System logistyczny w przedsiębiorstwie – definicja, elementy, klasyfikacja i znaczenie operacyjne

System logistyczny to zbiór wzajemnie powiązanych elementów (transportu, magazynowania, zapasów, opakowań, przepływu informacji oraz obsługi zamówień) zorganizowanych tak, aby zapewnić przepływ towarów i informacji od dostawcy do odbiorcy końcowego przy jak najniższym koszcie i ryzyku.

System logistyczny przedsiębiorstwa obejmuje:

• procesy fizyczne (przemieszczanie i składowanie),
• procesy informacyjne (planowanie, sterowanie, kontrola).

System logistyczny definicja zakłada, że mamy do czynienia z układem otwartym, który wymienia zasoby z otoczeniem, czyli dostawcami, odbiorcami, przewoźnikami i jednocześnie podlega wewnętrznemu sterowaniu. Jeśli którykolwiek z elementów systemu logistycznego działa w oderwaniu od pozostałych, powstaje wąskie gardło, ponieważ zapasy rosną w jednym miejscu łańcucha, a brakuje ich w innym.

W przedsiębiorstwach produkcyjnych i dystrybucyjnych systemy logistyczne zapewniają sprawny przepływ materiałów, produktów i informacji.

Jakie są systemy logistyczne?

• system logistyczny zaopatrzenia,
• system logistyczny produkcji,
• system logistyczny dystrybucji.

Każdy system odpowiada za inny etap przepływu towarów i informacji. Systemy logistyczne można też podzielić według ich funkcji. Wyróżnia się wtedy:

• system transportowy,
• system magazynowy,
• system zapasów,
• system informacyjny.

Wszystkie te elementy współpracują ze sobą i tworzą jeden system logistyczny. Podział zależy także od skali działania. System mikrologistyczny obejmuje jedno przedsiębiorstwo, natomiast system makrologistyczny dotyczy większego obszaru, np. całej branży lub regionu. W dużych firmach poszczególne systemy są ze sobą zintegrowane, co ułatwia zarządzanie przepływem towarów i informacji oraz poprawia kontrolę nad całym łańcuchem dostaw.

Elementy systemu logistycznego dzieli się zwykle na pięć powiązanych grup. Każda z nich odpowiada za inny fragment przepływu towaru i informacji, a jej zaburzenie przekłada się na konkretną konsekwencję operacyjną i finansową.

1. Transport – przemieszczanie towaru między ogniwami łańcucha. Jeśli transport jest źle zaplanowany, to czas dostawy rośnie, a to bezpośrednio wpływa na poziom zapasów bezpieczeństwa, które firma musi utrzymywać.
2. Magazynowanie – składowanie zapasów oraz operacje przyjęcia, kompletacji i wydania. Błędy na tym etapie przekładają się na wydłużony czas realizacji zamówienia.
3. Zapasy – bufor pomiędzy podażą a popytem. Jeśli poziom zapasów nie jest kontrolowany w czasie rzeczywistym, firma zamraża kapitał obrotowy albo traci sprzedaż z powodu braków.
4. Opakowania i pakowanie – wpływają na koszt transportu, bezpieczeństwo towaru oraz szybkość kompletacji.
5. Przepływ informacji – dane o zamówieniach, stanach magazynowych, statusach produkcji i dostaw. To właśnie ten element systemu logistycznego decyduje o tym, czy pozostałe cztery działają spójnie, czy niezależnie od siebie.

Jeśli firma inwestuje w transport i magazyn, ale pomija integrację informacyjną między nimi, to efekt jest odwrotny do zamierzonego, ponieważ rośnie liczba błędów, a nie poziom kontroli.7

Podział systemów logistycznych można prowadzić według kilku kryteriów. Najczęściej spotykane są następujące system logistyczny schematy:5

Ten podział systemów logistycznych ma praktyczne znaczenie, ponieważ wpływa na sposób zarządzania firmą. Wsparcia odpowiednich narzędzi wymagają zazwyczaj systemy działające w zmiennych warunkach oraz firmy zarządzające wieloma magazynami, oddziałami lub spółkami. Dzięki temu łatwiej kontrolować zapasy, przepływ towarów i planować działania.

Fazowy system logistyczny przedstawia przepływ towarów w trzech głównych etapach cyklu gospodarczego:

1. Logistyka zaopatrzenia – obejmuje zakup surowców i komponentów od dostawców oraz planowanie dostaw zgodnie z harmonogramem produkcji.
2. Logistyka produkcji – dotyczy przepływu materiałów i półproduktów wewnątrz przedsiębiorstwa, od magazynu surowców aż do magazynu wyrobów gotowych.
3. Logistyka dystrybucji – obejmuje dostarczenie gotowych produktów do odbiorców, w tym magazynowanie wyrobów gotowych, transport oraz realizację i obsługę zamówień klientów.

Jeśli jedna z tych faz jest zarządzana w oderwaniu od pozostałych (co zdarza się dość często, gdy dział zakupów, produkcja i dystrybucja korzystają z odrębnych arkuszy zamiast wspólnego źródła danych) to firma traci zdolność prognozowania i reaguje na zdarzenia zamiast je przewidywać.

Funkcjonalny system logistyczny to zgrupowany układ ludzi, procesów, zasobów oraz technologii, którego zadaniem jest sprawne planowanie, organizowanie, realizowanie i kontrolowanie przepływu materiałów, informacji oraz produktów. Jego prawidłowe funkcjonowanie pozwala na efektywne zarządzanie procesami logistycznymi, ograniczenie kosztów oraz zwiększenie satysfakcji klientów.

Podstawowe funkcje systemu logistycznego:

• Zaopatrzenie – planowanie oraz realizacja dostaw surowców i materiałów niezbędnych do produkcji.
• Transport – przemieszczanie towarów pomiędzy poszczególnymi ogniwami łańcucha dostaw.
• Magazynowanie – przechowywanie produktów oraz organizacja procesów magazynowych.
• Zarządzanie zapasami – utrzymywanie optymalnego poziomu zapasów przy jednoczesnym ograniczaniu kosztów ich utrzymania.
• Przetwarzanie zamówień – przyjmowanie, kompletowanie i realizacja zamówień klientów.
• Dystrybucja – dostarczanie gotowych produktów do odbiorców końcowych.
• Przepływ informacji – gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie informacji niezbędnych do planowania oraz podejmowania decyzji logistycznych.

Cechy funkcjonalnego systemu logistycznego:

• efektywność kosztowa,
• terminowość realizacji dostaw,
• elastyczność i zdolność dostosowywania się do zmieniających się warunków,
• niezawodność procesów logistycznych,
• integracja wszystkich elementów systemu,
• wysoka jakość obsługi klienta.

Głównym celem funkcjonalnego systemu logistycznego jest zapewnienie, aby właściwy produkt trafił do właściwego klienta, we właściwej ilości, we właściwe miejsce i we właściwym czasie, przy jednoczesnym zachowaniu możliwie najniższych kosztów realizacji procesów logistycznych.

Cechy systemu logistycznego, które odróżniają dojrzałe rozwiązanie od zbioru przypadkowych procesów, to między innymi:

• integralność – wszystkie elementy systemu logistycznego działają na wspólnych danych, a nie na osobnych, ręcznie synchronizowanych plikach,
• elastyczność – system reaguje na zmianę wolumenu zamówień bez konieczności przebudowy struktury,
• sterowalność – decyzje operacyjne można podejmować na podstawie danych w czasie zbliżonym do rzeczywistego, a nie na podstawie raportu sprzed tygodnia,
• mierzalność – każdy etap przepływu towaru i informacji można ocenić za pomocą wskaźnika operacyjnego,
• skalowalność – system logistyczny przedsiębiorstwa rośnie wraz z liczbą lokalizacji, spółek i kanałów sprzedaży, bez konieczności wymiany całej architektury.

Firmy, które planują ekspansję o nowe magazyny lub spółki zależne, powinny sprawdzić te cechy systemu logistycznego przed podjęciem decyzji o wyborze narzędzia, ponieważ zmiana architektury w trakcie wzrostu jest zwykle droższa niż jej wcześniejsze zaprojektowanie.

Znaczenie transportu w systemach logistycznych wynika z tego, że jest to element najbardziej widoczny dla klienta końcowego, ponieważ to on decyduje o terminowości dostawy. Transport w systemach logistycznych pełni jednak także funkcję ukrytą – buforuje różnice w tempie pracy poszczególnych ogniw łańcucha. Jeśli produkcja pracuje szybciej niż transport jest w stanie odebrać wyroby gotowe, magazyn wyrobów gotowych zapełnia się ponad normę, a to ogranicza przestrzeń operacyjną i zwiększa czas kompletacji kolejnych zamówień.

Warto też odnotować, że według wytycznych GS1 dotyczących identyfikacji i śledzenia towarów, spójne oznaczenie jednostek logistycznych na etapie transportu jest warunkiem wstępnym pełnej identyfikowalności w łańcuchu dostaw.

System logistyczny przedsiębiorstwa produkcyjnego przykład można opisać na bazie typowego zakładu wytwarzającego komponenty na zamówienie. Surowiec trafia do magazynu wejściowego, skąd jest pobierany zgodnie z harmonogramem produkcji. Półprodukty przemieszczają się między gniazdami produkcyjnymi, a gotowe wyroby trafiają do magazynu wysyłkowego, gdzie są kompletowane pod konkretne zamówienie klienta.

System logistyczny przedsiębiorstwa przykład tego typu pokazuje, dlaczego integracja WMS-MES-ERP jest architekturą, a nie pojedynczym modułem. Dane o dostępności surowca (WMS), postępie produkcji (MES) i zamówieniu klienta (ERP) muszą być widoczne w jednym miejscu, aby dział planowania mógł podjąć decyzję bez telefonowania między działami.

Jakie są systemy logistyczne stosowane w takich zakładach? Najczęściej mieszane. Fazowy podział na zaopatrzenie, produkcję i dystrybucję nakłada się na funkcjonalny podział na transport wewnętrzny, magazynowanie międzyoperacyjne i magazynowanie wyrobów gotowych.

Projektowanie systemów logistycznych to proces polegający na opracowaniu struktury przepływu towarów i informacji jeszcze przed jej wdrożeniem w narzędziach informatycznych. Inżynieria systemów logistycznych obejmuje analizę przepustowości poszczególnych węzłów, wyznaczanie lokalizacji punktów buforowania zapasów oraz dobór odpowiednich metod realizacji zamówień.

Dobre projektowanie systemów logistycznych zakłada, że zmiana w jednym elemencie, np. wprowadzenie nowego kanału sprzedaży e-commerce, wymaga ponownej analizy pozostałych elementów systemu logistycznego, a nie tylko dołożenia kolejnego magazynu. Inżynieria systemów logistycznych korzysta tu z modeli przepływu, symulacji obciążenia oraz analizy wąskich gardeł, zanim padnie decyzja o wyborze konkretnego oprogramowania klasy WMS czy MES.

Krok 1 – Analiza obecnego przepływu towaru i informacji. Mapowanie punktów, w których dane są przepisywane ręcznie między systemami lub arkuszami.

Krok 2 – Identyfikacja wąskich gardeł. Wskazanie miejsc, w których czas oczekiwania na informację przekłada się na czas oczekiwania klienta.

Krok 3 – Określenie docelowej struktury podsystemów. Decyzja czy transport, magazynowanie i produkcja mają wspólny system sterowania, czy pozostają rozdzielone.

Krok 4 – Dobór architektury IT. Wybór modelu integracji ERP-WMS-MES odpowiadającego skali i strukturze organizacyjnej (jedna spółka, wiele spółek, wiele oddziałów).

Krok 5 – Wdrożenie etapowe. Uruchomienie kolejnych elementów systemu logistycznego w małych krokach, z kontrolą efektów na każdym etapie.

Nie każda firma potrzebuje gruntownej przebudowy procesów logistycznych. Są jednak sytuacje, w których dotychczasowy sposób zarządzania przestaje nadążać za rozwojem przedsiębiorstwa, a rosnąca liczba operacji zaczyna wpływać na koszty, terminowość i jakość obsługi klientów. Poniżej sygnały mogą wskazywać, że nadszedł odpowiedni moment na analizę i modernizację systemu logistycznego.

• Liczba lokalizacji magazynowych lub produkcyjnych rośnie szybciej niż zdolność zespołu do ręcznej koordynacji.
• Dane o stanach magazynowych różnią się między systemem a stanem faktycznym.
• Czas realizacji zamówienia wydłuża się mimo braku wzrostu wolumenu.
• Firma planuje wejście w nowy kanał sprzedaży (np. e-commerce) obok kanału B2B.
• Struktura właścicielska obejmuje kilka spółek na wspólnym NIP-ie lub grupę kapitałową.
• Transport i magazyn są planowane niezależnie od harmonogramu produkcji.

W praktyce firmy przebudowujące system logistyczny przedsiębiorstwa produkcyjnego coraz częściej stawiają na architekturę, która łączy WMS i MES zamiast pojedynczych, niezależnych narzędzi. Asiston specjalizuje się w systemach WMS i MES projektowanych jako spójna architektura, a nie zestaw osobnych systemów, co pozwala uniknąć sytuacji, w której transport, magazyn i produkcja korzystają z różnych źródeł danych. Licencjonowanie na NIP firmy oraz możliwość wdrażania etapowego sprawiają, że system logistyczny można rozbudowywać wraz ze wzrostem liczby lokalizacji i spółek, bez wymiany całej architektury IT.

System logistyczny przedsiębiorstwa nie jest zbiorem niezależnych procesów, lecz architekturą, w której transport, magazynowanie, zapasy i informacja wpływają na siebie wzajemnie. Podział systemów logistycznych (fazowy, funkcjonalny czy według zasięgu działania) pomaga uporządkować analizę, ale decyzja o wyborze narzędzia powinna wynikać z oceny dojrzałości obecnego systemu, nie z mody na konkretną kategorię oprogramowania. W perspektywie kilku lat firmy, które projektują system logistyczny jako spójną architekturę WMS-MES-ERP, zyskują przewagę w kontroli kosztów i zdolności do skalowania bez wymiany całego środowiska IT. Brak takiej architektury oznacza natomiast rosnące koszty koordynacji wraz z każdą kolejną lokalizacją czy spółką dołączaną do struktury.75