System EOD dla Hutrem Serwis Sp. z o.o.

Hutrem Serwis S.A. to wiodąca firma oferująca swoje usługi z zakresu branży przemysłowej, elektronicznej, mechanicznej, hydraulicznej, produkcji, naprawy konstrukcji stalowych, konserwacji, serwisu maszyn czy usług budowlanych specjalistycznych. Realizuje swoje usługi od 2008 roku na terenie całej polski. Siedziba firmy mieści się w Dąbrowie Górniczej. Dla Hutrem Serwis S.A. wdrożyliśmy system elektronicznego obiegu dokumentów Asiston EOD.

Wraz z rozwojem firmy zaczęły pojawiać się problemy w zakresie zarządzania obiegiem dokumentów. Wyzwaniem było też usprawnienie komunikacji wewnętrznej w przedsiębiorstwie.

Pracę nad projektem rozpoczęliśmy od dokładnego przeanalizowania sytuacji i charakterystyki firmy. Po przeprowadzonej analizie zdecydowaliśmy, że najlepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie odpowiednich modułów. Poniżej znajdują się opisy niektórych z nich. 

• Panel administracyjny – moduł odpowiada za dodawanie i usuwanie użytkowników systemu. Pozwala również określać role tych, którzy korzystają z oprogramowania.
• Pisma wychodzące, przychodzące, wewnętrzne – moduł ułatwia prowadzenie ewidencji dokumentów napływających do firmy, wysyłanych przez nią oraz zgłaszanych wewnątrz organizacji.
• Obieg faktur – moduł umożliwia efektywną rejestrację, opis oraz akceptację faktur kosztowych. Za jego pomocą przepływ dokumentów przebiega w szybki i sprawny sposób.
• Wnioski – moduł pozwala na tworzenie wniosków wewnątrzfirmowych. Za jego pośrednictwem zarządzamy obiegiem podań oraz danymi, jakie będą przetwarzane.
• Pracownicy – moduł oferuje uzyskanie informacji na temat pracownika (dział, stanowisko, dane kontaktowe). Dodatkowo przy każdym zatrudnionym, w przypadku przebywania na urlopie i pracy zdalnej, pojawia się znacznik informujący o takim zdarzeniu.

Wdrożenie odpowiednich modułów przyniosło firmie liczne korzyści. Przede wszystkim przedsiębiorstwo Hutrem Serwis zyskało pełną kontrolę nad dokumentami, co za tym idzie usprawniony został obieg faktur. Dodatkowo, dzięki wdrożeniu modułów takich jak: pracownicy czy kalendarz poprawie uległa komunikacja oraz usprawniła się praca w całej organizacji. W wyniku wdrożenia systemu EOD zarządzanie potrzebami przedsiębiorstwa stało się sprawne i dynamiczne.

Korzyści wynikające z wdrożenia:

• kontrola nad dokumentami,
• usprawnienie obiegu faktur,
• lepsza komunikacja wewnątrzfirmowa,
• bardziej efektywna praca w organizacji,
• sprawne zarządzanie potrzebami przedsiębiorstwa.