Asiston EOD dla firmy Arsanit

Arsanit jest wiodącym producentem chemii budowlanej.

Wdrożenie systemu Asiston EOD miało na celu usprawnienie zarządzania, przechowywania oraz obiegu dokumentów, a także komunikację wewnątrz firmy.

Elektroniczny Obieg Dokumentów dla firmy Arsanit

Arsanit Sp. z o.o. powstał w 2002 roku, a jego siedziba mieści się w Siemianowicach Śląskich. Jest on wiodącym producentem najwyższej jakości chemii budowlanej. Z sukcesem wprowadza własne rozwiązania, z których korzysta coraz więcej klientów. W swoim asortymencie posiada szeroki wybór produktów m.in. grunty i podkłady tynkarskie oraz podkłady podłogowe, styropiany z nanosrebrem, kleje do ociepleń jak również gotowe systemy ociepleń. Najnowocześniejsze rozwiązania służące poprawie jakości oferowanych produktów przez firmę Arsanit opierają się w większości na badaniach przeprowadzanych we własnym laboratorium. Firma poprzez ciągłe poszerzanie swojej oferty dostępnych produktów i własny transport nie ogranicza się tylko do klientów w kraju. Produkty firmy Arsenitu można spotkać w wielu krajach Europy takich jak: Wielka Brytania, Czechy czy Słowacja. Przez oferowanie najwyższej jakości produktów Arsanit w swojej historii zdobył wiele prestiżowych nagród, takich jak: Gazela Biznesu, Gepard Biznesu oraz Przejrzysta Firma

Dla firmy Arsanit wdrożyliśmy system elektronicznego obiegu dokumentów Asiston EOD.

Wdrożenie systemu Asiston EOD miało na celu usprawnienie zarządzania, przechowywania oraz obiegu dokumentów, a także komunikację wewnątrz firmy.

Wdrożone moduły dla klienta

Administracja

W tym module istnieje możliwość zarządzanie użytkownikami systemu, tzn. dodawanie i usuwanie oraz nadawanie uprawnień pracownikom. Możliwe jest także wybranie osoby zastępującej, aby w przypadku urlopu, ten pracownik mógł przejąć obowiązki osoby nieobecnej.

Baza klientów

Jest to moduł, w którym znajdują się wszyscy klienci przedsiębiorstwa. Dzięki temu istnieje możliwość zapisywania wielu informacji tj. dane kontaktowe czy historia kontaktów. Poprzez integrację z Sage Symfonia, baza klientów jest aktualizowana automatycznie.

Pisma przychodzące

Moduł, w którym prowadzona jest ewidencja dokumentów wpływająca do firmy, np.: umowy, podania, pisma z urzędów jak również od klientów, itp.

Dokumenty wewnętrzne

Moduł służy do zgłaszania zadań wewnątrz przedsiębiorstwa. Dokumenty te mogą zawierać temat oraz opis, termin realizacji a także czego dotyczy dane zadanie.

Pisma wychodzące

W tym miejscu znajduje się ewidencja wszystkich dokumentów, które zostały wysłane przez firmę do urzędów, klientów, czyli na zewnątrz przedsiębiorstwa.

Obsługa spraw

Moduł ten pozwala na nadawanie kategorii dokumentów, a także umożliwia ich połączenie we wspólne elektroniczne segregatory.

Umowy

Moduł służący do zarządzania umowami i ich monitorowania. Istnieje także możliwość określania opiekunów, dzięki czemu żadna umowa nie zostanie przeoczona. Dodatkowo moduł został wyposażony w raporty oraz wyszukiwarkę umów.

Komunikator

Zintegrowany komunikator pozwala na sprawną komunikację pomiędzy pracownikami wewnątrz firmy, dzięki czemu bez odejścia od stanowiska pracy, można szybko wyjaśnić sprawy. Komunikator informuje pracownika także np. o przekazaniu dokumentu do niego.

Rezerwacja zasobów

Przez problematyczne rozdysponowywanie zasobów firmy, wdrożono moduł rezerwacji zasobów, aby ten kłopot rozwiązać. Dzięki niemu każdy pracownik może złożyć rezerwację np. na salę konferencyjną, samochód czy sprzęt typu laptop, projektor, na określony dzień i godzinę. Taką rezerwację widzą inni pracownicy, a przez to planowanie prac jest bardziej efektywne.

Urlopy

Moduł do zarządzanie urlopami pracowników wewnątrz firmy. Dzięki jego zastosowaniu zostają wyeliminowane papierowe wnioski. Z poziomu systemu osoba ubiegająca się o urlop, wypełnia elektroniczny wniosek, który zostaje przesłany do przełożonego, po czym ta osoba może go rozpatrzyć. Moduł oferuje także możliwość wglądu w harmonogram urlopów wszystkich pracowników, przez co mogą sprawnie planować prace.

Kalendarz

Stosowany jest głównie w celach informacyjnych. Pozwala na dodanie terminów spotkań, wyjazdów, szkoleń oraz innych wydarzeń, dzięki czemu usprawnia się organizacja czasu pracy pracowników.

Baza wiedzy

Dzięki temu modułowi możliwe jest gromadzenie wiedzy, informacji, które mogą posłużyć organizacji w dalszej pracy. Budowana jest także przewaga nad konkurencją, ponieważ zdobyte doświadczenie przez poszczególnych pracowników pozwala na poszerzenie wiedzy innych.

Pracownicy

Moduł oferuje uzyskanie informacji na temat pracownika, tzn. do jakiego działu przynależy, jakie stanowisko zajmuje a także dane kontaktowe typu nr telefonu czy adres email. Istnieje także możliwość dodania adresu przebywania, jeśli np. firma posiada kilka biur w różnych lokalizacjach. Dodatkowo przy każdym pracowniku, w przypadku przebywania na urlopie, pojawia się znacznik informujący o takim zdarzeniu.

Faktury

Moduł, który daje możliwość, przy określeniu odpowiednich uprawnień użytkowników, rejestracje faktur w systemie, a następnie jej dekretacje, opis, po akceptacje kosztową i księgowanie.

Najważniejsze korzyści dla klienta
  • Pełna kontrola nad dokumentami finansowymi
  • Usprawnienie komunikacji w firmie
  • Wzrost efektywności pracy pracowników
  • Zminimalizowanie ryzyka do zera możliwości zgubienia dokumentów