Integracja systemów informatycznych. 6 kroków do udanej integracji

Integracja systemów informatycznych to proces łączenia dwóch lub więcej programów (na przykład ERP, WMS, MES lub systemu księgowego) w taki sposób, aby automatycznie wymieniały między sobą dane bez ręcznego przepisywania. Celem integracji systemowej jest jeden spójny obieg informacji. Dokument wystawiony w jednym systemie od razu pojawia się w drugim, w odpowiednim formacie i bez błędów przepisywania. System integracyjny odpowiada za tłumaczenie danych między programami, które same w sobie nie potrafią się ze sobą komunikować. Oznacza to, że zamówienie z ERP trafia automatycznie do systemu WMS jako zlecenie kompletacji, a wynik produkcji z MES wraca do ERP jako gotowy raport. Ponieważ dane przepływają automatycznie, integracja systemów informatycznych ogranicza liczbę pomyłek, skraca czas obsługi zamówienia i pozwala zarządowi patrzeć na firmę przez pryzmat jednego źródła danych, a nie kilku niezależnych arkuszy. Integracja systemowa obejmuje przy tym nie tylko programy biznesowe, ale całą warstwę integracji IT w firmie, od systemu księgowego, przez ERP, po oprogramowanie magazynowe i produkcyjne. Integracja oprogramowania na tym poziomie oznacza, że każdy nowy program dołączany do infrastruktury firmy powinien od razu być projektowany z myślą o wymianie danych z pozostałymi systemami, ponieważ inaczej integracja it staje się z czasem coraz trudniejsza i kosztowniejsza.

Warto rozróżnić dwa pojęcia, które często się ze sobą mylą. System integracyjny to narzędzie lub warstwa pośrednia (middleware), która przekazuje dane między programami, np. magistrala danych (ESB) albo dedykowany konektor. Integracja aplikacji to natomiast szerszy proces, który obejmuje zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymanie połączenia między dwoma wybranymi programami, np. integracja aplikacji sprzedażowej z magazynem.

Integracja systemów sterowania to osobna kategoria – dotyczy połączenia oprogramowania biznesowego (ERP, WMS, MES) z maszynami, czujnikami i sterownikami PLC na hali produkcyjnej. To właśnie integracja systemów sterowania odpowiada za to, że MES widzi w czasie rzeczywistym, ile sztuk zeszło z linii produkcyjnej, bez ręcznego wpisywania wyniku przez operatora.

Określenie odpowiedniego rozwiązania integracji systemów nie jest w żaden sposób prostym zadaniem. Trzeba wybrać właściwe podsystemy, prawidłowe lokalizacje i określić prawidłowy charakter relacji. W tym celu bardzo ważne jest, aby pracownicy firmy dokładnie wiedzieli jakie procesy są zaangażowane oraz jak współdziałają ze wszystkimi podmiotami. Ważnym jest, aby wszystko współgrało z określonymi przez nas celami biznesowymi. Jeśli przedsiębiorstwo zdaje sobie sprawę, dlaczego i co trzeba poprawić, integracja systemów przebiegnie bezproblemowo.

1. Integracja punkt-punkt – każdy system łączy się bezpośrednio z drugim; sprawdza się przy dwóch, trzech programach, ale przy większej liczbie systemów robi się trudna w utrzymaniu.
2. Integracja horyzontalna – wszystkie systemy komunikują się przez jedną wspólną warstwę (np. szynę danych), zamiast łączyć się parami. Integracja horyzontalna ułatwia dodawanie kolejnych programów bez przebudowy całej architektury.
3. Integracja wstecz – nowy system (np. WMS) jest podłączany do już istniejącego, starszego oprogramowania (np. legacy ERP), które nie było projektowane pod kątem otwartych integracji. Integracja wstecz wymaga zwykle dodatkowych konektorów lub API pośredniczącego.
4. Integracja b2b – wymiana danych między systemami dwóch różnych firm, np. automatyczne przesyłanie zamówień do dostawcy albo zleceń transportowych do przewoźnika. Integracja b2b wymaga zwykle ustalenia wspólnego standardu wymiany danych z partnerem zewnętrznym, ponieważ każda firma może korzystać z innego oprogramowania.

Każda z tych metod integracji systemów informatycznych ma inne konsekwencje kosztowe i inne wymagania co do kompetencji zespołu IT, ponieważ im więcej punktów połączeń, tym więcej miejsc, w których coś może przestać działać po aktualizacji jednego z systemów. Dobrze zaprojektowana integracja systemowa łączy w sobie kilka z tych metod naraz, np. integrację horyzontalną wewnątrz firmy oraz integrację b2b na zewnątrz, w relacjach z dostawcami i przewoźnikami. Tak rozumiana integracja it przestaje być jednorazowym projektem, a staje się elementem architektury, którą firma rozwija razem ze skalą działalności.

Dzięki integracji poziomej, można wypracować integrację systemów za pomocą pojedynczego, specjalistycznego podsystemu jako zbiorowej warstwy interfejsu, która wiąże inne podsystemy. Jeśli istnieją cztery podsystemy, będą tylko cztery powiązania. Jeśli jest ich sześć to będzie tylko sześć połączeń. Jaka jest zatem zaleta tego sposobu integracji? Ograniczenie liczby niezbędnych powiązań do utrzymania wygody co pomaga zmniejszyć czas i fundusze przeznaczone na ukształtowanie systemu. Pośrednia warstwa / podsystem stosowany w tej formie integracji systemów jest ogólnie znany jako Enterprise Service Bus (ESB).

Poniższe integracja systemów informatycznych przykłady najlepiej pokazują, jak wygląda to na styku magazynu i produkcji:

• ERP – WMS – zamówienie klienta z ERP trafia automatycznie do WMS jako zlecenie kompletacji, a po jego zrealizowaniu WMS wysyła do ERP potwierdzenie wysyłki.
• WMS – MES – surowiec pobrany z magazynu w WMS aktualizuje stan produkcji w MES, a gotowy wyrób z MES wraca do WMS jako towar do składowania.
• MES – integracja systemów sterowania maszyn – system MES odczytuje dane bezpośrednio z linii produkcyjnej, bez udziału operatora wpisującego liczby ręcznie. Integracja systemów sterowania tego typu jest jednym z najczęściej wskazywanych przykładów digitalizacji hali produkcyjnej.
• Integracja b2b z przewoźnikiem – dane o wysyłce z WMS trafiają automatycznie do systemu kuriera, co eliminuje ręczne wprowadzanie adresów i wagi paczek. Integracja b2b tego rodzaju obejmuje też wymianę zamówień z dostawcami.
• Integracja oprogramowania księgowego z ERP – faktura wystawiona w ERP od razu pojawia się w systemie księgowym, bez podwójnego wprowadzania dokumentu.

Te scenariusze pokazują, że integracja systemowa nie jest jednym projektem, tylko zbiorem mniejszych połączeń, które razem tworzą spójną architekturę IT firmy. Warto zauważyć, że powyższe integracja systemów informatycznych przykłady różnią się między sobą metodą – połączenie ERP z WMS to zwykle integracja aplikacji punkt-punkt lub integracja horyzontalna przez wspólną warstwę danych, natomiast wymiana danych z przewoźnikiem to klasyczna integracja b2b. Dobór odpowiedniej metody do konkretnego przypadku decyduje o tym, czy integracja oprogramowania będzie łatwa do rozbudowy w kolejnych latach, czy stanie się barierą przy podłączaniu nowych systemów.

Poniżej przedstawiamy 6 kroków, które porządkują proces integracji oprogramowania od strony organizacyjnej i technicznej.

• Brak mapy procesów przed startem – firmy zaczynają integrację aplikacji bez zrozumienia, jakie dane naprawdę muszą się wymieniać.
• Integracja punkt-punkt przy dużej liczbie systemów – liczba połączeń rośnie szybciej niż liczba systemów, co utrudnia utrzymanie.
• Pomijanie integracji systemów sterowania – dane z hali produkcyjnej wprowadzane ręcznie zamiast automatycznie z maszyn i sterowników.
• Brak testów na małym zakresie – wdrożenie integracji systemowej od razu na całej firmie, bez pilotażu na jednym procesie.
• Ignorowanie integracji wstecz – założenie, że stary system trzeba wymienić, zamiast go podłączyć do nowej architektury etapami.
• Traktowanie integracji oprogramowania jako jednorazowego projektu – integracja systemowa wymaga utrzymania i aktualizacji, a nie tylko jednorazowego uruchomienia.
• Brak odpowiedzialnego zespołu po stronie IT – integracja oprogramowania bez wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za monitoring połączeń kończy się zwykle powrotem do ręcznego przepisywania danych.

Poniższa rama decyzyjna pomaga ocenić, czy firma jest gotowa na integrację systemów informatycznych, zanim zapadnie decyzja o wyborze systemu integracyjnego.

Im więcej odpowiedzi wskazuje na złożoną strukturę (kilka spółek, starsze systemy, plany rozwoju), tym bardziej opłaca się integracja horyzontalna oparta na jednej warstwie integracyjnej, ponieważ pojedyncze połączenia punkt-punkt szybko staną się trudne do zarządzania.

Firmy wybierające systemy klasy WMS i MES coraz częściej stawiają na rozwiązania, które od początku projektowane są z myślą o otwartej architekturze integracyjnej, ponieważ pozwala to podłączać kolejne systemy etapami, bez przebudowy całej infrastruktury IT. Asiston specjalizuje się w systemach WMS i MES projektowanych pod kątem integracji z ERP oraz systemami sterowania na hali produkcyjnej, co ułatwia firmom łączenie magazynu, produkcji i sprzedaży w jeden spójny obieg danych. Tak zaprojektowana integracja systemowa obejmuje zarówno integrację it wewnątrz firmy, jak i integrację b2b z partnerami handlowymi, co ma znaczenie zwłaszcza dla firm wieloodziałowych i wielospółkowych planujących integrację b2b z dostawcami w kolejnych etapach rozwoju.

Przed przystąpieniem do integracji systemów należy zastanowić się nad kilkoma ważnymi zagadnieniami, które należy omówić. Są to m.in. kwestie dotyczące:

Ilości systemów potrzebnych do wymiany danych. Należy zastanowić się czy będą to dwa systemy czy może więcej? W przypadku wyboru dwóch systemów trzeba rozpatrzyć czy w przyszłości nie będzie potrzeby dodania kolejnych.

Rodzaju wymiany danych – automatyczna czy na żądanie? Jeśli ma to być wymiana automatyczna to czy konieczne jest działanie w czasie rzeczywistym, czy też można lub trzeba realizować ją w większych interwałach czasowych? A może ma być uruchamiana w efekcie jakiejś akcji jednego z systemów lub operatora?

Zarządzania danymi każdego z obszarów objętego integracją. Czy wszystkie dane zostają pod kontrolą firmy, czy też niektóre są u klientów/dostawców lub w innych instytucjach?

Kierunku przepływu danych. Czy jedynie z systemu A do B czy w obu kierunkach?

Usprawnienie przepływu pracy i zwiększenie produktywności są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Jednym ze sposobów na realizację tych celów jest integracja systemów. Proces ten może być jednak długi i skomplikowany, dlatego wymaga odpowiedniego przygotowania oraz sprawnej współpracy zespołu.

Firma wraz z zespołem specjalistów musi zadbać przede wszystkim o płynny przepływ danych pomiędzy wszystkimi elementami systemu. Aby usprawnić ten proces, pracę można podzielić na kilka równie istotnych etapów:

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest zbiór wymagań. Podczas jednego lub kilku spotkań należy zebrać jak najwięcej informacji i wymagań od Klienta. Bardzo ważnym jest, aby zapoznać się ze szczegółowymi oczekiwaniami od przyszłego systemu i jego funkcji. Aby zapewnić efektywne rozwiązanie, firma realizująca integracje musi zadbać o to, aby pracownicy uznali oprogramowanie za wygodne i łatwe w obsłudze.

Dlaczego jest to ważne?

Nie istnieje coś takiego jak standardowa integracja systemów. Każda firma korzysta z różnych podsystemów, aby osiągnąć inne cele. Niezwykle ważne jest, aby firma realizująca integrację systemów bardzo dobrze znała wymagania i oczekiwania Klienta.

Po wykonaniu listy oczekiwań oraz specyfikacji integracji przyszłego oprogramowania, analitycy biznesowi przeprowadzają dokładną analizę w celu określenia wykonalności operacyjnej. Doświadczenie w przekładaniu wymagań na potrzeby i usprawnianiu komunikacji między Klientem, a zespołem programistów pozwala firmie IT połączyć swoją wizję systemu z wizją Klienta.

Dlaczego jest to ważne?

Wstępne oczekiwania Klienta nie zawsze są tym, czego faktycznie potrzebuje. Firma wykonująca integrację systemów pomoże zapewnić najlepsze rozwiązanie, które spełni wszystkie potrzeby.

Analiza sprawia, że firma wykonująca integrację jest gotowa do przeprowadzenia procesu składania podsystemów. Jednak zanim rozpocznie, musi zbudować mocne podstawy, aby wyeliminować wszelkie zagrożenia. Z tego powodu kolejną fazą jest napisanie planu integracji wielu komponentów tak, aby mogły funkcjonować jako całość. Zazwyczaj tworzone są plany integracji, aby pomóc obu stronom w wizualizacji procesu.

Dlaczego jest to ważne?

Firma wykonująca integrację ma na celu dostarczenie rozwiązania, które zwiększy produktywność i usprawni przepływ pracy, ale jego głównym celem jest zapewnienie bezproblemowej łączności danych między wszystkimi komponentami. Odpowiedni projekt architektury pozwala na sprawną integrację.

Projektowanie integracji jest najdłuższą i najtrudniejszą fazą procesu, w której przeprowadzana jest właściwa integracja. Na podstawie projektu architektury, który jest projektem logicznym, opracowywany jest jego fizyczny odpowiednik. Jeśli wszystkie poprzednie kroki zostały wykonane ze szczególną dbałością, integracja powinna być przeprowadzona pomyślnie i łatwo, bez utraty cennych danych.

Dlaczego jest to ważne?

W zależności od liczby i wielkości, połączenie różnych niezależnych systemów w jeden przy jednoczesnym zapewnieniu regularnego przepływu danych może zająć trochę czasu. Ta faza wymaga dużej precyzji. Udana integracja może pomóc firmie w rozwoju poprzez automatyzację wielu procesów biznesowych i dostarczanie dokładnych danych.

Gdy system jest gotowy, jest następnie weryfikowany i testowany. Jeśli zostaną wykryte jakiekolwiek błędy, zostanie to naprawione, a system ponownie przejdzie testy operacyjne, aby upewnić się, że otrzymany produkt jest bezbłędny. Dopiero wtedy integracja zostanie zrealizowana. Mimo, że nowe rozwiązanie jest oparte na poprzednich komponentach, zapoznanie się z nim i zaznajomienie się z nim może zająć trochę czasu.

Dlaczego to ważne?

Po zintegrowaniu systemów przychodzi czas na pracę Klienta. Aby zauważyć efekty integracji, należy się upewnić, że wszyscy w zespole dokładnie rozumieją, jak działa nowe rozwiązanie. Dlatego faza wdrożenia może trochę potrwać.

Przewaga konkurencyjna integracji podsystemów przez firmę nad zakupem nowego, gotowego rozwiązania polega na tym, że Klient ma zapewnioną opiekę. Jeśli korzystanie z funkcji jest trudne lub czegoś brakuje, funkcje można modyfikować lub dodawać w dowolnym momencie. Można również zgłosić każdy wykryty błąd, a firma, która zajęła się integracją, zajmie się jego naprawą.

Dlaczego jest to ważne?

Wraz z rozwojem firmy system może ewoluować wraz z nią. Nie ma potrzeby kupowania nowego produktu, ponieważ znacznie korzystniejszym jest zaktualizowanie systemu, który jest już nam znany i który jest łatwy w użyciu.

Jednym z kluczowych wyników procesu integracji systemu jest zebranie wszelkich istotnych i skoordynowanych danych. Oznacza to, że wyszukiwanie i przetwarzanie danych jest znacznie łatwiejsze i bardziej płynne dla wszystkich podsystemów. Zintegrowany system pozwoli zautomatyzować i usprawnić wszystkie procesy biznesowe w firmie, dzięki doskonale ustalonym kanałom przepływu danych.

W większości przypadków proces integracji systemu polega na gromadzeniu danych z różnych źródeł i przechowywaniu ich w jednym miejscu. Pozwala to wyeliminować konieczność długiego oczekiwania na ręczną synchronizację danych w wielu systemach. Zamiast tego, jeśli jeden podsystem modyfikuje dane, są one automatycznie aktualizowane dla wszystkich innych systemów. W rezultacie jedną z najważniejszych zalet integracji systemów jest dostępność danych w czasie rzeczywistym.

Automatyczna aktualizacja i synchronizacja danych prowadzi do lepszej dokładności, ponieważ szanse użytkowników na dostęp do nieaktualnych danych są zmniejszone lub wyeliminowane.

Ułatwiony dostęp dla wszystkich podsystemów sprawia, że wszyscy użytkownicy mogą współpracować, co skutkuje lepszą koordynacją zespołu. Bardziej uproszczony system jest również łatwiejszy do przeszkolenia użytkowników. Ponadto terminowa dostępność danych prowadzi do szybszego podejmowania decyzji we wszystkich działach, poprawiając ogólny proces biznesowy. Pracownicy zawsze będą mieć dostęp do ostatnich wydarzeń i podejmą odpowiednie działania w przyszłości.

Zintegrowany system poprawia wydajność, usuwając potrzebę wielokrotnego ręcznego wprowadzania danych. Pracownicy otrzymują dokładne dane do dalszego przetwarzania, ponieważ system automatycznie aktualizuje centralną bazę danych. Pozwala to oszczędzić znaczną ilość czasu. Każdy dział koncentruje się na swoich zadaniach, nie martwiąc się o synchronizację lub działania innych. Zaoszczędzone zasoby można następnie wykorzystać do ważniejszych działań biznesowych. W związku z tym dwie kluczowe korzyści z integracji systemu polegają na tym, że siła robocza jest nie tylko bardziej wydajna, ale także wysoce produktywna.

Zintegrowany system pozwala wyeliminować potrzebę zadań, które się powtarzają. W rezultacie najważniejsze zadania można wykonywać wydajniej przy użyciu tych samych zasobów, co zmniejsza niepotrzebne koszty.

Centralna pamięć masowa jest w stanie przechowywać dane, które są unikalne dla każdego podsystemu, a także metodycznie kategoryzować wszelkie nakładające się dane. Zmniejsza to koszt niewykorzystanej przestrzeni do przechowywania danych.

Integracja systemu pozwala wyeliminować potrzebę przechowywania danych i zarządzania nimi. Zapewnia scentralizowany system oparty na skalowalnej i bezpiecznej architekturze. Udoskonalony proces zbierania i wyszukiwania danych, w połączeniu z innymi korzyściami, umożliwia firmie osiągnąć zarówno efektywność operacyjną jak i kosztową.

Wiadomości zwrotne i recenzje klientów spełniają istotną rolę w różnych decyzjach zakupowych, szczególnie w przypadku, jeśli opinia jest wyrażona przez bliską osobę. Nawet gdy duża ilość recenzji jest pozytywnym wskaźnikiem ogromnej i aktywnej bazy klientów, powinno się szukać referencji od firm o zbliżonym usposobieniu. Wtedy mogą być one o wiele przydatniejsze oraz pokazać w jaki sposób można rozstrzygnąć własne problemy za pomocą tego samego dostawcy. Jest to również świetny sposób na wykrycie pułapek związanych z rozwiązaniami integracji systemów, które oferuje dana firma.

Rozbudowana baza partnerów może być istotnym wyznacznikiem sposobu funkcjonowania firmy. Większa liczba partnerów może świadczyć o lepszym przygotowaniu przedsiębiorstwa do obsługi nieprzewidzianych sytuacji niż w przypadku firmy współpracującej z niewielką liczbą podmiotów. W kontekście integracji systemów pozwala to również ograniczyć zależność od jednego partnera i zmniejszyć ryzyko związane z ewentualnymi awariami lub innymi nieprzewidzianymi zdarzeniami.

Prawidłowo wdrożone integracje systemów mogą przyczynić się do wielu pozytywnych zmian w funkcjonowaniu firmy. Przede wszystkim pozwalają usprawnić przepływ danych, zwiększyć efektywność pracy oraz ograniczyć koszty. Sposób połączenia poszczególnych systemów zależy jednak od specyfiki przedsiębiorstwa, dlatego warto skonsultować się ze specjalistami, którzy pomogą dobrać rozwiązanie odpowiednie do indywidualnych potrzeb firmy.

Integracja systemów informatycznych przestaje być tematem wyłącznie działu IT, ponieważ wpływa bezpośrednio na czas obsługi zamówienia, liczbę błędów i koszt utrzymania infrastruktury. Firmy, które łączą ERP, WMS i MES w jedną architekturę, ograniczają ręczne przepisywanie danych i zyskują jeden spójny obraz procesów magazynowych oraz produkcyjnych. Wybór metody integracji systemów informatycznych – punkt-punkt, integracja horyzontalna czy integracja wstecz – zależy od liczby systemów, ich wieku i planów rozwoju firmy w kolejnych latach. Im wcześniej firma zaplanuje integrację systemową jako architekturę, a nie jako pojedyncze połączenie dwóch programów, tym łatwiej będzie jej podłączać kolejne systemy bez przebudowy całej infrastruktury. W perspektywie kilku lat oznacza to mniej ręcznej pracy, mniejsze ryzyko błędów i większą zdolność firmy do skalowania bez wymiany całego oprogramowania. Integracja systemów sterowania na hali produkcyjnej oraz integracja b2b z partnerami handlowymi to kierunki, w które coraz częściej inwestują firmy planujące rozwój. Opisane w tym artykule integracja systemów informatycznych przykłady oraz integracja oprogramowania między ERP, WMS i MES pokazują, że dobrze zaprojektowana integracja it przekłada się bezpośrednio na mniejszą liczbę błędów i krótszy czas obsługi zamówienia.