Hutrem Serwis S.A. to wiodąca firma oferująca swoje usługi z zakresu branży przemysłowej, elektronicznej, mechanicznej, hydraulicznej, produkcji, naprawy konstrukcji stalowych, konserwacji, serwisu maszyn czy usług budowlanych specjalistycznych. Realizuje swoje usługi od 2008 roku na terenie całej polski. Siedziba firmy mieści się w Dąbrowie Górniczej.

Dla Hutrem Serwis S.A. wdrożyliśmy system elektronicznego obiegu dokumentów Asiston EOD.

Głównym celem wprowadzenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów była potrzeba usprawnienia zarządzania obiegiem dokumentów oraz komunikacje wewnętrzną w firmie.

Po przeprowadzonych analizach i powstałych potrzebach zostały wprowadzone następujące moduły:

• Administracja – moduł pozwalający na zarządzanie profilami użytkowników, ich uprawnieniami oraz definiowanie zastępstw i zależności
• Baza klientów – głównym celem modułu jest tworzenie bazy kontrahentów oraz wspomaganie zarządzania historią kontaktów z nimi. Poprzez integrację z Subiektem GT, baza klientów jest aktualizowana automatycznie.
• Pisma przychodzące – znajdują się tam wszystkie pisma, które były adresowane do firmy.
• Pisma wychodzące – w tym module znajdują się pisma, które zostały wysłane z firmy na zewnątrz. Aby proces nadawania przesyłek odbywał się automatycznie, moduł ten zintegrowano z elektronicznym nadawcą Poczty Polskiej.
• Obsługa spraw – moduł pozwala na kategoryzowanie dokumentów i wiązanie je we wspólne elektroniczne teczki
• Umowy – moduł pozwala na wprowadzenie i zarządzanie umowami, jakie zawiera organizacja. Posiada zaawansowane opcje wyszukiwania i moduł kontroli ważności umów.
• Rezerwacja zasobów – moduł pozwala efektywnie zarządzać zasobami posiadanymi przez organizację. Umożliwia także monitorowanie i raportowanie czasu ich pracy.
• Urlopy – moduł pozwala na autoryzację procesów związanych z zarządzaniem urlopami w organizacji. Podnosi efektywność organizacji automatycznie przydzielając zastępstwa.
• Kalendarz – moduł umożliwia intuicyjne tworzenie i współdzielenie kalendarzy pracowników. Pozwala na wspólne zarządzanie całym kalendarzem jak i pojedynczym wydarzeniem.
• Baza wiedzy – moduł do archiwizacji i zarządzania wiedzą w organizacji uwzględniający wewnętrzne procedury, poziomy dostępów i mechanizmy tworzenia i udostępniania wiedzy.
• Pracownicy – prosty sposób informacji na temat pracowników, ich danych kontaktowych oraz informacji o nieobecności pracownika z powodu urlopu, zwolnienia itp.
• Zlecenia – moduł dedykowany dla Hutrem Serwis S.A. który pozwala na tworzenie zleceń pracy, określania zaopatrzenia potrzebnego do wykonania zadania, faktur związanych z tym zleceniem itp.
• Faktury – moduł, który umożliwia zarządzanie fakturami oraz ich obiegiem i akceptacją w organizacji. Pozwala znacznie usprawnić proces zarządzania finansami.

Główne korzyści dla klienta:

• Usprawnienie pracy w organizacji,
• Pełna kontrola nad dokumentami,
• Usprawnienie obiegu faktur,
• Sprawne zarządzanie zapotrzebowaniami przedsiębiorstwa.