WMS (z ang. Warehouse Managment System) to zaawansowany system zarządzania magazynem, służący do zarządzania i optymalizacji wszystkich operacji magazynowych. Wdrożenie systemu WMS przekłada się na większą efektywność pracy, skrócenie czasu realizacji zamówień, obniża koszty oraz znacząco redukuje ryzyko błędów w kompletacji. Digitalizacja magazynu poprzez wdrożenie systemu Asiston WMS to krok w stronę nowoczesnego zarządzania logistyką oraz budowania trwałej przewagi konkurencyjnej.

System WMS to rozwiązanie dedykowane średnim i dużym firmom z magazynami o dużych wolumenach towarów lub złożonych procesach logistycznych. Jest to system przeznaczony dla przedsiębiorstw, które pragną usprawnić procesy, zmniejszyć koszty, ograniczyć błędy i cieszyć się pełną kontrolą nad przepływem towarów.

Branże, w których sprawdzi się system WMS:

• firmy produkcyjne i logistyczne,
• e-commerce i dystrybucja B2B,
• magazyny o dużej rotacji towarów,
• organizacje szukające elastycznego, skalowalnego WMS.

Nowoczesny system magazynowy ułatwia kompletowanie zamówień poprzez podpowiadanie tras i kolejności zbierania towarów, a także kontroluje wysyłkę. Automatyzacja magazynu pozwala na ciągłą kontrolę ilości i miejsc towarów, a to daje możliwość odpowiedniego planowania pracy magazynu oraz zapobiegania niedoborom i nadmiarom zapasów.

Rolą nowoczesnego systemu magazynowego jest kompleksowe zarządzanie wszystkimi etapami pracy w magazynie. W efekcie wzrasta efektywność operacji, skraca się czas realizacji zadań, maleją koszty i znacząco spada ryzyko błędów.

Poniżej przedstawiamy główne funkcje systemu WMS:

• Przyjęcie i składowanie towaru – WMS pozwala na kontrolę ilości i jakości towaru, precyzyjnie określa lokalizacje oraz optymalne rozmieszczanie produktów w magazynie.
• Zarządzanie zapasami – system zarządzania magazynem monitoruje stany magazynowe w czasie rzeczywistym oraz usprawnia inwentaryzację.
• Kompletacja zamówień – rozwiązanie wskazuje najkrótsze ścieżki kompletacji, grupowanie zamówień oraz wybór najskuteczniejszej strategii kompletacji.
• Wysyłka towarów – kontroluje wydawanie produktów, generowanie etykiet logistycznych, zarządzanie załadunkiem oraz usprawnienie zamawiania przesyłek kurierskich.
• Monitorowanie pracy – system WMS pozwala na monitorowanie wydajności pracy pracowników i dostarcza dane o ich efektywności.
• Generowanie raportów i analiz – WMS dostarcza informacje o wydajności, stanach zapasów, czasach realizacji zamówień i kosztach operacyjnych.

Nasz autorski system WMS, Asiston WMS zapewnia pełną integrację z dowolnymi rozwiązaniami zewnętrznymi, takimi jak systemy ERP, OMS, TMS czy MES, a także z zaawansowaną automatyką magazynową. Integracja systemów sprawia, że wszystkie dane w firmie są wymieniane automatycznie, co minimalizuje ryzyko błędów.

Korzyści z wdrożenia systemu zarządzania magazynem obejmują głównie oszczędności oraz rozwój przedsiębiorstwa. Automatyzacja pracy w magazynie pozwala na wysłanie większej ilości towaru, a to przekłada się na większe obroty bez konieczności zatrudniania nowych pracowników. Pełna kontrola nad produktami minimalizuje kosztowne zwroty i daje pewność, że klienci zawsze otrzymają właściwy towar.

Najważniejsze zalety systemu WMS to:

• Krótszy czas realizacji zamówień – system WMS wyznacza najkrótsze trasy zbiórki i precyzyjnie wskazuje miejsce każdego produktu.
• Redukcja błędów – dzięki skanowaniu kodów kreskowych pracownicy wysyłają właściwe towary.
• Pełna kontrola zapasów – stany magazynowe są aktualizowane w czasie rzeczywistym.
• Automatyzacja wysyłek – WMS sam generuje etykiety kurierskie i dokumenty.
• Prostsza inwentaryzacja – możliwość kontroli stanów magazynowych na bieżąco.
• Skalowalność – rozwiązanie Asiston WMS przygotuje Twój magazyn na nagłe skoki sprzedaży.
• Decyzje oparte na faktach – stały dostęp do rzetelnych raportów w czasie rzeczywistym.

Główną wadą systemu WMS są przede wszystkim koszty samego oprogramowania oraz niezbędnej do tego infrastruktury. Konfiguracja oprogramowania i jego pełna integracja z rozwiązaniami zewnętrznymi wymaga czasu i zaangażowania kadry. Wdrożenie WMS wiąże się też ze zmianą dotychczasowych nawyków pracowników oraz przestrzeganiem zasad rejestracji operacji magazynowych.

Asiston WMS wyróżnia się intuicyjnym interfejsem, który pozwala nowym użytkownikom szybko opanować obsługę nowego systemu. Setki wdrożeń potwierdzają, że nasz WMS łatwo integruje się z innymi rozwiązaniami, a to znacząco przyspiesza wdrożenie.

Systemy zarządzania magazynem można podzielić na:

• Systemy lokalne tzw. on-premise – są to systemy zainstalowane na serwerach firmy.
• Systemy chmurowe typu Saas – dostępne przez internet.
• Systemy hybrydowe – to połącznie systemów lokalnych i chmurowych.
• Modułowe systemy WMS – jest to moduł dostępny w systemach ERP lub SCM.

Nasz autorski system – Asiston WMS – jest systemem hybrydowym, który łączy bezpieczeństwo danych lokalnych z wygodą pracy w chmurze, zapewniając elastyczność i wydajność operacji magazynowych.

WMS wspiera wszystkie etapy pracy magazynu od przyjęcia po wysyłkę towaru. System zarządzania magazynem rejestruje produkty, przypisuje im miejsce w magazynie i sprawdza zgodność z zamówieniem. Oprogramowanie WMS do magazynu umożliwia śledzenie towaru w czasie rzeczywistym, a podczas kompletacji wskazuje optymalne trasy dla pracowników i kontroluje pobrania za pomocą skanerów. Asiston Kurierzy automatyzuje obsługę przesyłek i komunikację z przewoźnikami. Moduł AI w systemie Asiston WMS wspiera raportowanie oraz inteligentny dobór nośników, rekomendując najbardziej efektywne rozwiązania.

Koszt systemu WMS zależy od tego, w jaki sposób działa dana firma. Duże znaczenie ma

• skala magazynu,
• liczba osób pracujących na systemie,
• jak rozbudowane funkcje są potrzebne.

Na całkowitą cenę systemu WMS poza powyższymi elementami składa się m.in: opłata za licencję, prace wdrożeniowe, integracja z innymi systemami oraz zakup sprzętu, takiego jak skanery czy drukarki etykiet. System Asiston WMS licencjonujemy na podstawie numeru NIP, więc liczba użytkowników i magazynów nie ma wpływu na cenę końcową.

Czas wdrożenia systemu WMS jest bardzo różny, ale zazwyczaj wynosi od 3 do 12 miesięcy. W małych magazynach czas wdrożenia jest krótszy i może wynosić od 3 do 6 miesięcy, natomiast w większych projektach, z wieloma integracjami czy indywidualnymi dodatkami, wdrożenie WMS często trwa 6-12 miesięcy, a czasem nawet do 18 miesięcy. 

Na ostateczny czas wdrożenia wpływa przede wszystkim wielkość magazynu, typ wybranego systemu zarządzania magazynem, zakres integracji z innymi systemami np. ERP, OMS czy MES, czas i jakość przygotowania danych do wdrożenia, liczba użytkowników oraz procesów do przeszkolenia. Należy pamiętać, że ogromne znaczenie ma również zaangażowanie klienta na wszystkich etapach wdrożenia.

Implementacja systemu WMS to wieloetapowy proces, który wykracza poza samą instalację oprogramowania. W celu zagwarantowania płynnego i bezpiecznego wdrożenia, cały proces dzieli się na kilka etapów, takich jak:

1. Analiza przedwdrożeniowa, która identyfikuje procesy magazynowe i potrzeby firmy.
2. Konfiguracja systemu pod indywidualne operacje.
3. Integracja systemu WMS z innymi rozwiązaniami, np. ERP, OMS czy MES.
4. Szkolenie pracowników
5. Uruchomienie systemu i wsparcie po starcie.

• Magazyn – zawiera listę składowanych produktów, umożliwia sprawne przeglądanie i wyszukiwanie według ich kategorii. Tworzone są zlecenia wydawania i przyjmowania towarów. System pozwala generować etykiety z kodami kreskowymi

• Podgląd – aplikacja pozwala na podgląd rozłożenia produktów. Widok ogólny jest planem magazynu, gdzie kolorami zaznaczone są zapełnienia regałów. Widok szczegółowy to poziomy segmentu z gniazdami i miejscami paletowymi

• Raporty – program dostarcza informacje dotyczące przyjęć, wydań i przesunięć towaru

• Czytnik kodów kreskowych – pozwala na komunikację pomiędzy kolektorami danych a aplikacją główną. Wysyła i odbiera zlecenia wydań i przyjęć towaru, oraz aktualizuje rozmieszczenie produktów w magazynie

• Rejestracja towarów – aplikacja WMS umożliwia tworzenie kart produktów, zawierających dane kontrahenta, przyjęć, ilości towarów i wykorzystanych. Na podstawie zapisanych danych generowane są kody kreskowe oraz etykiety

• Magazyn opakowań – pozwala na zarządzanie posiadanymi opakowaniami oraz prowadzeniem ewidencji wypożyczeń i zwrotów

• Integracja z wagami – aplikacja jest integrowana ze sprzętem wagowym, pozwala na skrócenie procesu uzupełniania karty produktu. Waga towaru jest odczytywana z urządzania, a następnie pomniejszana o ciężar opakowania

• Raporty i zamówienia – system generuje dokumenty PZ, WZ, raporty ilościowe i jakościowe produktów, raporty narastające konkretnego towaru i kontrahenta oraz bilanse wypożyczeń i zwrotów opakowań

• Przyjęcie towaru – tworzona jest karta przyjęcia towaru poprzez wybranie kategorii produktu, następnie skanując kody kreskowe przypisuje do niej odpowiednie towary. Po uzupełnieniu informacji, plik jest eksportowany do Subiekta

• Składanie zamówień – dział zamówień tworzy dokument zawierający wykaz produktów wraz z przypisanymi do nich kodami kreskowymi. Informacja o nowym zleceniu trafia bezpośrednio na czytniki kodów używane w magazynie

• Wydanie magazynowe – aplikacja WMS umożliwia zlokalizowanie i zeskanowanie kodów kreskowych na zamówionych produktach. W ten sposób można zamknąć zlecenie. Po kompletacji pojawia się powiadomienie w Subiekcie

• Dystrybucja faktur – program usprawniający przepływ informacji. Mechanizmy przeszukują bazy danych, pobierając z nich faktury, segregują je i umożliwiają przekazanie do dalszego obiegu. Zatwierdzone dokumenty są wysyłane do adresatów

WMS usprawnia procesy magazynowe poprzez automatyzację i cyfrową kontrolę na każdym etapie operacyjnym. Od przyjęcia towaru, gdzie weryfikuje dostawy, po jego składowanie w optymalnych lokalizacjach, system inteligentnie zarządza kompletacją zamówień, wyznaczając pracownikom najkrótsze ścieżki zbiórki. Zapewnia stały, dokładny wgląd w stany zapasów, co eliminuje błędy i umożliwia efektywne zarządzanie asortymentem. W rezultacie wdrożenie WMS prowadzi do znacznej redukcji kosztów, minimalizacji pomyłek oraz przyspieszenia realizacji zamówień.