Kontrola wydań magazynowych

Kontrola wydań magazynowych jest jednym z procesów, w których skład wchodzi przyjmowanie, składanie oraz kompletacja dóbr materialnych. Proces ten musi odbywać się w odpowiednio przystosowanym do tego miejscu, jak również warunkach. Wydania towaru z magazynu można dokonać po złożeniu przez klienta zamówienia. Na odpowiednim dokumencie (ZK) powinny się znaleźć poszczególne informacje tj. numer zamówienia, dane osoby zamawiającej, jak również wykaz poszczególnych zamawianych produktów, które są potrzebne do wydania towaru z magazynu. Gdy magazynier otrzyma taki dokument, wówczas może rozpocząć proces wydawania  produktów z magazynu.

Każdy produkt musi być zgodny z zamówieniem klienta i spełniać jego oczekiwania.

Kontrola wydań magazynowych jest czynnością fizyczną, która polega na sprawdzeniu oraz przygotowaniu towaru dla ustalonego odbiorcy.

Podczas kontroli magazynier powinien kierować się zasadą 7W, tzn.:

• właściwy produkt,
• właściwa ilość,
• właściwa jakość,
• właściwe miejsce,
• właściwy czas,
• właściwa cena,
• właściwy klient.

Właściwy produkt musi być zgodny z zamówieniem klienta i spełniać jego oczekiwania. Właściwą ilość produktu magazynier powinien sprawdzić czy jest ona zgodna z zamówieniem. Jakość towaru przeznaczonego do wydania musi spełniać wymagania zamawiającego. Należy pamiętać o prawidłowym zapakowaniu towaru, aby nie został on uszkodzony w czasie transportu. Właściwe miejsce dostarczenia towaru musi zgadzać się z informacją znajdującą się na zamówieniu złożonym przez klienta. Właściwy czas dostawy powinien odpowiadać terminowi podanemu w ofercie, tak aby klient miał świadomość jak długo może oczekiwać na zamówiony towar. Cena powinna być właściwa do oferowanych usług. Dodatkowo klient musi być poinformowany o kosztach transportu, które zwiększają cenę końcową zamówienia. Ostatnia zasada 7W odnosi się do właściwego klienta. Mówi ona o dostarczeniu zamówienia do odpowiedniej osoby, aby nie miały miejsca jakiekolwiek błędy podczas dostarczania towaru.

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na skorzystanie z informatycznych rozwiązań służących do kontroli wydań magazynowych, takich jak aplikacja Asiston KPIWM. Przeznaczona ona jest do kontroli przyjęć i wydań magazynowych. Przy pomocy tej aplikacji przedsiębiorstwo ma większą kontrolę nad realizacją zamówień.

Innym systemem jest Asiston WMS, który przeznaczony jest do zarządzania magazynem. Firma dostaje możliwość wizualizacji magazynu, a także może przyjmować i wydawać z niego towary. Oba te systemy są zintegrowane z programami sprzedażowymi tj.:

• Subiekt GT,
• Subiekt Nexo,
• Subiekt Nexo Pro,
• ERP, czyli Navireo, Sage Symfonia, SAP, Comarch Optima.

Dział handlowy ma większą kontrolę nad stanami magazynowymi, a magazynierzy mają ułatwioną pracę. Dzięki systemowi służącemu do kontroli wydań towarów z magazynu istnieje możliwość kompletacji zamówień przy pomocy różnych urządzeń, np. tabletach. Kolejnym ułatwieniem jest stosowanie kodów kreskowych. Przez to pracownik może szybko skompletować zamówienie. Następnie z miejsca wyznaczonego przez system, towar zostaje przez niego pobrany. Sprawia to, że pracownik szybko i sprawnie może przygotować produkt do spakowania zamówienia, a następnie wydać z magazynu. Kolejno zostają sporządzone odpowiednie dokumenty WZ potwierdzające wydanie towaru z magazynu przez osobę wydającą dany produkt osobie upoważnionej do odebrania zamówienia. Dokument WZ powinien zawierać takie elementy jak dane osoby zamawiającej, nawę produktu oraz jej ilość wydaną z magazynu, datę wystawienia dokumentu oraz podpis osoby wystawiającej WZ. Na podstawie dokumentu wydania zewnętrznego są sporządzane faktury lub paragony dla zamawiającego produkt z należnością do zapłaty w terminie określonym na dokumencie. Automatycznie po wystawieniu dokumentu następują zmiany w ilości produktów znajdujących się w magazynie.

Operacją, która zakańcza cały proces magazynowania jest wydanie towaru z magazynu. Poprzez wydanie towarów zmniejszany jest stan produktów na magazynie, który musi być udokumentowany. Dzięki stosowaniu aplikacji do kontroli wydań magazynowych wraz z zintegrowanym systemem sprzedażowym, te dokumenty generują się automatycznie. Wyżej wymienione systemy magazynowe mogą być także zintegrowane z różnymi firmami transportowymi. Dzięki temu magazynier po przygotowaniu zamówienia do wysyłki może automatycznie wygenerować list przewozowy. Jest to spore ułatwienie, gdyż nadawanie przesyłki odbywa się automatycznie.

Towar wydany z magazynu przez odpowiednio uprawnione do tego osoby trafia następnie do określonej wcześniej firmy kurierskiej odpowiedzialnej za dostarczenie produktu w terminie określonym w zamówieniu lub osobiście do klienta w zależności jaka forma dostawy została wybrana przez zamawiającego. Zamawiający w momencie odbioru produktu zobowiązany jest do jego sprawdzenia czy jest zgodny z jego zamówieniem i czy nie zawiera żadnych wad.