Czym są e-faktury i kiedy staną się obowiązkowe?

Od 1 stycznia będzie można wystawiać e-faktury dzięki odpowiedniemu systemowi teleinformatycznemu, który został przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Natomiast należy pamiętać, że od 1 stycznia 2023 roku posługiwanie się tego typu fakturami będzie obowiązkowe. Czynnikiem mobilizującym ma być znacznie sprawniejszy zwrot VAT (do 40 dni, zamiast 60 dni).

Wraz z początkiem października Ministerstwo umożliwiło firmom opcję przetestowania e-faktur. Wszystkie mają identyczny format XML oraz zostały opracowane zgodnie z spostrzeżeniami, które zostały przedstawione w trakcie podatkowych konsultacji z przedsiębiorstwami. Aktualnie e-faktury przyjmą także kształt pewnego rodzaju potwierdzenia i dokumentowania sprzedaży na bieżąco.

Każdy z przedsiębiorców będzie dysponował kontem na specjalnej platformie. Po wpisaniu danych do KSeF, dokument będzie miał odpowiedni numer dzięki któremu, możliwa będzie identyfikacja i weryfikacja podanych informacji.

Po wytworzeniu odpowiedniego numeru identyfikacyjnego, faktura będzie zaakceptowana i doręczona. Ponadto będzie uwzględniać informacje o dacie i czasie jej wygenerowania. Będzie wymagana także zgoda odbiorcy, potrzebna do otrzymania dokumentu w systemie. Jeżeli zgoda nie zostanie wyrażona, przedsiębiorca (oprócz wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-faktur) będzie miał obowiązek doręczenia pliku w inny sposób – e-mailem lub w papierowej wersji.

W momencie, gdy obowiązek e-faktur wejdzie w życie, przepisy odnoszące się do duplikatów nie będą spełniały już swoich funkcji dlatego, że plików nie będzie można już zgubić ani zniszczyć. Natomiast jeśli chodzi o korekty faktur – będą wystawiane zarówno w formie e-faktury, jak i aktualnej.

Wdrożenie e-faktur ma sprawić, że polska gospodarka odniesie dwa pozytywne efekty. Pierwszym z nich ma być znaczne usprawnienie uregulowania obrotu pomiędzy przedsiębiorcami. Drugi pozytywny rezultat związany jest z przyśpieszonym namierzaniem prób wyłudzenia podatku, co ma pomóc w zmniejszaniu luki VAT.

Ponadto,  każdy z plików wystawionych w systemie pozostanie tam przez 10 lat. Pozwoli to na zwolnienie podatników z obowiązku ich przechowywania we własnych zasobach. Nie będą zobowiązani również do upowszechniania ich przy kontroli, ponieważ wszystkie z plików są umieszczone w jednym miejscu.

W celu przyśpieszenia zwrotu VAT (jego termin skróci się o 20 dni) trzeba będzie spełnić kilka warunków. Przedsiębiorcy oprócz tego, że będą musieli wystawiać w całym okresie rozliczeniowym tylko faktury ustrukturyzowane zgodne z wzorem, to także będą musieli być zarejestrowani jako podatnik VAT – czynny dłużej niż rok.

Oprócz tego, kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu, nie może przekraczać 3 tys. zł. Ma być to zabezpieczenie przed nadużyciami.

Wszystkie potrzebne dokumenty oraz wstępną wersję struktury logicznej e-faktury (FA_VAT) można znaleźć na stronach Ministerstwa.