KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowa platforma do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur. KSeF integracja API odbywa się przez ściśle określone endpointy (konkretne adresy w API), które przyjmują dane według złożonej struktury, i nie ma w niej miejsca na przybliżenia, braki czy niezgodności między dokumentem sprzedażowym a tym, co faktycznie wyszło z magazynu. KSeF dokumentacja techniczna jasno określa obowiązkowe pola i ich format, a każde odstępstwo skutkuje odrzuceniem faktury.

Systemy WMS i MES odpowiadają zaś za jakość danych o ilościach, terminach, indeksach czy zgodności dokumentów, które trafiają do faktury. Jeśli WMS zarejestrował inne ilości niż te, które ERP próbuje zafakturować, program KSeF odrzuci dokument. Jeśli indeks produktu w zleceniu produkcyjnym nie zgadza się z tym na fakturze, efekt jest ten sam. KSeF nie poprawia danych, tylko je weryfikuje. To jest zmiana, której wiele firm jeszcze do końca nie poczuło.

Warto też rozumieć, że KSeF dokumentacja przechowywana jest po stronie administracji skarbowej przez 10 lat. Każda faktura wysłana przez e-faktury program staje się elementem rejestru, który urząd może porównać z danymi z innych źródeł. To dodatkowy argument za tym, by dane wysyłane przez KSeF integracja API były poprawne od samego początku, a nie korygowane później.

Wyobraź sobie standardowy dzień w firmie bez spójnej integracji WMS i ERP. Magazynier potwierdza wydanie w WMS. Ktoś eksportuje plik, potem ktoś inny go otwiera, przepisuje dane do ERP i wystawia fakturę. Między pierwszym a ostatnim krokiem jest kilka momentów, w których coś może pójść nie tak, literówka w indeksie, zaokrąglona ilość, pominięta jednostka miary. Wdrożenie KSeF w firmie przy takiej architekturze danych to receptura na systematyczne błędy. Do tej pory to działało, ponieważ system był wyrozumiały, ale integracja KSeF przez API wyrozumiała nie jest. Dane muszą być poprawne zanim trafią do API, i muszą pochodzić bezpośrednio z systemu operacyjnego. KSeF program nie ma trybu awaryjnego ani pola na ręczną notatkę. Ma za to wartość i walidację.

Największym ryzykiem jest brak integracji z KSeF opartej na danych bezpośrednio z systemu źródłowego. Wszystkie przedsiębiorstwa, które wdrożą ifirma KSeF integracja lub inne gotowe rozwiązanie bez wcześniejszego poukładania danych w WMS, przeniosą problem na wyższy poziom widoczności, zamiast wyciszać błędy, będą je eksponować w czasie rzeczywistym.

Dokument WZ powinien być podstawą faktury. W dobrze zintegrowanym środowisku generuje się on automatycznie po potwierdzeniu wydania w WMS i trafia do ERP bez żadnej ingerencji człowieka. W wielu firmach wygląda to inaczej, WZ jest drukowany, podpisywany, skanowany, a potem ręcznie wprowadzany do systemu finansowego. Gdy następnie trafia do programu e-faktur, zawiera błędy narosłe na każdym z tych etapów.

Rozwiązania takie jak ifirma, symfonia czy subiekt działają poprawnie w modelu, dla którego zostały zaprojektowane, czyli tam, gdzie dane są już spójne. Problemu z ich pomocą się nie naprawi, można go z ich pomocą co najwyżej zautomatyzować. Jeśli dane wejściowe są błędne, wfirma integracja z KSeF wyśle błędną fakturę szybciej i bez możliwości ręcznej korekty.

Symfonia integracja z KSeF również nie będzie skuteczna, jeśli dane WZ nie przechodzą automatycznie z WMS do ERP. Każde ręczne ogniwo w tym łańcuchu to punkt ryzyka. Integracja z KSeF na poziomie narzędziowym bez integracji na poziomie procesowym to załatanie dziury papierem, co jest wygodne, ale nietrwałe.

W firmach produkcyjnych dochodzi jeszcze jeden poziom złożoności. Faktura za wyrób gotowy musi odzwierciedlać konkretną partię produkcyjną, z numerem zlecenia, datą zakończenia, indeksem i ilością. Jeśli MES nie rejestruje tego w czasie rzeczywistym albo nie przekazuje danych do ERP automatycznie, cały proces fakturowania wraca do trybu ręcznego. Wdrożenie KSeF w firmie produkcyjnej bez tej integracji to budowanie na piasku.

To systemy WMS i MES odpowiadają za jakość danych o ilościach, terminach, indeksach czy zgodności dokumentów, które trafiają do faktury. Bez tej warstwy KSeF integracja API przyjmie dokument, ale jego treść nie będzie odzwierciedlać rzeczywistości. Dokumentacja KSeF jest przechowywana po stronie administracji skarbowej przez 10 lat. Zatem wszystko co zostało wysłane, dotarło do Ministerstwa Finansów.

Dlatego wdrożenie KSeF w firmie produkcyjnej powinno obejmować równoległy przegląd tego, jak MES przekazuje dane do ERP, nim sięgnie się po subiekt KSeF, wfirma integracja z KSeF czy jakiekolwiek inne e-faktury program. Kolejność ma znaczenie.

Zanim firma zacznie rozmawiać o wyborze konkretnego rozwiązania do integracji z KSeF, warto uczciwie ocenić, na którym poziomie dojrzałości integracyjnej aktualnie się znajduje. To pytanie nie dotyczy technologii, dotyczy tego, jak naprawdę przepływają dane między operacjami a fakturą. Wdrożenie KSeF w firmie na każdym z poniższych poziomów wygląda inaczej, i wymaga innego punktu startowego.

Poziom 1 – systemy pracują obok siebie

WMS i ERP działają niezależnie. Dane o wydaniach wędrują między nimi przez pliki, e-maile albo przez człowieka. Na tym poziomie wdrożenie KSeF w firmie wymaga najpierw naprawienia architektury danych, bez tego KSeF integracja będzie generować błędy systematycznie. Nie pomoże tu ani ifirma KSeF integracja, ani symfonia integracja z KSeF, ani żadne inne gotowe narzędzie.

Poziom 2 – integracja istnieje, ale nie nadąża za operacjami

WMS i ERP są połączone, ale synchronizacja odbywa się w partiach, raz na kilka godzin albo raz dziennie. Część dokumentów nadal wymaga ręcznej interwencji. KSeF program będzie działać, ale faktury wystawiane przed synchronizacją będą generować rozbieżności. Subiekt KSeF ani wfirma integracja z KSeF nie nadrobią opóźnień wynikających z niezsynchronizowanych systemów źródłowych. Wdrożenie KSeF w firmie na poziomie 2 wymaga najpierw skrócenia okna synchronizacji do trybu rzeczywistego.

Poziom 3 – dane przepływają automatycznie

WMS, MES i ERP są zintegrowane w czasie rzeczywistym. WZ generuje się po potwierdzeniu wydania. KSeF integracja API dostaje dane bez udziału człowieka. Wdrożenie KSeF w firmie na tym poziomie to kilka tygodni konfiguracji, nie kilka miesięcy naprawiania procesów. To poziom, przy którym integracja z KSeF staje się formalnością, a nie projektem transformacyjnym.

Firmy, które wdrożyły już ifirma KSeF integracja lub symfonia integracja z KSeF i napotkały problemy, najczęściej popełniły jeden z kilku błędów, i prawie zawsze nie był to błąd techniczny.

Pierwszy to przekonanie, że KSeF to projekt IT. Tymczasem wybór między wfirma integracja z KSeF a innym rozwiązaniem powinien być poprzedzony przeglądem procesów operacyjnych. Narzędzie dobiera się do procesu, a nieodwrotnie. KSeF program wybrany przed przeglądem procesów staje się często źródłem kolejnych problemów.

Drugi to skupienie się na konfiguracji KSeF integracja API przy jednoczesnym zignorowaniu jakości danych wejściowych. Błędy w indeksach, niezgodne ilości, brakujące atrybuty partii, to nie są problemy subiekt KSeF ani żadnego innego e-faktury program. To problemy WMS i MES, które KSeF ujawnia w sposób nieodwracalny.

Trzeci to brak zaangażowania operacji w projekt, który prowadzą finanse. Magazyn dowiaduje się o wdrożeniu KSeF w firmie na tydzień przed uruchomieniem. To wystarczy, żeby zapewnić sobie miesiące problemów po starcie. Integracja z KSeF musi być projektem współdzielonym, między operacjami, IT i finansami, nie delegowanym w całości do jednego działu. Warto pamiętać, że KSeF dokumentacja techniczna określa obowiązkową treść faktury, ale nie określa, jak firma powinna dojść do poprawnych danych. Odpowiedź na to pytanie leży w procesach firmy.

Firmy, które podejdą do integracji z KSeF od strony operacyjnej, zyskują więcej niż samą zgodność z przepisami. Wdrożenie KSeF w firmie przeprowadzone we właściwej kolejności, najpierw procesy, potem narzędzie, przynosi m.in.:

• Automatyczną ścieżkę od wydania towaru do faktury, która skraca cykl order-to-cash i przyspiesza moment, w którym można inicjować płatność.
• Eliminację ręcznego przepisywania danych, co redukuje liczbę błędów dokumentacyjnych i czas poświęcany na ich naprawianie po fakcie.
• Pełną historię dokumentów (WZ, faktura, potwierdzenie KSeF) w jednym miejscu, co znacznie obniża koszty obsługi kontroli i audytów.
• Ujednolicony standard danych w firmach wieloddziałowych, wdrożenie KSeF w firmie staje się punktem wyjścia do eliminacji „lokalnych” dokumentów.
• Lepszą jakość danych analitycznych, KSeF integracja wymusza porządek w indeksach produktowych i warunkach handlowych, co przekłada się na rzetelność raportów zarządczych.

Niezależnie od tego, czy planujesz wfirma integracja z KSeF, subiekt KSeF, symfonia integracja z KSeF czy własne rozwiązanie szyte na miarę, rozpoczęcie wdrożenia od strony operacyjnej jest uzasadnione, gdy:

• Firma wydaje towary z WMS i nie ma automatycznej synchronizacji z ERP.
• W procesie fakturowania jest choć jeden krok ręczny, przepisywanie, eksport pliku, korekta przed wysyłką.
• MES nie przekazuje danych o zleceniach produkcyjnych do ERP automatycznie.
• Faktury za różnych odbiorców mają różne warunki handlowe dokumentowane poza systemem.
• Zespół finansowy czeka na potwierdzenie danych od magazynu, zanim wystawi fakturę.
• Firma obsługuje więcej niż jeden oddział lub spółkę i planuje wdrożenie KSeF program we wszystkich naraz.

Firmy, które wybierają systemy klasy WMS i MES, coraz częściej traktują integracje z KSeF nie jako osobny projekt, lecz jako sprawdzian spójności całej architektury danych. To inne podejście niż wdrożenie e-faktury program na końcu istniejącego procesu. KSeF program wdrożony bez przepisania procesu to tylko szybszy sposób na poprawę tych samych błędów.

Asiston WMS i Asiston Produkcja (MES) są projektowane z myślą o integracji z systemami ERP klientów, tak, by dane o wydaniach, zleceniach i partiach trafiały do warstwy fakturowania bez ręcznych interwencji. KSeF integracja API otrzymuje dane, które są wynikiem automatycznego przepływu, nieręcznych eksportów i przepisywań. Wdrożenie KSeF w firmie, która wcześniej ułożyła przepływ danych na poziomie operacyjnym, jest zadaniem znacznie mniej złożonym.

Najtrudniejsza część, spójność danych między WMS, MES a ERP, jest już za nią. KSeF dokumentacja po stronie systemu Asiston jest przygotowywana z uwzględnieniem wymagań technicznych platformy, by integracja z KSeF nie wymagała od firm przeprojektowywania całej architektury w ostatniej chwili.

Największym ryzykiem w KSeF integracja jest brak integracji między systemami i ręczne przepisywanie danych. Wdrożenie KSeF w firmie wymusza automatyzację i uporządkowanie procesów. Firmy, które to zrealizują, odczują realne korzyści, takie jak mniejsza ilość błędów, szybsze rozliczenia i wyższa efektywność. Niezależnie od tego, czy wybiorą subiekt KSeF, ifirma KSeF integracja, wfirma integracja z KSeF, symfonia integracja z KSeF czy inne gotowe e-faktury program, podstawą sukcesu pozostaje jakość danych operacyjnych.

Największym błędem byłoby potraktowanie tego projektu jako jednorazowego obowiązku, ponieważ firmy, które zadbają o integracja z KSeF na poziomie operacyjnym, zbudują przy okazji architekturę danych, która posłuży im przez kolejne lata. Prawidłowe wdrożenie KSeF w firmie, przeprowadzone od strony operacyjnej, nie tylko finansowej, to także inwestycja w czytelność danych dla całej organizacji. KSeF integracja API wykonana rzetelnie, z uwzględnieniem warstwy WMS i MES, to inwestycja w ciągłość operacyjną, nie tylko w zgodność z prawem.