Krajowy system e-faktur, czyli KSeF. Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Na początku 2022 roku ruszył w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jak na razie użytkowanie systemu jest nieobowiązkowe i dobrowolne. Jednak zgodnie z przyjętą koncepcją przez Ministerstwo Finansów będzie to obowiązkowe od stycznia 2024 roku. KSeF będzie musiał obsłużyć ponad 2 mld faktur miesięcznie.

faktury

Z KSeF będzie mógł skorzystać niemalże każdy przedsiębiorca:

  • przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
  • czynni podatnicy podatku VAT,
  • podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.

Aktualnie przedsiębiorcy mogą używać systemu dzięki upublicznionej w kwietniu Aplikacji Podatnika KSeF. Oprócz tego, Ministerstwo Finansów opracowało także API (interfejs programowania aplikacji). Pozwala on na zintegrowanie zewnętrznych programów księgowych z systemem.

Co to jest Krajowy system e-Faktur?

Krajowy system e-Faktur został wdrożony przez Ministerstwo Finansów. Jest systemem ogólnokrajowym, dzięki któremu właściciele firm mogą zarówno otrzymać jak i wystawiać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Mają one w pełni zastąpić faktury papierowe. Elektroniczne faktury przyjmują format .xml., który jest zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(1).

 

Po wprowadzeniu do systemu e-faktur wszystkich potrzebnych danych, przydzieli on dokumentowi unikatowy numer identyfikujący oraz oceni zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ma być uznana za wystawioną i doręczoną w dniu przyznawania przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego.

 

Autorzy krajowego systemu e-faktur zapewniają, że po całkowitym uruchomieniu będzie można przetworzyć ok. 100 mln faktur dziennie, a więc ok. 2,1 mld miesięcznie. System ma za zadanie przechowywać faktury przez 10 lat co sprawi, że zbierze ok. 30 PB danych.

Jakie korzyści KSeF daje przedsiębiorcom?

Ministerstwo zaplanowało serię korzyści związanych z wprowadzeniem w przedsiębiorstwie faktur ustrukturyzowanych m.in.:

 

Krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT

Krótszy okres zwrotu VAT (do 40 dni) będzie możliwy, gdy zostaną spełnione pewne warunki:

  1. Kwota podatku naliczonego lub jego nadwyżka, która została nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych nie przekroczy 3000 zł,
  2. Podatnik przez następne 12 miesięcy, poprzedzające okres, którego dotyczy wniosek:
  • był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
  • składał za każdy okres deklaracje VAT,
  • posiadał rachunek bankowy, który został wykazany na Białej Liście.

 

Brak przymusu wydawania duplikatów faktury ustrukturyzowanej

 

Nie ma ryzyka, że faktura ustrukturyzowana trafiając do KSeF ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu.

 

Szansa na pomniejszenie podstaw opodatkowania VAT w rozliczeniowym okresie (w tym, w którym zostanie wystawiona faktura korygująca)

 

W fakturach korygujących in minus wystawionych w KSeF nie znajdą zastosowania przepisy wprowadzone przez Slim VAT w zakresie dokumentowania korekty (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT). To sprawia, że zarówno sprzedawcy jak i nabywcy będą mogli pomniejszyć podstawę opodatkowania VAT w okresie rozliczeniowym (w którym wystawiona zostanie faktura ustrukturyzowana korygująca) bez przymusu gromadzenia odpowiedniej dokumentacji.

 

Wygoda

 

Faktury elektroniczne będą wydawane zgodnie z jednym obowiązującym wzorcem. To sprawi, że będą bardzo łatwe w użyciu.

 

Standaryzacja

 

Wspólne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach będą znacznie łatwiejsze.

Od kiedy obowiązuje KSeF?

Ministerstwo Finansów wstępnie zaproponowało nieobowiązkowe przystąpienie do platformy KSeF. To dlatego w latach 2022-2023 wykorzystywanie systemu jest dobrowolne. Natomiast zgodnie z dokumentem Rady Unii Europejskiej obowiązkowy KSeF ma obowiązywać od 1 stycznia 2024 roku.

Pamiętajmy, że system e-faktur jest procesem kompleksowym i pochłaniającym wiele czasu, dlatego też jest to ostatni moment, aby dobrze zaplanować harmonogram wszystkich działań.

KSeF

Założenia Krajowego Systemu e-Faktur

  • Faktura będzie dokumentem wystawianym przez podatnika lub upoważnioną osobę (pracownika czy biuro rachunkowe) przy użyciu KSeF.
  • Dokumenty będą wystawiane zgodnie z przyjętym wzorem (struktury logicznej) upowszechnionym przez Ministra Finansów.
  • Będzie można je wystawić za pomocą odpowiednich narzędzi.
  • W 2022 r. korzystanie z KSeF jest nieobowiązkowe
  • Od października do grudnia 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż po to, aby odpowiednio przetestować nowe rozwiązanie.
  • Otrzymywanie faktur z użyciem KSeF wymagać będzie akceptacji odbiorcy.

Zobacz nasze realizacjeNasze realizacje

asiston eod
Remondis

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system usprawniający zarządzanie obiegiem dokumentów oraz komunikację wewnętrzną w firmie.

asiston wms
Topeshop

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych z dedykowanym modułem handlowym w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

asiston b2b
Ekolhouse

Zaprojektowanie oraz wdrożenie nowoczesnej platformy sprzedażowej Asiston B2B.

asiston eod
Serwis Kop

Zaprojektowanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

asiston produkcja
Wanas

Zaprojektowanie oraz wdrożenie nowoczesnego systemu Asiston Produkcja.

asiston wms
Reh4Mat

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston b2b
Micros

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy internetową platformę sprzedaży B2B z zaawansowanym systemem cenników, rozbudowanym filtrowaniem oraz wielokoszykowością dla hurtowni części elektronicznych Micros.

asiston wms asiston produkcja
FotoGift4u

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych z dedykowanym modułem handlowym w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

asiston eod
Pestar

Zaprojektowanie oraz wdrożenie nowoczesnego systemu Asiston EOD.

asiston wms
Auto Kasacja Recycling

Zaprojektowanie systemu do kontroli przyjęć i wydań magazynowych.

asiston b2b
Topgan

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy platformę B2B, której głównym celem jest zautomatyzowanie procesów sprzedażowych oraz zwiększenie zasięgu odbiorców, a także usprawnienie obsługi zamówień.

asiston b2b
GB United

Celem zaprojektowania i wdrożenia platformy B2B jest zautomatyzowanie procesów sprzedażowych oraz zwiększenie zasięgu odbiorców, a także usprawnienie obsługi zamówień.

asiston eod
Arsanit

Wdrożenie systemu Asiston EOD miało na celu usprawnienie zarządzania, przechowywania oraz obiegu dokumentów, a także komunikacji wewnątrz firmy.

asiston eod
Hutrem Serwis Sp. z o.o.

Głównym celem wprowadzenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów była potrzeba usprawnienia zarządzania obiegiem dokumentów oraz komunikacje wewnętrzną w firmie.

asiston e-commerce
WIPMEB

Zintegrowanie sklepu internetowego z Subiektem linii GT.

asiston dedykowane
OVS S.p.A.

Zaprojektowanie oraz wdrożenie zaawansowanego systemu sprzedażowego, pozwalającego na dynamiczne dopasowanie do oczekiwań i potrzeb klienta

asiston eod
Instytut Lecha Wałęsy

Wprowadziliśmy elektroniczny obieg informacji oraz dokumentów, ułatwiający komunikację i współpracę pomiędzy oddalonymi ośrodkami

asiston wms
Profesjonal

Zaprojektowaliśmy oraz wdrożyliśmy system, który usprawnił i uporządkował pracę całego skupu, pozwalając rejestrować towary.

asiston wms
VeggieFresh

Zaprojektowaliśmy oraz wdrożyliśmy zaawansowany system magazynowy zwiększający efektywność przeprowadzanych procesów.

asiston wms
Uren Novaberry Sp. z o.o.

Zaprojektowaliśmy oraz wdrożyliśmy zaawansowany system magazynowy.

Remondis

Remondis
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system usprawniający zarządzanie obiegiem dokumentów oraz komunikację wewnętrzną w firmie.

Topeshop

Topeshop
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych z dedykowanym modułem handlowym w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Ekolhouse

Ekolhouse
Zaprojektowanie oraz wdrożenie nowoczesnej platformy sprzedażowej Asiston B2B.

Serwis Kop

Serwis Kop
Zaprojektowanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

Wanas

Wanas
Zaprojektowanie oraz wdrożenie nowoczesnego systemu Asiston Produkcja.

Reh4Mat

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

Zainteresowany wdrożeniem Systemu WMS w Twojej firmie? Porozmawiajmy.

    Wyślij wiadomość

    Biura:

    ul. Ciasna 9

    35-232 Rzeszów

    +48 17 785 25 56 biuro@asiston.pl

    ul. Cybernetyki 19B

    02-677 Warszawa

    +48 519 106 161 warszawa@asiston.pl

    Dane firmy

    Asiston Sp. z o. o.

    ul. Nad Przyrwą 13

    35-234 Rzeszów

    REGON: 061443359

    NIP: 9212029007

    KRS: 0000429107