Automatyzacja finansowa polega na zastąpieniu powtarzalnych czynności w obszarze finansów i księgowości procesami realizowanymi przez systemy informatyczne, bez udziału człowieka przy każdej operacji. W zakres automatyzacji wchodzą wystawianie i przesyłanie faktur, rejestracja, weryfikacja danych, akceptacja, księgowanie i archiwizacja dokumentów.

To nie oznacza, że ludzie przestają być potrzebni, ale, że przestają przepisywać dane z jednego ekranu do drugiego i zaczynają robić rzeczy, które wymagają faktycznej oceny sytuacji, jak np. negocjowanie warunków z dostawcą, analiza odchyleń czy decyzje o płynności.

W kontekście B2B automatyzacja finansowa oznacza:

• automatyzacje faktur, czyli generowanie dokumentów sprzedażowych z danych systemów operacyjnych,
• automatyczny obieg akceptacji, to oznacza, że dokumenty trafiają do właściwych osób bez ręcznego przekazywania,
• automatyczne księgowanie faktur, a dokładniej dekretacje bez ręcznego wprowadzania,
• automatyczne przetwarzanie faktur kosztowych, to znaczy odczyt z OCR, EDI, KSeF,
• automatyczne raportowanie, inaczej mówiąc zestawienia generowane bez pracy manualnej.

Zakres wdrożenia zależy od skali firmy, liczby transakcji i tego, jak bardzo procesy finansowe są powiązane z operacyjnymi.

Fakturowanie obsługuje większość systemów ERP, mają one moduł FK do wystawiania i księgowania faktur. Ważne jest to, że system ERP działa dobrze wtedy, gdy dane do niego trafiają automatycznie.

Firmy z własnym magazynem lub produkcją potrzebują czegoś więcej niż narzędzi finansowych. Faktura sprzedażowa powinna generować się automatycznie na podstawie danych z WMS, czyli potwierdzenia wysyłki lub wydania towaru. Faktura zakupowa powinna być weryfikowana z przyjęciem magazynowym zanim trafi do akceptacji. To wymaga, żeby ERP integrował się z WMS, takim jak Asiston WMS i ewentualnie z MES – Asiston Produkcja.

Do obsługi faktur przychodzących, np. skanów, PDF-ów, dokumentów z KSeF dochodzą narzędzia OCR i platformy do obiegu dokumentów. Część firm wbudowuje to w system ERP, część korzysta z osobnych rozwiązań.

Nie ma jednego systemu, który robi wszystko dla każdej firmy. Pytanie, które warto zadać przed wyborem, brzmi – gdzie w mojej firmie powstają dane, które powinny trafiać do faktur i czy system, który rozważam, potrafi się z tym miejscem połączyć?

Automatyzacja finansowa to kilka warstw, które mogą działać niezależnie albo jako całość. Najczęściej zaczyna się ona od faktur, bo tam problem jest największy.

Automatyzacja faktur działa w obszarze sprzedaży i zakupów. Po stronie sprzedaży system sam generuje fakturę w momencie spełnienia warunków, wystarczy, że WMS potwierdzi wysyłkę produktów. Dane o kontrahencie, pozycjach i cenach przepływają z systemu operacyjnego bez ręcznego przepisywania.

Jak zautomatyzować faktury? Warunkiem jest, aby system fakturujący był zintegrowany z systemem, który produkuje dane o transakcji, najczęściej ERP z WMS lub MES, ponieważ bez tej integracji automatyzacja faktur to tylko szybszy formularz. Po stronie zakupów faktura wpływa jako skan, PDF, przez EDI albo KSeF, a system, który ją odczytuje, weryfikuje ją z zamówieniem lub przyjęciem magazynowym i kieruje do akceptacji według ustawionych reguł. Jeśli wszystko się zgadza, trafia do księgowania, a jeśli nie to trafia do człowieka.

Klasyczny obieg dokumentów w firmie wygląda tak – faktura wpływa mailem, ktoś ją drukuje, czeka na podpis, skanuje, a następnie trafia do folderu. Trwa to kilka dni, a czasem nawet tygodni. Automatyzacja obiegu dokumentów zastępuje ten model cyfrowymi ścieżkami, czyli dokument wchodzi do systemu, system przypisuje właściwą ścieżkę akceptacji, śledzi status i archiwizuje. W razie kontroli lub sporu każdy krok ma datę i osobę odpowiedzialną.

W przepływie danych między systemami faktura zakupowa wiąże się z zamówieniem i przyjęciem magazynowym. Faktura sprzedażowa z wydaniem z magazynu i zleceniem produkcyjnym. Gdy te dane nie przepływają automatycznie to ktoś uzgadnia je ręcznie. To praca, która naprawia skutki braku integracji, a nie tworzy wartość.

Korzyści automatyzacji finansowej w firmie to:

• oszczędność czasu oraz ograniczenie błędów, ponieważ ręczna rejestracja faktury zajmuje kilka minut, a automatyczne fakturowanie i księgowanie odbywa się w kilka sekund, przy dużej liczbie dokumentów różnica jest wyraźna, dodatkowo zmniejsza się liczba niezgodności, literówek i braków, co ogranicza korekty, ryzyko opóźnionych płatności oraz usprawnia zamknięcie miesiąca.
• pełna widoczność i kontrola procesów, ponieważ dostępny jest aktualny status dokumentów oraz automatyczna weryfikacja zgodności faktur z zamówieniami, co w branżach regulowanych takich jak farmacja, branża spożywcza czy automotive stanowi istotny wymóg formalny.
• skalowalność operacji, ponieważ firma może rosnąć bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia, automatyzacja finansowa pozwala obsługiwać większy wolumen dokumentów przy tym samym zespole oraz utrzymać spójność danych w strukturach wielooddziałowych i wielospółkowych.

Najczęstszym błędem przy wdrażaniu automatyzacji finansowej jest wybór narzędzia przed przeprowadzeniem analizy procesu, ponieważ automatyzacja niewłaściwego procesu jedynie przyspiesza osiąganie błędnych wyników.

Krok 1: Narysuj swoje procesy

Zanim cokolwiek zmienisz, rozrysuj, jak faktury aktualnie przepływają przez firmę. Gdzie są wąskie gardła? Gdzie pojawiają się błędy? Które czynności są czysto powtarzalne? To brzmi prosto, ale w praktyce wychodzi przy tym sporo niespodzianek jak np. procesy, o których nikt nie wiedział. To mapa początkowa, bez której trudno ocenić, co warto automatyzować, a co najpierw po prostu naprawić.

Krok 2: Wybierz jeden obszar wdrożenia

Nie wdrażaj automatyzacji finansowej wszędzie naraz. Jest to kuszące, ale lista problemów jest długa i chciałoby się rozwiązać je wszystkie jednocześnie. Jeden obszar dobrze wdrożony uczy więcej niż pięć wdrożonych połowicznie. Najczęściej zaczyna się od automatyzacji faktur zakupowych albo automatycznego fakturowania sprzedaży, ponieważ tam wolumen jest największy, a koszt błędu najwyższy.

Krok 3: Sprawdź, czy systemy są zintegrowane

Zanim wybierzesz narzędzie, sprawdź stan integracji. Jeśli dane o zamówieniach są w jednym systemie, przyjęcia magazynowe w innym, a żaden z nich nie integruje się z ERP to automatyzacja finansowa bez integracji nie zadziała. Jest to kwestia architektury danych i warto to rozstrzygnąć zanim podpiszesz umowę z dostawcą systemu.

Krok 4: Rozpocznij wdrożenie od pilotażu

Zacznij od jednego oddziału i jednego typu dokumentu. Waliduj reguły, sprawdź jakość danych, przeszkól zespół, a dopiero potem rozwijaj dalej. I przez cały czas śledź jaki procent faktur przechodzi bez interwencji człowieka (STP), jak długo trwa cykl przetwarzania i ile wyjątków wymaga ręcznej obsługi. Bez tych danych możesz myśleć, że automatyzacja działa i nie wiedzieć, że tak naprawdę obsługujesz wyjątki ręcznie na taką samą skalę jak wcześniej.

To jedno z częstszych nieporozumień, ponieważ firma wdrażająca ERP często myśli, że posiada już automatyzację finansową, a w rzeczywistości jej nie ma. Ma jedynie system, który może ją wspierać, ale tylko wtedy, gdy dane trafiają do niego automatycznie.

Sam ERP przechowuje dane i umożliwia ich przetwarzanie. Jeśli jednak dane są wprowadzane ręcznie z faktur papierowych lub przepisywane z innych systemów to mamy do czynienia z cyfryzacją, a nie automatyzacją.

Automatyzacja faktur na podstawie danych operacyjnych wymaga, żeby ERP miał skąd te dane wziąć. W firmie produkcyjno-dystrybucyjnej oznacza to połączenie z WMS i MES. Bez tej ścieżki faktura i tak musi powstać ręcznie.

Z kolei automatyczne księgowanie faktur wymaga ustrukturyzowanych danych takich jak kwota, kontrahent, centrum kosztów, data. Jeśli faktura przychodzi przez KSeF, ta struktura jest narzucona przez przepisy, a jeśli przez EDI lub OCR to system musi ją zinterpretować zanim przekaże dalej.

ERP bez zasilania danymi z operacji daje połowiczną automatyzację, ale automatyzacja bez ERP jako centrum rozliczeniowego nie ma gdzie odkładać wyników. Firmy, które szukają systemów WMS lub MES, coraz częściej pytają nie tylko o funkcjonalności operacyjne, ale o to, jak dostawca podchodzi do integracji z ERP. W Asiston traktujemy tę kwestię jako decyzję architektoniczną, przepływ danych między systemami WMS, MES i ERP jest projektowany już od początku wdrożenia.

Automatyzacja finansowa nie sprawdzi się w każdej firmie, ale jej brak ma wyraźny koszt. Najwięcej korzyści osiągną firmy z dużą liczbą dokumentów miesięcznie, działające w modelu wielooddziałowym lub wielospółkowym, z procesami operacyjnymi ściśle powiązanymi z finansami lub stojące przed obowiązkiem KSeF.

Małe firmy z niskim wolumenem i prostymi procesami mogą nie odczuć szybkiego zwrotu z inwestycji, chyba że automatyzacja jest częścią szerszego wdrożenia systemowego. Pytanie, które warto sobie postawić brzmi „od którego procesu zacząć automatyzację, aby efekt był widoczny najszybciej?”