System WMS to rozwiązanie, którego celem jest optymalizacja procesów związanych z zarządzaniem magazynem. To samodzielne narzędzie, które może być jednak zintegrowane z innym oprogramowaniem, takim jak na przykład ERP.

Wspomniany system ERP jest natomiast wykorzystywany do usprawnienia szeroko pojętych procesów biznesowych. W niektórych przypadkach (np. gdy jest on wyposażony w moduł magazynowy) pozwala on również na usprawnienie niektórych procesów magazynowych.

Może więc wydawać się, że funkcjonalności systemów WMS i ERP się pokrywają. Dzieje się tak jednak tylko w niewielkim zakresie – w rzeczywistości oba typy oprogramowania różnią się na wielu polach i spełniają inne zadania. Najważniejsze różnice pomiędzy nimi przedstawia poniższa tabela.

Tak jak już zaznaczyliśmy, system ERP może być wyposażony w specjalny moduł dający pewne możliwości w zakresie obsługi procesów magazynowych. Rozwiązania takie pozwalają najczęściej na zarządzanie zapasami, generowanie dokumentów magazynowych czy też raportowanie. Dostęp do tych podstawowych funkcjonalności w połączeniu z dość dużą elastycznością często skłania firmy do postawienia na właśnie takie rozwiązania. Moduł ERP często wybierany jest przez mniejsze firmy ze względu na elastyczność i niższe koszty wdrożenia.

Warto mieć jednak świadomość, że moduł magazynowy ERP ma także pewne istotne ograniczenia:

• brak sprawnej kontroli przepływu ładunków,
• brak odwzorowania stref i lokalizacji,
• brak optymalizacji ścieżek kompletacji,
• ograniczone możliwości automatyzacji magazynu,
• ograniczona obsługa inwentaryzacji i ewidencji opakowań.

Nigdy nie będzie więc on wspierał automatyzacji magazynu w takim stopniu jak profesjonalny WMS.

Jakie korzyści realnie daje wdrożenie WMS w porównaniu do ERP?

Dzięki temu porównaniu łatwo widać, jakie praktyczne korzyści daje WMS w porównaniu do ERP.

Dedykowany system magazynowy, taki jak Asiston WMS, oferuje zupełnie inny poziom kontroli nad procesami magazynowymi, niż ma to miejsce w przypadku rozbudowanych o dodatkowe moduły systemów ERP. Oprogramowanie takie zapewnia bowiem dużą skalowalność i niemal nieograniczone możliwości rozbudowy oraz dopasowania nawet do bardzo złożonych procesów. Może być ono wyposażone w zaawansowane moduły wspierające komplementację i pakowanie zamówień, cross-docking czy współpracę z automatami sprzętowymi. Dodatkowo WMS może być zintegrowany z innymi systemami i urządzeniami zewnętrznymi, przez co doskonale sprawdza się jako element infrastruktury w nowoczesnym magazynie.

Wdrożenie dedykowanego systemu WMS w magazynie przynosi wymierne korzyści operacyjne i finansowe. Poniżej przedstawiamy średnie wskaźniki, które są istotne z perspektywy zarządu:

Choć WMS bez wątpienia oferuje nieporównywalnie większe możliwości w zakresie zarządzania logistyką magazynową, nie każda firma musi decydować się na jego wdrożenie. W przypadku niektórych przedsiębiorstw moduł magazynowy ERP zapewni bowiem wystarczającą efektywność. Kiedy zatem warto zdecydować się na wdrożenie WMS, a kiedy na rozbudowę systemu ERP? Głównymi czynnikami, które będą miały na to wpływ, są wielkość i złożoność magazynu, specyfika branży i procesów oraz budżet i strategia rozwoju organizacji.

Moduł magazynowy ERP sprawdzi się bowiem przede wszystkim w przypadku małych, niedysponujących zbyt dużym budżetem firm, w których procesy magazynowe są stosunkowo proste. Co jednak istotne, nawet takie organizacje powinny rozważyć wybór dedykowanego systemu WMS, jeśli ich strategia zakłada dynamiczny rozwój, który będzie wymagał powiększenia magazynu i usprawnienia procesów zarządzania przepływem towarów.

System WMS to oprogramowanie sprawdzające się tam, gdzie niezbędne jest zapewnienie jak największej efektywności procesów magazynowych. Na to rozwiązanie bez wątpienia powinny zdecydować się firmy posiadające duże, złożone magazyny i potrzebujące możliwości optymalnego rozmieszczania towarów, łatwej inwentaryzacji czy szybkiego realizowania zamówień. Będzie on również konieczny, jeśli musimy wykonać płynną integrację z zewnętrznymi urządzeniami (skanery, czytniki, automaty sprzętowe). Warto jednak pamiętać o tym, że największe korzyści osiągną te firmy, które zdecydują się na wdrożenie ERP i WMS i zintegrują ze sobą obydwa systemy.

Integracja WMS i ERP to rozwiązanie, które pozwoli na cyfryzację magazynu oraz zapewni płynny obieg danych i dokumentów, co jest dziś kluczem do osiągnięcia maksymalnej efektywności logistyki firmowej. Dzięki połączeniu ze sobą obu systemów nie tylko usprawnimy poszczególne zadania, ale przede wszystkim zyskamy pełną kontrolę nad wszystkimi najważniejszymi procesami biznesowymi.

Dzięki wykonaniu takiej integracji nie będziemy musieli kilkukrotnie wprowadzać danych do różnych systemów – będą one bowiem przenoszone automatycznie. To pozwoli na redukcję błędów w magazynie, usprawnienie komunikacji i znaczące zwiększenie efektywności operacyjnej.

Wybierając system do zarządzania magazynem, warto więc sprawdzić, jakie możliwości integracji będzie on zapewniał. W przypadku Asiston WMS możliwości te są niemalże nieograniczone – w ramach wdrożeń dla naszych klientów zintegrowaliśmy nasze rozwiązania między innymi z:

• SubiektGT,
• Subiekt nexo,
• NAVIREO,
• COMARCH ERP XL,
• COMARCH ERP Optima,
• SAP,
• IFS,
• Symfonia,
• Enova365,
• Wapro ERP.

O czym podczas implementacji nowego rozwiązania pamiętać powinny zatem firmy korzystające z ERP i WMS? Przede wszystkim o zachowaniu dobrych praktyk wdrożeniowych, takich jak:

• dokładne przeanalizowanie procesów przed wdrożeniem;
• wybór skalowalnego systemu;
• zaplanowanie szkoleń dla pracowników;
• skuteczne zarządzanie zmianą i zapewnianie wsparcia dla pracowników;
• stopniowe wdrażanie i testowanie procesów;
• monitorowanie efektów i ciągła optymalizacja systemu.

Stopień wygody użytkowania, jaką system zapewnia pracownikom, jest często niedocenianym aspektem systemów WMS i ERP. To jednak duży błąd. To od ergonomii i intuicyjności oprogramowania zależeć będzie bowiem to, jak szybko zatrudnione osoby zaczną w pełni wykorzystywać możliwości systemu. Czynniki takie jak dopasowanie do potrzeb pracowników, poziom złożoności interfejsu, zapewniane wsparcie mobilne czy dostęp do informacji w czasie rzeczywistym będą także wpływać na motywację i zaangażowanie operatorów, co bezpośrednio przełoży się na efektywność ich pracy.

Jeszcze inną kwestią, która w ogromnym stopniu przekłada się na sukces wdrożenia, jest oferowany przez systemy poziom bezpieczeństwa. Podczas projektowania oprogramowania musimy więc zadbać przede wszystkim o to, by zapewniało ono najwyższe standardy ochrony danych osobowych, w tym między innymi zgodność z regulacjami takimi jak RODO. Nie możemy także zapomnieć o odporności systemów na różnego rodzaju awarie. Kluczowe będzie tu między innymi zapewnienie wykonywania regularnych backupów, czyli kopii bezpieczeństwa danych.

Wiedza na temat typowych problemów związanych z implementacją systemu magazynowego pomoże nam lepiej przygotować się do zmian i uniknąć poszczególnych pułapek. Podsumujmy zatem najczęstsze błędy występujące podczas wyboru systemów i procesu ich wdrażania. Zaliczyć możemy do nich przede wszystkim:

• niedostateczną analizę potrzeb i procesów,
• zbyt szybkie wdrożenie bez fazy testów,
• niedostosowanie systemu do potrzeb pracowników,
• brak zaangażowania użytkowników końcowych,
• niewłaściwy dobór systemu do specyfiki działalności.

Profesjonalne systemy WMS oraz moduły magazynowe ERP w różnym stopniu wspierają zarządzanie magazynem. Zarówno jedno, jak i drugie rozwiązanie ma swoje zalety. Moduł ERP będzie jednak dobrym wyborem głównie w przypadku małych firm, w których procesy magazynowe nie są zbyt złożone. Średnie i duże przedsiębiorstwa oraz małe organizacje planujące szybki rozwój będą mogły zyskać znacznie więcej możliwości dzięki wdrożeniu dedykowanego systemu WMS.

Zanim zdecydujemy się na konkretne rozwiązanie, musimy więc realnie ocenić swoją obecną sytuację i perspektywy rozwoju. Dopiero po tym będziemy mogli prawidłowo porównać ze sobą poszczególne oferty dostawców oprogramowania i ocenić je pod kątem dopasowania do naszych potrzeb. Tylko takie podejście zapewni nam natomiast prawdziwe korzyści.

Jeśli nie masz pewności, jaki system najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie, warto zapoznać się z rozwiązaniami wdrażanymi przez inne przedsiębiorstwa o podobnej charakterystyce. Pomocne będą w tym między innymi opisy naszych realizacji. Nieocenionym wsparciem mogą okazać się tu także konsultacje ze specjalistami. Jeżeli potrzebujesz więc pomocy w wyborze systemu, zachęcamy do kontaktu z ekspertami Asiston!

1. WMS czy ERP – co wybrać do zarządzania magazynem?

ERP sprawdzi się w firmach z prostymi procesami magazynowymi i niewielką skalą działalności. WMS jest dedykowany do bardziej złożonych operacji, gdzie liczy się automatyzacja, szybka kompletacja i integracja z urządzeniami magazynowymi.

2. Czy moduł magazynowy ERP wystarczy w małej firmie?

Tak, jeśli procesy logistyczne są proste – np. ewidencja stanów i wystawianie dokumentów magazynowych. Jeśli firma planuje szybki rozwój lub obsługuje dużą liczbę zamówień, lepszym wyborem będzie dedykowany system WMS.

3. Jakie są różnice między WMS a ERP?

ERP obejmuje wszystkie procesy biznesowe w firmie (finanse, sprzedaż, HR, księgowość). WMS koncentruje się na logistyce i zapewnia funkcje takie jak śledzenie przepływu towarów, optymalizacja ścieżek kompletacji, cross-docking, inwentaryzacja czy integracja z automatyką magazynową.

4. Kiedy wdrożyć system WMS w firmie?

WMS warto wdrożyć, gdy ERP nie nadąża za skalą działalności – np. rośnie liczba zamówień, magazyn staje się bardziej złożony, a czas realizacji musi być krótszy. To także konieczność, gdy firma wchodzi w automatyzację procesów.

5. Czy system WMS można zintegrować z ERP?

Tak – integracja WMS i ERP to najczęstszy scenariusz. WMS obsługuje logistykę magazynową, a ERP procesy biznesowe. Dzięki integracji dane przepływają automatycznie, co ogranicza błędy, przyspiesza obsługę zamówień i zwiększa efektywność całej organizacji.

6. Ile kosztuje wdrożenie systemu WMS w Polsce?

Koszt zależy od skali projektu. W małych firmach zaczyna się od kilkudziesięciu tysięcy złotych, a w dużych magazynach może sięgać kilkuset tysięcy złotych. Średni czas zwrotu z inwestycji (ROI) to 18–24 miesiące.

7. Jakie są korzyści z wdrożenia WMS?

Najważniejsze to: redukcja błędów w magazynie nawet o 70%, szybsza kompletacja zamówień, lepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej, pełna kontrola nad zapasami, wsparcie dla automatyzacji i poprawa poziomu obsługi klienta (SLA > 95%).

8. Jakie błędy popełniają firmy przy wyborze WMS lub ERP?

Do najczęstszych należą: brak analizy procesów przed wdrożeniem, wybór zbyt prostego rozwiązania niedopasowanego do potrzeb, pominięcie szkoleń pracowników, brak fazy testów oraz nieuwzględnienie przyszłego rozwoju firmy.