Elektroniczny Obieg Dokumentów dla firmy PESTAR

Firma PESTAR istnieje na rynku od 1991 roku, a swoją działalność rozpoczynała od produkcji kaset przeciwzakłóceniowych służących do zasilania sprzętu komputerowego, zestawów czyszczących MAGIK, a także zabezpieczeń antyelektrostatycznych do elementów elektronicznych. Przedsiębiorstwo posiada w swojej ofercie kompleksową obsługę techniczną firm oraz instytucji.

W związku z rozwojem na dużą skalę, firma potrzebowała systemu, dzięki któremu mogłaby w pełni usprawnić obieg dokumentów w firmie. Klient do wdrożenia systemu EOD wybrał Asiston po to, aby m.in. stworzyć automaty księgowe oraz zintegrować obieg dokumentów z InsERT Nexo.

Pracę nad projektem rozpoczęliśmy od wnikliwego przeanalizowania sytuacji i specyfiki otoczenia firmy. Po przeprowadzonej analizie postanowiliśmy wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów, aby całkowicie usprawnić pracę klientów. Wykonaliśmy również integrację systemu z GUSem, co pozwoliło na sprawniejsze pobieranie niezbędnych danych w czasie rzeczywistym. System pozwolił uporządkować dokumenty tj. pisma przychodzące czy umowy. EOD zawiera wiele modułów, które pozytywnie wpłynęły na pracę całego przedsiębiorstwa. Dzięki modułowi kalendarz, użytkownicy mają wgląd m.in. do tego, w jaki sposób podzielone są poszczególne zadania czy do urlopów pracowników. Z kolei moduł faktury pozwala na ich całkowitą automatyzację oraz pełne księgowanie. Ponadto wykonaliśmy integrację systemu z Rewizorem Nexo.

• wdrożenie EOD,
• integracja systemu z GUSem,
• uporządkowanie dokumentów,
• moduł kalendarz,
• moduł faktury,
• integracja z Rewizorem Nexo.

Usprawnienie obiegu dokumentów przyniosło całej firmie liczne korzyści. Przede wszystkim wysoki poziom komunikacji, uzyskany dzięki Asiston EOD pozwala wspierać skuteczną współpracę, co jest kluczem do efektywnego zarządzania dokumentami biznesowymi. Poprzez możliwość dodawania komentarzy i notatek przy pracy z dokumentami, kontakt z pracownikami i partnerami biznesowymi jest monitorowany na bieżąco. System wspiera firmę także dzięki możliwościom automatycznego raportowania. Intuicyjny pulpit z automatycznymi alertami pozwala na efektywną pracę oraz dodaje wartości systemom informacyjnym organizacji. Z kolei automatyzacja przepływu pracy sprawia, że dokumenty przychodzące i wychodzące przetwarzane są szybciej i sprawniej. Są także kierowane we właściwe miejsce i automatycznie aktualizowane. W końcu, dzięki systemowi Asiston EOD możliwe jest prawidłowe usystematyzowanie procesów zarządzania dokumentami. Umożliwia zespołom nieustanne przestrzeganie standardowych procedur operacyjnych i najlepszych praktyk zarządzania dokumentami. System zapewnia użytkownikowi podążanie ścieżką najmniejszego oporu podczas wykonywania określonych zadań.

Korzyści wynikające z wdrożenia:

• usprawniona współpraca i komunikacja Asiston EOD,
• intuicyjny pulpit i zautomatyzowane raportowanie,
• automatyzacja przepływu pracy i zarządzanie procesami biznesowymi,
• usprawnienie procesów.