Krajowy system e-faktur, czyli KSeF. Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Na początku 2022 roku ruszył w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jak na razie użytkowanie systemu jest nieobowiązkowe i dobrowolne. Jednak zgodnie z przyjętą koncepcją przez Ministerstwo Finansów będzie to obowiązkowe od stycznia 2024 roku. KSeF będzie musiał obsłużyć ponad 2 mld faktur miesięcznie.
Z KSeF będzie mógł skorzystać niemalże każdy przedsiębiorca:
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- czynni podatnicy podatku VAT,
- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.
Aktualnie przedsiębiorcy mogą używać systemu dzięki upublicznionej w kwietniu Aplikacji Podatnika KSeF. Oprócz tego, Ministerstwo Finansów opracowało także API (interfejs programowania aplikacji). Pozwala on na zintegrowanie zewnętrznych programów księgowych z systemem.
Co to jest Krajowy system e-Faktur?
Krajowy system e-Faktur został wdrożony przez Ministerstwo Finansów. Jest systemem ogólnokrajowym, dzięki któremu właściciele firm mogą zarówno otrzymać jak i wystawiać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Mają one w pełni zastąpić faktury papierowe. Elektroniczne faktury przyjmują format .xml., który jest zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(1).
Po wprowadzeniu do systemu e-faktur wszystkich potrzebnych danych, przydzieli on dokumentowi unikatowy numer identyfikujący oraz oceni zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ma być uznana za wystawioną i doręczoną w dniu przyznawania przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego.
Autorzy krajowego systemu e-faktur zapewniają, że po całkowitym uruchomieniu będzie można przetworzyć ok. 100 mln faktur dziennie, a więc ok. 2,1 mld miesięcznie. System ma za zadanie przechowywać faktury przez 10 lat co sprawi, że zbierze ok. 30 PB danych.
Jakie korzyści KSeF daje przedsiębiorcom?
Ministerstwo zaplanowało serię korzyści związanych z wprowadzeniem w przedsiębiorstwie faktur ustrukturyzowanych m.in.:
Krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT
Krótszy okres zwrotu VAT (do 40 dni) będzie możliwy, gdy zostaną spełnione pewne warunki:
- Kwota podatku naliczonego lub jego nadwyżka, która została nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych nie przekroczy 3000 zł,
- Podatnik przez następne 12 miesięcy, poprzedzające okres, którego dotyczy wniosek:
- był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
- składał za każdy okres deklaracje VAT,
- posiadał rachunek bankowy, który został wykazany na Białej Liście.
Brak przymusu wydawania duplikatów faktury ustrukturyzowanej
Nie ma ryzyka, że faktura ustrukturyzowana trafiając do KSeF ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu.
Szansa na pomniejszenie podstaw opodatkowania VAT w rozliczeniowym okresie (w tym, w którym zostanie wystawiona faktura korygująca)
W fakturach korygujących in minus wystawionych w KSeF nie znajdą zastosowania przepisy wprowadzone przez Slim VAT w zakresie dokumentowania korekty (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT). To sprawia, że zarówno sprzedawcy jak i nabywcy będą mogli pomniejszyć podstawę opodatkowania VAT w okresie rozliczeniowym (w którym wystawiona zostanie faktura ustrukturyzowana korygująca) bez przymusu gromadzenia odpowiedniej dokumentacji.
Wygoda
Faktury elektroniczne będą wydawane zgodnie z jednym obowiązującym wzorcem. To sprawi, że będą bardzo łatwe w użyciu.
Standaryzacja
Wspólne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach będą znacznie łatwiejsze.
Od kiedy obowiązuje KSeF?
Ministerstwo Finansów wstępnie zaproponowało nieobowiązkowe przystąpienie do platformy KSeF. To dlatego w latach 2022-2023 wykorzystywanie systemu jest dobrowolne. Natomiast zgodnie z dokumentem Rady Unii Europejskiej obowiązkowy KSeF ma obowiązywać od 1 stycznia 2024 roku.
Pamiętajmy, że system e-faktur jest procesem kompleksowym i pochłaniającym wiele czasu, dlatego też jest to ostatni moment, aby dobrze zaplanować harmonogram wszystkich działań.
Założenia Krajowego Systemu e-Faktur
- Faktura będzie dokumentem wystawianym przez podatnika lub upoważnioną osobę (pracownika czy biuro rachunkowe) przy użyciu KSeF.
- Dokumenty będą wystawiane zgodnie z przyjętym wzorem (struktury logicznej) upowszechnionym przez Ministra Finansów.
- Będzie można je wystawić za pomocą odpowiednich narzędzi.
- W 2022 r. korzystanie z KSeF jest nieobowiązkowe
- Od października do grudnia 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż po to, aby odpowiednio przetestować nowe rozwiązanie.
- Otrzymywanie faktur z użyciem KSeF wymagać będzie akceptacji odbiorcy.
Najpopularniejsze wpisy
5 wyzwań kierownika magazynu
Zarządzanie magazynem jest kluczowym procesem, który nie tylko wymaga precyzji…
Co oznacza Cyfrowy Paszport Produktu…
UE zamierza wprowadzić mechanizm elektronicznych dokumentów, który pozwoli użytkownikom śledzić…
9 kroków do skutecznego wdrożenia…
Odkryj kluczowe kroki, które zapewnią efektywne wdrożenie systemu zarządzania magazynem…
Bezpieczeństwo w magazynie
Bezpieczeństwo w magazynie to podstawa działalności każdej firmy logistycznej. Zagrożenia…
Zobacz nasze realizacjeNasze realizacje
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system usprawniający zarządzanie obiegiem dokumentów oraz komunikację wewnętrzną w firmie.
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych z dedykowanym modułem handlowym w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.
Zaprojektowanie oraz wdrożenie nowoczesnej platformy sprzedażowej Asiston B2B.
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy internetową platformę sprzedaży B2B z zaawansowanym systemem cenników, rozbudowanym filtrowaniem oraz wielokoszykowością dla hurtowni części elektronicznych Micros.
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych z dedykowanym modułem handlowym w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.
Zaprojektowanie systemu do kontroli przyjęć i wydań magazynowych.
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy platformę B2B, której głównym celem jest zautomatyzowanie procesów sprzedażowych oraz zwiększenie zasięgu odbiorców, a także usprawnienie obsługi zamówień.
Celem zaprojektowania i wdrożenia platformy B2B jest zautomatyzowanie procesów sprzedażowych oraz zwiększenie zasięgu odbiorców, a także usprawnienie obsługi zamówień.
Wdrożenie systemu Asiston EOD miało na celu usprawnienie zarządzania, przechowywania oraz obiegu dokumentów, a także komunikacji wewnątrz firmy.
Głównym celem wprowadzenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów była potrzeba usprawnienia zarządzania obiegiem dokumentów oraz komunikacje wewnętrzną w firmie.
Zaprojektowanie oraz wdrożenie zaawansowanego systemu sprzedażowego, pozwalającego na dynamiczne dopasowanie do oczekiwań i potrzeb klienta
Wprowadziliśmy elektroniczny obieg informacji oraz dokumentów, ułatwiający komunikację i współpracę pomiędzy oddalonymi ośrodkami
Zaprojektowaliśmy oraz wdrożyliśmy system, który usprawnił i uporządkował pracę całego skupu, pozwalając rejestrować towary.
Zainteresowany wdrożeniem Systemu WMS w Twojej firmie? Porozmawiajmy.
Dane firmy
Asiston Sp. z o. o.
ul. Nad Przyrwą 13
35-234 Rzeszów
REGON: 061443359
NIP: 9212029007
KRS: 0000429107