosto, ale wszystkie odpowiednie osoby muszą zostać o tym poinformowane. To najlepszy sposób, aby zapewnić, że Elektroniczny Obieg Dokumentów przyniesie wyniki i długoterminowe korzyści dla Twojej firmy. Ponadto należy zidentyfikować możliwości, jakie nowoczesny projekt cyfryzacji może przynieść firmie i zmotywować swoich pracowników i współpracowników – to jedyny sposób na rozwianie ewentualnych obaw.

Jest to ważne dlatego, że celem wdrożenia systemu nie jest zmniejszenie liczby pracowników, ale upowszechnianie przyjemniejszego środowiska pracy i zmniejszenie obciążenia pracą. System EOD dla przedsiębiorstw może szybko przynieść przewagę nad konkurencją i pozwoli dostrzec różnicę w produktywności. Wszyscy zaangażowani w projekt wdrożenia muszą od samego początku mieć pełną świadomość, że wprowadzenie cyfrowego systemu zarządzania dokumentami nie nastąpi z dnia na dzień. Powinien to być proces zaplanowany i ciągły.

Analiza aktualnego stanu.
Jeszcze przed wdrożeniem systemu należy przeanalizować oraz zbadać aktualną sytuację dotyczącą plików i dokumentów w firmie, a także przepływ informacji i poszczególnych procesów biznesowych. Jest to ważny krok, ponieważ wszystko co nastąpi później, będzie zależeć od tej właśnie analizy. Należy zwrócić uwagę na obszary, które mają problemy, te które należy zoptymalizować. Również na pliki i dokumenty, które są duplikowane, modyfikowane i ponownie wykorzystywane.

Zdefiniowanie celów.
Żeby móc odpowiednio dobrać system EOD należy zdefiniować swoje cele. Zadać sobie pytanie: „które procesy należy usprawnić i zmapować?”. Zastanowić się nad pozytywami i negatywami obecnych procesów czy przeanalizować korzyści z wdrożenia nowego systemu. Na tym etapie harmonogramu projektu wdrożenia, ważne jest zbadanie wszystkich aspektów technicznych i środków, które będą musiały zostać podjęte np.: jak powinny być zorganizowane i ustrukturyzowane dokumenty firmy lub działu, aby osiągnąć pożądane cele? Kto będzie miał prawa dostępu i kto będzie odpowiedzialny za transfer wiedzy w firmie? Należy zaangażować jak najwięcej pracowników, aby wspólnie wypracować rozwiązania i podejmować decyzje jako zespół.

Poszukaj dostawcy.
Z tego powodu powinieneś wybrać dostawcę, który najlepiej spełnia Twoje wymagania i cele. Elektroniczne zarządzanie dokumentami ma ułatwiać codzienną pracę i zwiększać przyjemność z pracy, więc należy zastanowić się z czego większość użytkowników woli korzystać. Czy myślisz, że będą szczęśliwi, korzystając z przestarzałego, skomplikowanego i niezręcznego programu, dzień w dzień? Nie sądzisz, że mogą preferować przejrzystą, intuicyjną i nowocześnie wyglądającą aplikację?

Skontaktuj się z nami, aby zapoznać się z zakresem funkcji jaki oferuje nasz system Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
Umów się na prezentację, a my pokażemy Ci jak najlepiej zaprojektować i udoskonalić procesy w Twojej firmie.

Wdrożenie EOD.
Wdrożenie systemu jest na pewno jedną z najbardziej ekscytujących części przejścia do nowoczesnego, wydajnego cyfrowo biura bez papieru. Pliki, foldery, archiwa, faktury, a nawet plany i obrazy są sortowane, skanowane i indeksowane w systemie zarządzania dokumentami, co zapewnia pełny przegląd dokumentów, a także umożliwia znajdowanie rzeczy znacznie szybciej niż wcześniej. Pracownicy poczują się komfortowo pracując z nowym systemem oraz będą bardziej produktywni.

Adaptacja pracy.
Po zakończeniu instalacji i wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów szkolenia pomogą pracownikom zapoznać się z nowym systemem. Porady, udane prezentacje funkcji i sugestie dotyczące uproszczenia pracy mogą przekonać nawet najbardziej sceptycznych członków zespołu i pomóc wszystkim cieszyć się przejściem tak bardzo, jak to tylko możliwe. Chaos danych, stosy papieru i tony e-maili wkrótce przejdą do historii. Pracownicy uczą się korzystania z systemu i ostatecznie podejmują inicjatywę, aby zoptymalizować jeszcze więcej procesów i przepływów pracy w firmie.

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania dokumentami może początkowo wymagać pewnej pracy ze strony właścicieli i liderów firm. Jednak po zakończonym wdrożeniu, system w dużym stopniu automatyzuje i przyspiesza większość operacji biznesowych opartych na dokumentach, ostatecznie oszczędzając dużo czasu, wysiłku i pieniędzy.

Korzystanie z potężnego, łatwego w konfiguracji i łatwego w obsłudze oprogramowania, takiego jak Asiston EOD sprawi, że trzeba będzie zainwestować jeszcze mniej wysiłku i czasu w sam proces wdrożenia. Dzięki w pełni funkcjonalnej, przyjaznej dla użytkownika platformie pomożemy Ci pracować wydajniej. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz zarządzać dokumentami, czy odchodzisz od systemu, który nie spełnia już Twoich potrzeb, ułatwiamy ten proces.