Elektroniczny Obieg Dokumentów dla firmy PESTAR
Firma PESTAR powstała w 1991 roku. Swoją działalność rozpoczęła produkując przeciwzakłóceniowe kasety zasilające sprzęt komputerowy, zestawy czyszczące MAGIC oraz ochronę antyelektrostatyczną podzespołów elektronicznych.
Wyzwanie
Aktualnie w swojej ofercie posiada kompleksową obsługę techniczną przedsiębiorstw oraz instytucji w zakresie:
- kserokopiarek,
- komputerów,
- sieci komputerowych,
- oprogramowania IT,
- systemów fiskalnych,
- central telefonicznych,
- urządzeń biurowych,
- systemów telewizji przemysłowej (sprzedaż , wdrożenia i serwis techniczny),
- dostawy papieru, artykułów biurowych, specjalistycznych materiałów eksploatacyjnych, małej poligrafii
- ksero centrum m. in. oprawa dokumentów, wydruki , fotogadżety, pieczątki,
- urządzeń czyszcząco-myjących m.in. urządzeń wysokociśnieniowych, parownic, szorowarek, zamiatarek, odkurzaczy do biura, przemysłu
- rozwiązań do utrzymania codziennej czystości.
W związku z rozwojem na dużą skalę, firma potrzebowała systemu, dzięki któremu mogłaby w pełni usprawnić obieg dokumentów w firmie. Klient do wdrożenia systemu EOD wybrał Asiston po to, aby m.in. stworzyć automaty księgowe oraz zintegrować obieg dokumentów z InsERT Nexo.
Rozwiązanie
W ramach współpracy z Klientem zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system Asiston EOD, który pozwolił na pełną automatyzację wszystkich procesów zachodzących w firmie.
- Elektroniczny Obieg Dokumentów całkowicie usprawnił pracę Klientów.
- Wykonaliśmy integrację systemu z GUSem co pozwoliło na sprawniejsze pobieranie niezbędnych danych w czasie rzeczywistym.
- System Asiston EOD pozwolił uporządkować dokumenty tj. pisma przychodzące czy umowy.
- Dzięki modułowi Kalendarz, użytkownicy mogą zobaczyć m.in. w jaki sposób podzielone są poszczególne zadania czy podejrzeć urlopy pracowników.
- Moduł Faktury pozwala na ich całkowitą automatyzację oraz pełne księgowanie. Oprócz tego wykonaliśmy integrację systemu z Rewizorem Nexo.
Rezultat
Usprawniona współpraca i komunikacja
Asiston EOD pozwala wspierać skuteczną współpracę, co jest kluczem do efektywnego tworzenia, zarządzania i używania dokumentów biznesowych. Na bieżąco poprawia komunikację z pracownikami i partnerami biznesowymi m.in. dzięki możliwości dodawania komentarzy i notatek przy pracy nad dokumentami. Użytkownicy, którzy jednocześnie pracują nad dokumentami oszczędzają czas.
Intuicyjny pulpit i zautomatyzowane raportowanie
Aktualnie każde przedsiębiorstwo musi dobrze funkcjonować w zdigitalizowanym świecie oraz reagować na wszelkie biznesowe wyzwania. Wydajny system zarządzania dokumentami wspiera firmę dzięki możliwościom automatycznego raportowania. Intuicyjny pulpit z automatycznymi alertami pozwala na efektywną pracę oraz dodaje wartości systemom informacyjnym organizacji.
Automatyzacja przepływu pracy i zarządzanie procesami biznesowymi
Automatyzacja przepływu pracy sprawia, że dokumenty przychodzące i wychodzące przetwarzane są szybciej i sprawniej. Są także kierowane we właściwe miejsce i automatycznie aktualizowane.
Lepsze przestrzeganie procesów
Dzięki systemowi Asiston EOD możliwe jest prawidłowe usystematyzowanie procesów zarządzania dokumentami. Umożliwia zespołom ciągłe przestrzeganie standardowych procedur operacyjnych i najlepszych praktyk zarządzania dokumentami. System zapewnia użytkownikowi podążanie ścieżką najmniejszego oporu podczas wykonywania określonych zadań.