Analiza przedwdrożeniowa – czym jest, jak przebiega i dlaczego decyduje o sukcesie wdrożenia?

Z tego artykułu dowiesz się czym jest analiza przedwdrożeniowa i jakie elementy zawiera dokumentacja przedwdrożeniowa, jak wyglądają prace przedwdrożeniowe krok po kroku,

czym różni się analiza przedwdrożeniowa ERP od analizy przedwdrożeniowej WMS i analizy przedwdrożeniowej MES, jak analiza ryzyka projektu, analiza finansowa projektu oraz analiza SWOT projektu wpływają na decyzję zarządu, dlaczego product discovery redukuje liczbę zmian zakresu już po podpisaniu umowy wdrożeniowej.

 

Właściwe przygotowanie jest niezbędne przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w przedsiębiorstwie. Projektowany system informatyczny, powinien w znacznym stopniu spełniać założone funkcje oraz określone wcześniej punkty. W tym celu powstała analiza przedwdrożeniowa. Dokument zawiera wszystkie informacje dotyczące wdrożenia nowego systemu w przedsiębiorstwie. Może to dotyczyć całkiem nowego systemu lub integracji z systemem ERP. Obejmuje charakterystykę czasową firmy, plany i założenia na przyszłość. Wyznacza kierunek dalszego rozwoju dla pracowników i jest drogowskazem na drodze do nowego systemu.

Na obrazku widać ekran z włączonym systemem asiston produkcja.

Co znajdziesz w artykule?

Analiza przedwdrożeniowa – co to?
Czym różnią się prace przedwdrożeniowe od wdrożenia właściwego?
Analiza przedwdrożeniowa wymagań funkcjonalnych – jak ją prowadzić?
Analiza przedwdrożeniowa ERP, WMS i MES – różnice
Analiza ryzyka projektu – najczęstsze błędy decyzyjne
Analiza finansowa projektu – jak liczyć koszt braku decyzji?
Analiza SWOT projektu jako narzędzie porządkujące decyzję
Product discovery a analiza przedwdrożeniowa – gdzie kończy się jedno, a zaczyna drugie?
4 poziomy dokumentacji przedwdrożeniowej
Korzyści klientów związane z analizą przedwdrożeniową
Korzyści analizy przedwdrożeniowej dla dostawcy systemu
7 kroków analizy przedwdrożeniowej – proces krok po kroku
Wyceny usług oraz systemów IT
Dlaczego i kiedy warto zlecić analizę przedwdrożeniową?
Analiza przedwdrożeniowa WMS i MES w Asiston
Podsumowanie

Analiza przedwdrożeniowa – co to?

Analiza przedwdrożeniowa to najważniejszy etap przygotowania do wdrożenia systemów klasy WMS, MES lub ERP. Polega na szczegółowym zbadaniu procesów operacyjnych przedsiębiorstwa, jego wymagań funkcjonalnych, struktury organizacyjnej oraz wykorzystywanego środowiska IT. Jej głównym celem jest poznanie sposobu funkcjonowania organizacji, identyfikacja potrzeb użytkowników oraz określenie wymagań, jakie powinien spełniać wdrażany system. Wyniki analizy stanowią podstawę do opracowania założeń wdrożenia, ograniczenia ryzyka projektowego oraz lepszego dopasowania rozwiązania do specyfiki przedsiębiorstwa. Analiza przedwdrożeniowa obejmuje zwykle warsztaty z kluczowymi użytkownikami, mapowanie procesów magazynowych lub produkcyjnych, analizę wymagań integracyjnych oraz ocenę gotowości organizacyjnej. Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa systemu informatycznego pozwala uniknąć błędów w trakcie wdrożenia i jest też podstawą oceny opłacalności inwestycji.

Czym różnią się prace przedwdrożeniowe od wdrożenia właściwego?

Prace przedwdrożeniowe obejmują działania analityczne realizowane przed rozpoczęciem konfiguracji systemu. Ich celem jest poznanie i zweryfikowanie sposobu funkcjonowania organizacji, aby wdrożenie mogło zostać oparte na rzeczywistych procesach biznesowych, a nie na założeniach. Do najważniejszych elementów tego etapu należą warsztaty procesowe, analiza dokumentacji operacyjnej, mapowanie przepływów magazynowych lub produkcyjnych oraz identyfikacja punktów integracji. Zwieńczeniem prac jest przygotowanie dokumentacji przedwdrożeniowej, która często stanowi załącznik do umowy wdrożeniowej i określa uzgodniony zakres projektu.

 

Pominięcie etapu prac przedwdrożeniowych zwiększa ryzyko niepowodzenia wdrożenia. W takiej sytuacji zespół projektowy rozpoczyna konfigurację systemu na podstawie przypuszczeń zamiast zweryfikowanych informacji o procesach przedsiębiorstwa. W efekcie rzeczywiste wymagania są identyfikowane dopiero podczas testów, co prowadzi do konieczności wprowadzania dodatkowych zmian, wydłużenia harmonogramu oraz wzrostu kosztów projektu. Dodatkowe godziny pracy konsultantów często powodują przekroczenie budżetu przewidzianego na wdrożenie.

 

Dokumentacja przedwdrożeniowa różni się od specyfikacji technicznej zakresem i perspektywą opisu. Specyfikacja techniczna koncentruje się na funkcjach oraz wymaganiach systemowych, natomiast dokumentacja przedwdrożeniowa przedstawia procesy biznesowe i sposób działania organizacji. Powinna ona zawierać mapy procesów, macierz wymagań, wykaz planowanych integracji z innymi systemami oraz harmonogram kolejnych etapów wdrożenia. Dokumentacja przedwdrożeniowa stanowi podstawę do prawidłowej konfiguracji systemu oraz skutecznego zarządzania całym projektem wdrożeniowym.

Analiza przedwdrożeniowa wymagań funkcjonalnych – jak ją prowadzić?

Analiza przedwdrożeniowa wymagań funkcjonalnych polega na zebraniu i uporządkowaniu oczekiwań poszczególnych działów wobec przyszłego systemu. W magazynie oznacza to opisanie sposobu kompletacji, strefowania, obsługi zwrotów i inwentaryzacji. Na produkcji zaś opisanie przepływu zleceń, raportowania czasów pracy maszyn oraz punktów kontroli jakości.

 

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest prowadzenie analizy przedwdrożeniowej wymagań funkcjonalnych wyłącznie na poziomie kadry kierowniczej, bez udziału operatorów. Jeśli wymagania są definiowane wyłącznie przez kierownictwo, pomijane są wyjątki procesowe znane operatorom. W konsekwencji powstaje system, który nie obsługuje prawdziwych scenariuszy. Skutkiem operacyjnym jest konieczność stosowania ręcznych obejść poza systemem, natomiast skutkiem finansowym, utrata części korzyści wynikających z inwestycji.

 

Poprawnie wykonana analiza przedwdrożeniowa wymagań funkcjonalnych porządkuje wymagania według priorytetu – obowiązkowe, pożądane oraz opcjonalne. Taki podział pozwala świadomie planować wdrażanie etapami, zamiast wdrażać wszystko jednocześnie.

Analiza przedwdrożeniowa ERP, WMS i MES – różnice

Analiza przedwdrożeniowa ERP koncentruje się na przepływie danych finansowych, zamówieniowych i księgowych pomiędzy działami firmy. Analiza przedwdrożeniowa WMS skupia się na procesach fizycznego przepływu towaru w magazynie, czyli przyjęciach, lokalizacjach, kompletacji i wysyłkach. Analiza przedwdrożeniowa MES obejmuje z kolei monitorowanie produkcji w czasie rzeczywistym, raportowanie przestojów, jakości oraz wydajności maszyn.

 

Poniższa tabela pokazuj główne obszary analizy w zależności od systemu.

Osobne prowadzenie analizy przedwdrożeniowej ERP, analizy przedwdrożeniowej WMS oraz analizy przedwdrożeniowej MES ma sens tylko wtedy, gdy systemy te są od siebie w pełni niezależne. W firmach, które planują architekturę integracyjną ERP-WMS-MES, analizy te powinny być prowadzone równolegle i spójnie, ponieważ integracja między systemami jest jednym z najczęstszych źródeł błędów wdrożeniowych.

Sprawdź, jak wygląda architektura integracyjna ERP-WMS-MES w praktyce operacyjnej.

Umów bezpłatną prezentację!

Analiza ryzyka projektu – najczęstsze błędy decyzyjne

Analiza ryzyka projektu wdrożeniowego powinna obejmować ryzyko:

  • organizacyjne,
  • technologiczne,
  • kompetencyjne.

 

Do najczęstszych błędów należy pomijanie ryzyka związanego z przygotowaniem danych. Jeśli firma przed rozpoczęciem projektu nie uporządkowała indeksów materiałowych, lokalizacji magazynowych ani struktury BOM to problemy często pojawiają się dopiero podczas migracji danych.

 

Jeśli analiza ryzyka projektu nie obejmuje oceny gotowości danych źródłowych to migracja jest przeprowadzana na danych niekompletnych lub niespójnych. W konsekwencji konieczne staje się ręczne korygowanie rekordów po uruchomieniu systemu. Skutkiem operacyjnym jest spadek zaufania użytkowników do nowego narzędzia, natomiast skutkiem finansowym jest wzrost kosztów związanych z korektą danych.

 

Drugim często pomijanym obszarem jest ryzyko kompetencyjne zespołu wewnętrznego. Analiza ryzyka projektu powinna też wskazywać, czy firma ma osobę odpowiedzialną za projekt po stronie klienta, ponieważ brak takiej roli przekłada się na opóźnienia decyzyjne w trakcie wdrożenia.

Analiza finansowa projektu – jak liczyć koszt braku decyzji?

Analiza finansowa projektu wdrożeniowego nie powinna ograniczać się do kosztu licencji i wdrożenia. Powinna uwzględniać także koszt utrzymania obecnego stanu, czyli koszt operacyjny wynikający z pracy w systemach rozproszonych, arkuszach kalkulacyjnych lub papierowej dokumentacji magazynowej i produkcyjnej.

 

Jeśli przedsiębiorstwo odkłada decyzję o wdrożeniu systemu, koncentrując się wyłącznie na kosztach inwestycji, nie uwzględnia kosztów wynikających z błędów kompletacji, przestojów produkcyjnych oraz czasu pracy poświęcanego na ręczne raportowanie. W konsekwencji dochodzi do zaniżonej oceny opłacalności projektu. Skutkiem operacyjnym jest utrwalanie procesów, które nie skalują się wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, natomiast skutkiem finansowym – wyższy całkowity koszt funkcjonowania w perspektywie kilku lat niż koszt samego wdrożenia systemu.

 

Analiza finansowa projektu powinna również uwzględniać koszt licencjonowania w modelu opartym na NIP firmy, ponieważ w organizacjach wielooddziałowych i wielospółkowych sposób licencjonowania ma bezpośrednie przełożenie na koszt skalowania systemu w kolejnych latach.

Na zdjęciu widać 2 osoby rysujące na papierze.

Analiza SWOT projektu jako narzędzie porządkujące decyzję

Analiza SWOT projektu wdrożeniowego pozwala uporządkować mocne i słabe strony obecnych procesów oraz szanse i zagrożenia związane z wdrożeniem nowego systemu. W kontekście WMS i MES, mocną stroną bywa dobrze zorganizowany zespół operacyjny, a słabą stroną, brak ustandaryzowanych procedur.

 

Analiza SWOT projektu ma znaczenie decyzyjne wtedy, gdy jej wyniki przekładają się na konkretne działania, np. standaryzację procesów przed startem wdrożenia, jeśli to właśnie brak standaryzacji został zidentyfikowany jako słaba strona. Traktowanie analizy SWOT projektu jako ćwiczenia dokumentacyjnego, bez powiązania z harmonogramem wdrożenia, ogranicza jej wartość decyzyjną.

Product discovery a analiza przedwdrożeniowa – gdzie kończy się jedno, a zaczyna drugie?

Product discovery to proces badania problemu użytkownika i weryfikacji założeń jeszcze przed zaprojektowaniem rozwiązania. W kontekście wdrożeń WMS i MES, product discovery odpowiada na pytanie, czy dany proces w ogóle wymaga zmiany systemowej, zanim analiza przedwdrożeniowa zacznie opisywać szczegóły funkcjonalne.

 

Product discovery i analiza przedwdrożeniowa nie są pojęciami tożsamymi. Product discovery służy identyfikacji i weryfikacji problemu biznesowego oraz ocenie zasadności jego rozwiązania, natomiast analiza przedwdrożeniowa koncentruje się na określeniu sposobu realizacji zweryfikowanych wymagań w konkretnym systemie. Jeśli przedsiębiorstwo pomija etap product discovery i przechodzi bezpośrednio do analizy przedwdrożeniowej to zespół projektowy opracowuje szczegóły rozwiązania dla problemu, którego zasadność nie została wcześniej zweryfikowana. W konsekwencji wzrasta ryzyko zaprojektowania funkcji, z których użytkownicy nie będą korzystać. Skutkiem operacyjnym jest niewykorzystanie pełnego potencjału systemu, natomiast skutkiem finansowym jest poniesienie kosztów wdrożenia funkcji, które nie dostarczają rzeczywistej wartości biznesowej.

 

Łączenie product discovery z analizą przedwdrożeniową systemu informatycznego pozwala zawęzić zakres projektu do procesów, które rzeczywiście wymagają wsparcia systemowego.

4 poziomy dokumentacji przedwdrożeniowej

Nie każda analiza przedwdrożeniowa ma tę samą wartość. Zakres dokumentacji bezpośrednio wpływa na ryzyko projektu, przewidywalność kosztów oraz możliwość podejmowania świadomych decyzji. W praktyce można wyróżnić cztery poziomy dojrzałości dokumentacji przedwdrożeniowej.

 

  1. Dokumentacja opisowa – to podstawowy poziom dokumentacji. Zawiera ogólny opis procesów biznesowych oraz głównych potrzeb organizacji, ale nie obejmuje szczegółowych scenariuszy, wyjątków ani kompletnej specyfikacji wymagań.

 

Ryzyko jest wysokie. Na etapie wdrożenia często pojawiają się nowe wymagania, które prowadzą do zmian zakresu, wydłużenia harmonogramu i wzrostu kosztów.

 

  1. Dokumentacja funkcjonalna – oprócz opisu procesów zawiera listę wymagań funkcjonalnych, ich priorytety oraz opis oczekiwanego działania systemu. Dzięki temu łatwiej ocenić, czy proponowane rozwiązanie spełni potrzeby użytkowników.

 

Średnie ryzyko. Zakres funkcjonalny jest dobrze zdefiniowany, jednak kwestie integracji z innymi systemami są często opisane zbyt ogólnie.

 

  1. Dokumentacja procesowo-integracyjna – na tym poziomie dokumentacja opisuje nie tylko wymagania funkcjonalne, ale również przebieg procesów biznesowych, przepływ danych oraz sposób integracji systemów, takich jak ERP, WMS czy MES. Uzupełnieniem jest analiza ryzyka projektu.

 

Ryzyko jest niskie. Zakres projektu jest jasny, wiadomo, od czego zależą poszczególne elementy, dlatego można dobrze zaplanować harmonogram.

 

  1. Dokumentacja decyzyjna – to najbardziej dojrzały poziom dokumentacji przedwdrożeniowej. Łączy analizę biznesową z oceną opłacalności inwestycji i obejmuje analizę finansową, analizę SWOT, ocenę ryzyka oraz plan wdrożenia podzielony na etapy.

 

Dokument stanowi wsparcie dla zarządu w podejmowaniu decyzji inwestycyjnych. Pozwala ocenić nie tylko zakres funkcjonalny projektu, lecz także jego uzasadnienie biznesowe, przewidywane koszty, oczekiwane korzyści oraz wpływ na organizację. Dzięki temu decyzja o rozpoczęciu wdrożenia opiera się na rzetelnej analizie, a nie wyłącznie na deklaracjach dostawców systemów.

 

Im wyższy poziom dojrzałości dokumentacji przedwdrożeniowej, tym mniejsze ryzyko niekontrolowanych zmian zakresu, przekroczenia budżetu oraz powstania długu technologicznego wynikającego z pochopnych decyzji projektowych. Dobrze przygotowana dokumentacja staje się nie tylko opisem wymagań, ale również narzędziem ograniczającym ryzyko i wspierającym skuteczną realizację wdrożenia.

Chcesz zoptymalizować procesy logistyki magazynowej?

Dowiedz się więcej o Asiston WMS

Korzyści klientów związane z analizą przedwdrożeniową

  • Krótszy czas wykonania projektu

Przez określenie i zapoznanie się z wszelkimi pracami w ramach projektu, można wyznaczyć szczegółowy plan i skrócić bufor rezerwowy. Ponadto w lepszy sposób rozplanujemy oraz dokonamy rezerwacji wymaganych zasobów w każdej fazie projektu. Pomoże to w ograniczeniu przestojów spowodowanych różnymi przyczynami np. czekając na odpowiedzi na ważne pytania.

 

  • Zorientowanie w rzeczywistych kosztach

W trakcie analizy klient dostaje oficjalny dokument, w którym zawarte są wszystkie szczegóły projektu. To ułatwia nadzorowanie kosztów w dużym stopniu. Wycena będzie tym bardziej precyzyjna, jeśli będziemy mieć mniejszą ilość nieznanych zmiennych. Będzie też zawierać wszystkie wymagania, na które zgodził się zarówno Klient jak i dostawca. Sam koszt analizy związany jest z dodatkową opłatą, jednak z czasem przyniesie mierzalne oszczędności.

 

  • Lepsze perspektywy na powodzenie projektu informatycznego

Po zakończeniu analizy przedwdrożeniowej, obie strony mają takie same informacje dotyczące oczekiwań i potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa. To znacznie zwiększa szanse na udany finał projektu oraz zapewnia wykonanie wszystkich wcześniej założonych celów.

 

  • Możliwość łatwego wprowadzania istotnych zmian

Analiza przedwdrożeniowa sprawia, że Klient już przed wdrożeniem jest zorientowany jaki kształt przybierze i jakie funkcje będzie zawierał projektowany system. Pozwala to na ewentualne przemyślenia, możliwość sprawdzenia jego funkcjonalności z osobami, które będą z niego korzystać na co dzień, a nawet wprowadzenie zmian bez dodatkowych kosztów.

 

  • Odpowiednie doradztwo

Spojrzenie na przedsiębiorstwo z zewnątrz, pozwala na rozpoznanie problemów, które dotychczas nie były dostrzeżone. Może to pomóc odpowiedzieć na trudne pytania albo te dotychczas pomijane.

 

  • Pewność realizacji

Szczegółowo opisane poszczególne części systemu w dokumencie, pozwalają na odniesienie się do weryfikacji gotowego rozwiązania. W momencie wystąpienia błędów lub pominięciu wcześniejszych ustaleń, można zawsze do niego wrócić.

 

  • Lepsze poznanie zespołu

Analiza przedwdrożeniowa pozwala także na bliższe zaznajomienie się obydwu współpracujących ze sobą firm oraz zespołów.

Korzyści analizy przedwdrożeniowej dla dostawcy systemu

Przejrzyste oczekiwania. Analiza pozwala na powiązaniu obydwu wizji (zarówno Klienta jak i wykonawcy) co sprawia, że wszystkie kryteria są uporządkowane i zawarte w jednym miejscu. Zespół projektowy jest w pełni zorientowany w swoich zadaniach co ułatwia pracę. Ponadto wyklucza liczne, często pojawiające się nieporozumienia.

 

Stworzenie planu. Rozeznanie w konkretnych elementach projektu, pozwala na stworzenie odpowiedniego harmonogramu prac. Przedsiębiorstwo może także usprawnić czas swojej pracy. Pozwoli to wówczas pominąć przestoje i w efektywny sposób realizować niezbędne założenia. Trzeba mieć na uwadze również fakt, że można w ten sposób wyszukać prawdopodobne błędy.

 

Aktywna postawa ze strony Klienta. Częstym utrudnieniem w realizacji projektu może być brak aktywnego w nim udziału ze strony Klienta. Może prowadzić to do coraz większego niezadowolenia i licznych przestojów. Analiza pozwala na stworzeniu atmosfery partnerstwa między wykonawcą, a Klientem.

7 kroków analizy przedwdrożeniowej – proces krok po kroku

Schemat przedstawiający 7 kroków analizy przedwdrożeniowej

Krok 1. Określenie celów biznesowych projektu

Analiza przedwdrożeniowa rozpoczyna się od określenia celów biznesowych, jakie organizacja chce osiągnąć dzięki wdrożeniu nowego systemu. Na tym etapie identyfikowane są najważniejsze problemy występujące w przedsiębiorstwie oraz obszary wymagające usprawnienia. Ustalane są również oczekiwane rezultaty projektu oraz wskaźniki efektywności (KPI), które pozwolą później ocenić, czy wdrożenie przyniosło zakładane korzyści. Dobrze zdefiniowane cele stanowią punkt odniesienia dla wszystkich kolejnych etapów analizy.

Krok 2. Analiza procesów biznesowych (AS-IS)

Kolejnym krokiem jest poznanie sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa przed wdrożeniem systemu. Analizowane są istniejące procesy biznesowe, przepływ informacji oraz zależności pomiędzy poszczególnymi działami. Celem jest zrozumienie, jak obecnie wykonywana jest praca oraz wskazanie problemów, takich jak wąskie gardła, powielanie czynności, ręczne przetwarzanie danych czy zbędne operacje. Efektem tego etapu jest opis stanu obecnego, określanego jako model AS-IS.

Krok 3. Identyfikacja i analiza wymagań

Po poznaniu obecnych procesów możliwe jest określenie wymagań wobec nowego systemu. Są one zbierane podczas warsztatów, wywiadów oraz obserwacji pracy użytkowników. Ważne jest, aby w analizie uczestniczyli zarówno przedstawiciele kierownictwa, jak i pracownicy operacyjni, ponieważ każda z tych grup posiada inną wiedzę o funkcjonowaniu organizacji. Oprócz wymagań funkcjonalnych definiowane są również wymagania niefunkcjonalne, obejmujące m.in. wydajność, bezpieczeństwo, dostępność oraz integrację z innymi systemami.

Krok 4. Analiza danych i środowiska systemowego

Na tym etapie oceniana jest jakość danych, które będą migrowane do nowego systemu. Sprawdzana jest ich kompletność, poprawność oraz spójność. Jednocześnie analizowana jest infrastruktura informatyczna przedsiębiorstwa oraz systemy, z którymi nowe rozwiązanie będzie musiało współpracować. Pozwala to odpowiednio zaplanować migrację danych oraz integrację z pozostałymi aplikacjami wykorzystywanymi w organizacji.

Krok 5. Opracowanie modelu docelowego (TO-BE)

Po zakończeniu analizy stanu obecnego opracowywany jest model docelowy, określający sposób funkcjonowania procesów po wdrożeniu systemu. Na tym etapie projektowane są przyszłe procesy biznesowe oraz sposób wykorzystania funkcjonalności systemu do ich realizacji. Określany jest także zakres konfiguracji, integracji oraz ewentualnych modyfikacji niezbędnych do spełnienia wymagań przedsiębiorstwa. Model TO-BE powinien łączyć potrzeby organizacji z dobrymi praktykami wynikającymi z możliwości wdrażanego rozwiązania.

Krok 6. Analiza ryzyka i przygotowanie planu wdrożenia

Przed rozpoczęciem wdrożenia konieczne jest zidentyfikowanie czynników, które mogą zagrozić powodzeniu projektu. Analiza obejmuje ryzyka techniczne, organizacyjne oraz biznesowe, a także działania pozwalające ograniczyć ich wpływ. Równolegle opracowywany jest harmonogram prac, plan migracji danych, scenariusze testów oraz plan szkoleń użytkowników. Dzięki temu przedsiębiorstwo może lepiej przygotować się do wdrożenia i ograniczyć ryzyko wystąpienia problemów po uruchomieniu systemu.

Krok 7. Opracowanie dokumentacji analizy przedwdrożeniowej

Ostatnim etapem jest przygotowanie dokumentacji podsumowującej wyniki przeprowadzonej analizy. Dokument zawiera opis celów projektu, przebieg procesów biznesowych, wymagania wobec systemu, model docelowy, analizę ryzyka oraz plan wdrożenia. Stanowi on podstawę do przygotowania harmonogramu realizacji projektu, oszacowania kosztów oraz rozpoczęcia właściwych prac wdrożeniowych. Dobrze opracowana dokumentacja ogranicza ryzyko nieporozumień między klientem a wykonawcą i ułatwia realizację kolejnych etapów projektu.

Wyceny usług oraz systemów IT

Oferta podstawowa

Wysyłana przez firmę bez żadnych sprecyzowanych szczegółów. Wyglądem przypomina jednak sam ogólny zakres projektu dostarczonego przez klienta. Wtedy zarówno harmonogram jak i widełki budżetu okazują się szerokie.

 

Wariant pośredni

Zazwyczaj obejmuje on krótkie bezpośrednie spotkanie lub w formie online. Może także sprowadzić się do zgromadzenia większej ilości szczegółów wdrożenia poprzez maila. Kolejnym krokiem jest wycena wstępna, która często zawiera wiele wariantów oraz określony przedziałem budżet, ale z dużo mniejszym zakresem.

 

Wariant optymalny

Dotyczy właśnie przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej. W momencie, w którym dostawca oprogramowania zgromadzi wstępne informacje, podpowiada potencjalnemu Klientowi stworzenie analizy, co pomoże dokładnie wskazać cele oraz potrzeby firmy. Następnie na jej podstawie można przedstawić szczegółową wycenę realizacji projektu.

 

Która z powyższych opcji wydaje się być najlepszą? Bezkonkurencyjnym wariantem z obydwu stron wydaje się być wariant trzeci. To wtedy Klient może w sposób całkiem świadomy zdecydować o tym czy podjąć współpracę z wybranym dostawcą systemów IT czy też nie.

Jak wdrożyć WMS w magazynie krok po kroku?

Przeczytaj artykuł!

Dlaczego i kiedy warto zlecić analizę przedwdrożeniową?

Analiza przedwdrożeniowa jest szczególnie ważna, gdy firma chce ograniczyć ryzyko projektu i podejmować decyzje na podstawie rzetelnych danych, a nie założeń. Warto ją przeprowadzić zwłaszcza w sytuacjach takich jak:

 

  • planowane wdrożenie systemu WMS, MES lub ERP, gdy procesy operacyjne nie są jeszcze opisane ani ustandaryzowane,
  • działalność w strukturze wielooddziałowej lub wielospółkowej, która wymaga wypracowania wspólnego zakresu i jednolitego modelu działania,
  • wcześniejsze doświadczenia z wdrożeniem zakończonym zmianami zakresu, opóźnieniami lub przekroczeniem budżetu,
  • planowana integracja systemów ERP, WMS i MES, gdzie kluczowe jest wyeliminowanie luk i niejasności na styku poszczególnych rozwiązań,
  • potrzeba przygotowania wiarygodnych danych do podjęcia decyzji inwestycyjnej przez zarząd, zamiast opierania się wyłącznie na prezentacjach funkcjonalności dostawców,
  • plan wdrażania systemów etapami, który wymaga określenia priorytetów oraz właściwej kolejności uruchamiania modułów i procesów.

 

Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pozwala precyzyjnie zdefiniować wymagania biznesowe, ograniczyć ryzyko kosztownych zmian w trakcie projektu oraz zwiększyć przewidywalność całego wdrożenia.

„Najlepsze wdrożenia zaczynają się nie od działania, ale od zrozumienia potrzeb, procesów i celów organizacji.”

Robert Gozdek, Prezes Asiston

Analiza przedwdrożeniowa WMS i MES w Asiston

Firmy wybierające systemy klasy WMS i MES coraz częściej zwracają uwagę na to, czy dostawca traktuje analizę przedwdrożeniową jako pełnoprawny etap projektu, a nie formalność przed podpisaniem umowy. Asiston prowadzi analizę przedwdrożeniową systemu informatycznego w oparciu o mapowanie procesów magazynowych i produkcyjnych, uwzględniając architekturę integracyjną ERP-WMS-MES, licencjonowanie oparte na NIP firmy oraz możliwość wdrażania etapami. Takie podejście pozwala firmom wieloodziałowym i wielospółkowym budować system, który rośnie razem z organizacją, bez generowania długu technologicznego wynikającego z pochopnych decyzji.

Podsumowanie

Analiza przedwdrożeniowa systemu informatycznego jest etapem, który określa realny zakres, koszt i ryzyko wdrożenia WMS, MES lub ERP, ponieważ to na jej podstawie powstaje dokumentacja przedwdrożeniowa stanowiąca fundament dalszych prac. Firmy, które prowadzą prace przedwdrożeniowe w oparciu o analizę ryzyka projektu, analizę finansową projektu oraz analizę SWOT projektu, podejmują decyzję inwestycyjną na podstawie danych, a nie wyłącznie opisu funkcji systemu. Połączenie product discovery z analizą przedwdrożeniową wymagań funkcjonalnych pozwala zawęzić zakres wdrożenia do procesów, które rzeczywiście tego wymagają. Firmy, które przed wdrożeniem systemów ERP, WMS i MES dobrze analizują swoje potrzeby, zmniejszają ryzyko zmian w projekcie, łatwiej rozwijają systemy w przyszłości i lepiej kontrolują koszty wdrożenia.

FAQ
Analiza przedwdrożeniowa to proces badania procesów operacyjnych i wymagań funkcjonalnych firmy przed rozpoczęciem wdrożenia systemu WMS, MES lub ERP, zakończony przygotowaniem dokumentacji przedwdrożeniowej.

Powiązane:

Zobacz nasze realizacjeNasze realizacje

Asiston B2B
ART-MAR

Dla firmy ART-MAR zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy internetową hurtownię sprzedaży B2B, która pomogła usprawnić zarządzanie procesami i umożliwiła dalszy dynamiczny rozwój organizacji.

ART-MAR
Asiston B2B
Paxer

W ramach realizacji dla firmy Paxer zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy zintegrowaną z Subiektem Nexo i Przelewy24 internetową hurtownię B2B, która usprawniła proces zarządzania cenami produktów.

Paxer
Asiston B2B
Micros

Dla naszego Klienta – hurtowni podzespołów elektronicznych Micros – stworzyliśmy skalowalną i intuicyjną platformę sprzedaży B2B, którą wyposażyliśmy w system filtrów, moduł negocjacji oraz wiele innych nowoczesnych rozwiązań.

Micros
Asiston B2B
Topgan

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy platformę B2B, której głównym celem jest zautomatyzowanie procesów sprzedażowych oraz zwiększenie zasięgu odbiorców, a także usprawnienie obsługi zamówień.

Topgan
Asiston B2B
GB United

Celem zaprojektowania i wdrożenia platformy B2B jest zautomatyzowanie procesów sprzedażowych oraz zwiększenie zasięgu odbiorców, a także usprawnienie obsługi zamówień.

Asiston EOD
Pyzak

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy wyposażony w rozbudowany moduł pism przychodzących i wychodzących system elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwolił na automatyzację procesów finansowych w firmie Pyzak.

Pyzak
Asiston EOD
Pestar

W ramach naszej realizacji dla firmy PESTAR zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy elektroniczny obieg dokumentów. System Asiston EOD wyposażyliśmy także w dopasowane do potrzeb organizacji funkcjonalności, które pozwoliły na usprawnienie kluczowych procesów biznesowych.

Pestar
Asiston EOD
Arsanit

Wdrożenie systemu Asiston EOD miało na celu usprawnienie zarządzania, przechowywania oraz obiegu dokumentów, a także komunikacji wewnątrz firmy.

Asiston EOD
Hutrem Serwis Sp. z o.o.

Głównym celem wprowadzenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów była potrzeba usprawnienia zarządzania obiegiem dokumentów oraz komunikacją wewnętrzną w firmie.

Hutrem Serwis Sp. z o.o.
Asiston EOD
Instytut Lecha Wałęsy

Wprowadziliśmy elektroniczny obieg informacji oraz dokumentów, usprawniający komunikację i współpracę pomiędzy oddalonymi ośrodkami

Instytut Lecha Wałęsy
Asiston Produkcja Asiston WMS
FotoGift4u

W ramach naszej realizacji dla FotoGift4u przygotowaliśmy oparty o narzędzia Asiston WMS i Asiston Produkcja, zintegrowany system pozwalający na automatyzację procesów magazynowych i produkcyjnych.

FotoGift4u
Asiston WMS
Krakfach

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system do zarządzania procesami logistyki magazynowej z rozbudowanymi modułami przyjęć i wydań magazynowych dla firmy Krakfach.

Krakfach
Asiston WMS
Auto Kasacja Recycling

Zaprojektowanie systemu do kontroli przyjęć i wydań magazynowych.

Asiston WMS
Profesjonal

Zaprojektowaliśmy oraz wdrożyliśmy system, który usprawnił i uporządkował pracę całego skupu, pozwalając rejestrować towary.

Profesjonal
Asiston WMS
VeggieFresh

Zaprojektowaliśmy oraz wdrożyliśmy zaawansowany system magazynowy zwiększający efektywność przeprowadzanych procesów.

Asiston WMS
Uren Novaberry Sp. z o.o.

Zaprojektowaliśmy oraz wdrożyliśmy zaawansowany system magazynowy.

Remondis

Remondis
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system usprawniający zarządzanie obiegiem dokumentów oraz komunikację wewnętrzną w firmie.

Topeshop

Topeshop
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych z dedykowanym modułem handlowym w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Ekolhouse

Ekolhouse
Dla firmy Ekolhouse zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy nowoczesną platformę sprzedażową Asiston B2B, która pomogła w usprawnieniu kontaktu z kontrahentami i zapewniła wiele dodatkowych udogodnień.

Serwis Kop

Serwis Kop
Zaprojektowanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

Wanas

Wanas
Zaprojektowanie oraz wdrożenie nowoczesnego systemu Asiston Produkcja.

Reh4Mat

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Asiston WMS

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Zainteresowany wdrożeniem systemu w Twojej firmie? Porozmawiajmy.

    Biura:

    ul. Ciasna 9

    35-232 Rzeszów

    telefon+48 519 106 161 emailbiuro@asiston.pl

    ul. Cybernetyki 19B

    02-677 Warszawa

    telefon+48 519 106 161 emailwarszawa@asiston.pl

    Dane firmy

    Asiston Sp. z o. o.

    ul. Ciasna 9

    35-232 Rzeszów

    NIP: 9212029007

    REGON: 061443359

    KRS: 0000429107