System WMS (Warehouse Management System) to specjalistyczne oprogramowanie, które pozwala na optymalizację procesów magazynowych. Realizacja tego celu możliwa jest dzięki rozbudowanym funkcjonalnościom ułatwiającym czynności takie jak między innymi:

• przyjmowanie, wydawanie i składowanie towarów,
• kontrolowanie jakości,
• opracowywanie i drukowanie listów przewozowych,
• śledzenie historii towaru,
• przeprowadzanie inwentaryzacji.

Nowoczesny WMS jest dziś kluczem do utrzymania wymaganej efektywności procesów magazynowych. Jego wdrożenie pozwala przede wszystkim na skrócenie czasu przebiegu poszczególnych operacji, redukcję kosztów i ograniczenie pomyłek. Co jednak istotne, dostępne na rynku systemy takie jak Asiston WMS są ciągle udoskonalane i wyposażane w jeszcze bardziej zaawansowane funkcje, co umożliwia osiągnięcie dodatkowych korzyści.

Nowoczesny magazyn to nie tylko ogromna szansa na optymalizację pracy firmy, ale także konieczność ciągłego dostosowywania się do zmieniających się potrzeb rynku. Jak wybrać system WMS, który odpowie na współczesne wyzwania? W tym celu warto zdecydować się na zastosowanie procesu RFP, czyli na składanie zapytań ofertowych, oraz na staranne testowanie poszczególnych rozwiązań. Jakie konkretne kryteria warto jednak uwzględniać w czasie testów? Uwagę warto zwrócić przede wszystkim na to, czy system magazynowy zapewnia:

• możliwość jak najszerszej automatyzacji i uproszczenia pracy;
• precyzyjne dopasowanie do procesów magazynowych i branży;
• bezpieczeństwo danych i zgodność z regulacjami (RODO, ISO);
• możliwość integracji z innymi systemami (ERP, platformy sprzedażowe);
• łatwość konfiguracji;
• elastyczność i skalowanie systemu.

Przy wyborze WMS kluczowe są: zwrot z inwestycji (ROI), koszt całkowity utrzymania (TCO) i wpływ na customer experience.

Gartner podkreśla, że firmy, które wdrożyły WMS zintegrowany z ERP i e-commerce, osiągają średnio o 20–25% wyższą rotację zapasów niż konkurencja.

Konieczność rozbudzenia w pracownikach gotowości to zmian to nie jedyne wyzwanie związane z implementacją systemu WMS. Gdy zdecydujemy się na takie wdrożenie, będziemy musieli bowiem również starannie i szczegółowo zaplanować każdy etap tego procesu.

Jednym z bardzo ważnych zadań będzie wybór typu wdrażanego oprogramowania. Zdecydować będziemy mogli się na systemy w modelu on-premise (instalowane na własnej infrastrukturze firmy) lub chmurowe. Które rozwiązanie sprawdzi się lepiej? To zależy od specyfiki konkretnej organizacji. System on-premise zapewnia zwykle większą kontrolę nad danymi, ale jego wdrożenie jest droższe, a jego obsługa wymaga posiadania odpowiedniego sprzętu (którego utrzymanie również może kosztować). Oprogramowanie chmurowe jest natomiast tańsze i zapewnia dużą elastyczność oraz skalowalność. Jego stosowanie daje jednak nieco mniejszą kontrolę nad danymi.

Bardzo ważną kwestią jest także prawidłowe zaplanowanie kosztów oraz wyznaczenie wskaźników KPI i sposobów obliczania zwrotu z inwestycji. Na tym etapie musimy pamiętać o tym, by poza obliczeniem wydatków związanych z samym wdrożeniem (licencja, przygotowanie i implementacja systemu) uwzględnić również koszty ukryte, takie jak migracja danych, szkolenia czy wsparcie podczas wdrożenia i po zakończeniu całego procesu.

Podczas planowania wdrożenia WMS nie możemy zapominać o uwzględnieniu integracji, które będziemy chcieli wykonać. Z jakimi systemami warto jednak połączyć implementowane oprogramowanie? Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta. Bardzo ważne będzie z pewnością wykonanie integracji WMS z ERP oraz integracji WMS z systemami sprzedaży. Ze względu na to, że infrastruktura każdej firmy wygląda inaczej, do wskazania innych przydatnych połączeń niezbędne będzie przeanalizowanie konkretnego przypadku.

Pamiętać musimy o tym, że ważne jest nie tylko to, jakie elementy infrastruktury ze sobą połączymy, ale również to, w jaki sposób to zrobimy. Integracja WMS musi bowiem zapewniać nam zarówno wysoką wydajność procesów, jak i bezpieczeństwo danych. To dlatego cały proces powinien zostać zaplanowany z uwzględnieniem dobrych praktyk integracji oraz odpowiednio dobranych standardów i protokołów, spośród których warto wymienić między innymi:

• Integrację poprzez API (Application Programming Interface), w tym REST API, umożliwiającą bezpośrednią i elastyczną wymianę danych w czasie rzeczywistym pomiędzy systemami ERP, WMS oraz innymi aplikacjami. API pozwala na synchronizację stanów magazynowych, automatyczne przetwarzanie zamówień i aktualizację dokumentów przewozowych. Dzięki temu procesy magazynowe stają się bardziej automatyczne, a błędy zostają
• Wymianę danych z wykorzystaniem standardów EDI (Electronic Data Interchange), tradycyjne i szeroko stosowane rozwiązanie, oparte na ustandaryzowanych formatach i protokołach, które umożliwiają wymianę dokumentów handlowych i logistycznych. EDI działa asynchronicznie, przetwarzając dane wsadowo, co sprawdza się dobrze w długoterminowej, stabilnej współpracy między firmami.
• WebService, czyli usługi sieciowe, które umożliwiają komunikację i wymianę danych pomiędzy systemami przez internet z wykorzystaniem protokołów SOAP lub RESTful. To rozwiązanie jest szczególnie korzystne w integracjach chmurowych i środowiskach rozproszonych.
• Łączenie na poziomie bazy danych oraz wykorzystanie narzędzi middleware, jak Enterprise Service Bus (ESB), które tworzą centralną warstwę wymiany danych między aplikacjami, zapewniając standaryzację i bezpieczeństwo przepływu informacji.
• Połączenie elastycznego API z niezawodnym EDI daje firmom możliwość efektywnej wymiany danych zarówno wewnątrz organizacji, jak i z partnerami handlowymi, zwiększając automatyzację i skalowalność procesów logistycznych oraz magazynowych.

Systemy WMS pozwalają na znaczące ograniczenie pomyłek i minimalizację płynących z nich strat. Nie oznacza to jednak, że korzystając z nich, możemy ignorować kwestię zarządzania ryzykiem.

Integracja systemów WMS z ERP i narzędziami logistycznymi wymaga szczególnej dbałości o bezpieczeństwo danych i zgodność z obowiązującymi regulacjami. Wdrożenie odpowiednich mechanizmów ochronnych jest niezbędne, aby zabezpieczyć firmę przed cyberzagrożeniami i zapewnić poufność informacji.

Jak zatem powinno wyglądać zarzadzanie bezpieczeństwem i compliance w przypadku nowoczesnego WMS? Ważne będzie tu między innymi zapewnienie szyfrowania danych oraz wdrożenie wielopoziomowej autoryzacji użytkowników. Dodatkowo pamiętać musimy o prowadzeniu regularnych audytów systemu i eliminowaniu wszelkich problemów związanych z bezpieczeństwem.

Kluczowe działania obejmują:

• Szyfrowanie danych przesyłanych pomiędzy systemami za pomocą protokołów TLS/SSL, które chronią przed przechwyceniem informacji podczas transferu.
• Wielopoziomową autoryzację dostępu do interfejsów integracyjnych, np. wykorzystując API keys, tokeny oraz mechanizmy OAuth, aby zapewnić dostęp tylko uprawnionym użytkownikom i aplikacjom.
• Regularne audyty i monitoring ruchu danych, które pozwalają wykrywać nietypowe zachowania i zapobiegać próbom nieautoryzowanego dostępu.
• Zgodność z regulacjami prawnymi, takimi jak RODO czy normy ISO związane z bezpieczeństwem informacji, która wymaga wdrożenia polityk ochrony danych i dokumentacji procesów bezpieczeństwa.
• Ochronę przed atakami typu man-in-the-middle czy DDoS, które mogą zakłócić działanie integracji i narazić firmę na straty operacyjne.

Tylko kompleksowe podejście do bezpieczeństwa i compliance pozwala cieszyć się pełnią korzyści płynących z integracji WMS z innymi systemami, minimalizując jednocześnie ryzyko operacyjne.

Gdy mówimy o łączeniu ze sobą poszczególnych systemów, nie możemy zapominać o jeszcze jednej kwestii, jaką jest integracja z firmami kurierskimi. To między innymi tutaj ujawnia się ważna zależność między nowoczesnym WMS a e-commerce – firmy, które wykorzystują innowacyjne rozwiązania w tym zakresie, zyskują bowiem znaczącą przewagę konkurencyjną.

Dzięki wdrożeniu modułu kurierskiego WMS (takiego jak Asiston Kurierzy) proces wysyłki i śledzenia paczek jest maksymalnie uproszczony. Firmy zyskują także możliwość błyskawicznego generowania etykiet czy automatycznego wyboru dostawcy na podstawie określonych kryteriów (cena, czas dostawy, dostępność opcji), co skraca czas potrzebny na realizację wysyłek i minimalizuje ryzyko błędów.

Wiele systemów WMS oferuje zestaw funkcjonalności, który okaże się wystarczający dla typowych przedsiębiorstw. Musimy jednak pamiętać o tym, że istnieją również innowacyjne firmy, których strategie wykraczają poza obecne standardy. Takie organizacje już teraz na szeroką skalę wykorzystują rozwiązania takie jak na przykład roboty AGV (Automated Guided Vehicle), technologia IoT, czujniki czy systemy automatycznego pobierania i sortowania. W ich przypadku standardowe oprogramowanie okaże się niewystarczający – konieczne będzie zatem wdrożenie innowacyjnego i dającego szerokie możliwości integracji systemu takiego jak Asiston WMS.

Implementacja nowoczesnych systemów WMS płynnie połączonych z infrastrukturą firmową to nie tylko teoria – obecnie to już rzeczywistość dla wielu polskich firm. Świetnym przykładem tego jest wdrożony przez nas system magazynowy dla producenta mebli na wymiar Topeshop.

Przedsiębiorstwo to początkowo opierało swoje procesy magazynowe na arkuszach kalkulacyjnych. Metoda ta nie była jednak dopasowana do tempa rozwoju firmy i przyczyniała się do powstawania licznych błędów, które skutkowały opóźnieniami i reklamacjami. To dlatego firma zdecydowała się na wdrożenie nowoczesnego systemu WMS Asiston wyposażonego między innymi w moduły przyjęć i wydań magazynowych, zarządzania użytkownikami, historii towarów, zmian lokalizacji i rabatów. Dodatkowo oprogramowanie zostało zintegrowane z ERP i urządzeniami mobilnymi.

Ta istotna zmiana, jaką była implementacja tak kompleksowego systemu, w ogromnym stopniu wpłynęła na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dzięki wdrożeniu i integracji Topeshop udało się bowiem ustandaryzować dokumentację oraz zautomatyzować i usprawnić liczne procesy, co znacząco wpłynęło na efektywność operacyjną i pozwoliło na redukcję kosztów i minimalizację liczby błędów. Więcej na temat korzyści płynących z implementacji nowoczesnych systemów WMS przeczytać można w pełnym opisie naszej realizacji dla Topeshop oraz projektów wykonanych dla naszych innych klientów – na przykład Krakfach czy VeggieFresh.

Kluczowym elementem każdej inwestycji jest ocena jej efektywności. Jak to jednak zrobić w przypadku wdrożenia i integracji systemu WMS? Konieczne będzie tu przede wszystkim śledzenie kluczowych wskaźników efektywności, które powinny zostać wyznaczone najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem prac. Jakie mogą być to wskaźniki? Na rzetelną ocenę zwrotu z inwestycji pozwoli monitorowanie zmian w obszarach takich jak między innymi:

KPI dla zarządu

• ROI z inwestycji → czas zwrotu (średnio 18–24 miesiące).
• Zmniejszenie kosztów operacyjnych → do 20%.
• Zwiększenie poziomu obsługi klienta → SLA > 95%.

KPI dla menadżerów/kierowników:

• Średni czas kompletacji (np. 12 min → 7 min).
• Liczba błędów przy wydaniach (spadek z 2% do 0,5%).
• Efektywność wykorzystania przestrzeni (z 70% → 90%).

Weryfikowanie tych wskaźników nie tylko pozwoli na obliczenie ROI, ale także umożliwi precyzyjne monitorowanie procesów. Dzięki temu będziemy w stanie wdrożyć niezbędne zmiany, które wpłyną na jeszcze większy wzrost efektywności.

Wdrożenie nowoczesnego systemu WMS to doskonały sposób na automatyzację i usprawnienie procesów magazynowych. Aby oprogramowanie takie zapewniało nam jak najlepsze rezultaty, musi być ono przede wszystkim perfekcyjnie dopasowane do potrzeb konkretnej firmy i specyfiki branży, w której działa. Dotyczy to nie tylko typu systemu i technologii, na których będzie się on opierał, ale również funkcjonalności, w które będzie wyposażony.

Niezwykle ważne dla osiągnięcia jak najwyższego zwrotu z inwestycji będzie także prawidłowe przeprowadzenie wdrożenia i integracji. Będziemy musieli tu więc pamiętać przede wszystkim o starannym zaplanowaniu całego procesu, wyznaczeniu właściwych wskaźników KPI i odpowiedniej komunikacji z zespołem.

Podczas całego procesu implementacji, warto być świadomym najczęstszych błędów przy wdrażaniu WMS i wiedzieć, jak reagować na poszczególne wyzwania. Bardzo cenne okaże się tu śledzenie innych realizacji oraz korzystanie ze wsparcia ekspertów. Właśnie takie kompleksowe wsparcie podczas wdrożenia systemu Asiston WMS, integracji z innymi narzędziami i monitorowaniu efektywności inwestycji zapewniają nasi specjaliści. Dzięki temu cały proces implementacji przebiega płynnie, a oprogramowanie pozwala na realizację wszystkich wyznaczonych celów.