Analiza przedwdrożeniowa czyli zrealizuj swój projekt IT w mądry sposób

Analiza przedwdrożeniowa

Analiza przedwdrożeniowa czyli zrealizuj swój projekt IT w mądry sposób

Właściwe przygotowanie jest niezbędne przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w przedsiębiorstwie. Projektowany system informatyczny, powinien w znacznym stopniu spełniać założone funkcje oraz określone wcześniej punkty. W tym celu powstała analiza przedwdrożeniowa. Dokument zawiera wszystkie informacje dotyczące wdrożenia nowego systemu w przedsiębiorstwie. Może to dotyczyć całkiem nowego systemu lub integracji z systemem ERP. Obejmuje charakterystykę czasową firmy, plany i założenia na przyszłość. Wyznacza kierunek dalszego rozwoju dla pracowników i jest drogowskazem na drodze do nowego systemu.

Przygotowanie projektu IT jest całościowym procesem, w którym nie ma większego znaczenia czy będziemy pracować nad złożoną platformą czy też nad mniej rozbudowaną aplikacją. Składa się z odrębnych etapów czy zadań, co prowadzi do finalnego przygotowania produktu informatycznego. Żeby móc uznać projekt za udany, należy najpierw zwrócić uwagę na jego fundamentalny element czyli analizę przedwdrożeniową.

Poszukując właściwego systemu dla naszej firmy, powinniśmy wcześniej zdefiniować nasze oczekiwania. Należy przeanalizować zarówno to co jest naszym celem oraz to jak i czego chcielibyśmy uniknąć wdrażając nowe rozwiązanie. Znając własne potrzeby, możemy wskazać priorytety dla nowego systemu oraz wymagania co do nowego narzędzia.

Analiza przedwdrożeniowa

Czym właściwie jest analiza przedwdrożeniowa i z jakiego powodu ma tak duże znaczenie?

Analizę przedwdrożeniową można określić jako podsumowanie ogółu prac, które muszą być zrealizowane, aby odnieść sukces przy wdrażaniu produktu. Składa się z szeregu działań, których głównym celem jest przełożenie biznesowych koncepcji na techniczny opis.

Zwróćmy jednak uwagę na to, że wielu właścicieli firm oraz dostawców nie docenia jej znaczenia. Często zdaniem Klientów, analiza jest działaniem niepotrzebnym i nieskutecznym, które tylko dokłada kosztów, a których można byłoby uniknąć. Ignorowanie tego tematu przez dostawców jest nieraz celowe i nie dzieje się bez powodu. Aby uniknąć sytuacji, gdzie produkt może okazać się nieodpowiedni dla klienta, dostaje on dokument z prawidłowo przeprowadzoną analizą potrzeb. Są w nim zawarte głownie funkcje systemowe wraz z opisem ich działania w systemie Klienta.

Jeśli naszym zdaniem analiza przedwdrożeniowa jest narzędziem zbędnym to w fazie programowania oraz wdrożenia natrafimy na sporo trudności.

Przykład: Posiadacz sieci sklepów ogrodniczych chciałby usprawnić swoje działania magazynowe dzięki wdrożeniu w swoim przedsiębiorstwie systemu do zarządzania magazynem. Znajduje więc dostawcę systemów IT i wysyła zapytanie ofertowe, w którym w krótki i spójny sposób opowiada o potrzebach. To wtedy w głowie wyłania się pytanie jaki kształt ma przybrać taka oferta, gdy klient podał jedynie częściowe i ogólne informacje?

Możemy porównać powyższy przykład do sytuacji, gdy osoba która chciałaby rozpocząć budowę nowego domu, zwraca się do dewelopera z zapytaniem o koszty. Czy wtedy także przekazuje szczątkowe informacje np. metraż czy ilość pokoi?

Jednak wymieniona wyżej sytuacja ma miejsce na rynku IT bardzo często. W dużej mierze spływające zapytania ofertowe są niedokładne, przez co ciężko wyznaczyć zakres prac jakie ma objąć projekt, nie wspominając o budżecie czy harmonogramie.

Jak więc wyglądają wyceny usług oraz systemów IT, których te usługi dotyczą?

Oferta podstawowa

Wysyłana przez firmę bez żadnych sprecyzowanych szczegółów. Wyglądem przypomina jednak sam ogólny zakres projektu dostarczonego przez klienta. Wtedy zarówno harmonogram jak i widełki budżetu okazują się szerokie.

Wariant pośredni

Zazwyczaj obejmuje on krótkie bezpośrednie spotkanie lub w formie online. Może także sprowadzić się do zgromadzenia większej ilości szczegółów wdrożenia poprzez maila. Kolejnym krokiem jest wycena wstępna, która często zawiera wiele wariantów oraz określony przedziałem budżet, ale z dużo mniejszym zakresem.

Wariant optymalny

Dotyczy właśnie przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej. W momencie w którym dostawca oprogramowania zgromadzi wstępne informacje, podpowiada potencjalnemu Klientowi stworzenie analizy, co pomoże dokładnie wskazać cele oraz potrzeby firmy. Następnie na jej podstawie można przedstawić szczegółową wycenę realizacji projektu.

Która z powyższych opcji wydaje się być najlepszą? Bezkonkurencyjnym wariantem z obydwu stron wydaje się być wariant trzeci. To wtedy Klient może w sposób całkiem świadomy zdecydować o tym czy podjąć współpracę z wybranym dostawcą systemów IT czy też nie.

Jak powinna wyglądać analiza przedwdrożeniowa?

Analiza może przybrać różne rozmiary – od kilkunastu stron dokumentu do czegoś co może wyglądać jak tom ogólnej encyklopedii. Niezależnie jednak od jej formatu, podstawowym celem jest właściwe opisanie okoliczności związanych z wdrożeniem systemu tak, aby miało to sens.

Analizę powinien wykonać dostawca systemu wraz z wybranym pracownikiem (zazwyczaj jest to kierownik projektu) zaznajomiony z obecną platformą. Musi być napisana na temat ściśle związany z systemem, którego dotyczy oraz w taki sposób, aby był on zrozumiały dla wszystkich osób, które będą z niej korzystać. Nie ma powodu, aby zagłębiać się w szczegóły techniczne czy takie, których pracownicy albo nie zrozumieją, ani nie będą potrzebować.

Pierwszym krokiem, który powinniśmy wykonać jest spotkanie wstępne, podczas którego należy określić cel całości projektu oraz konkretne procesy biznesowe, które mają być obsługiwane przez system. Po stronie Klienta we wszystkich ustaleniach również powinna brać udział osoba decyzyjna – w większych firmach jest to zwykle prezes firmy wraz z wyznaczonymi pracownikami, a w mniejszych – kierownik projektu.

Krok drugi to gromadzenie informacji do analizy. Zanim jednak rozpoczniemy zbieranie potrzebnych informacji i danych, musimy spojrzeć na wielkość organizacji. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw niezbędna będzie rozmowa z kilkoma osobami, a w dużych firmach – z większością. Jest to ważne dlatego, że różni ludzie mogą mieć całkiem odmienny pogląd np. na realizację zamówień czy charakterystykę dokumentów. Może się okazać, że kierownik projektu w inny sposób opowiada o poszczególnych procesach, a w rzeczywistości wyglądają one inaczej. Tutaj należy zaznaczyć, że im większe przedsiębiorstwo tym więcej faz opracowania analizy.

Krok następny wiąże się z przygotowaniem dokumentacji. Po skompletowaniu ważnych danych można przejść do tworzenia dokumentacji. Powinna zawierać wszystkie wymagania, które należy omówić z całym zespołem przypisanym do projektu tj. programistami, testerami, grafikami. W dalszej kolejności zespół przystępuje do przygotowania konkretnych opisanych wymagań np. makiet, prototypów, fragmentów kodu. Na tym etapie jest czas także na określenie budżetu oraz harmonogramu.

Ostatni krok to akceptacja przez Klienta. W tej fazie Klient dokładnie sprawdza dokument analizy przedwdrożeniowej. Jeśli jest to potrzebne, może wprowadzić ostatnie zmiany i poprawki. Na końcu następuje akceptacja.

Pre-implementation analysis

Korzyści klientów związane z analizą przedwdrożeniową

Krótszy czas wykonania projektu

Przez określenie i zapoznanie się z wszelkimi pracami w ramach projektu, można wyznaczyć szczegółowy plan i skrócić bufor rezerwowy. Ponadto w lepszy sposób rozplanujemy oraz dokonamy rezerwacji wymaganych zasobów w każdej fazie projektu. Pomoże to w ograniczeniu przestojów spowodowanych różnymi przyczynami np. czekając na odpowiedzi na ważne pytania.

Zorientowanie w rzeczywistych kosztach 

W trakcie analizy klient dostaje oficjalny dokument, w którym zawarte są wszystkie szczegóły projektu. To ułatwia nadzorowanie kosztów w dużym stopniu. Wycena będzie tym bardziej precyzyjna, jeśli będziemy mieć mniejszą ilość nieznanych zmiennych. Będzie też zawierać wszystkie wymagania na które zgodził się zarówno Klient jak i dostawca. Sam koszt analizy związany jest z dodatkową opłatą, jednak z czasem przyniesie mierzalne oszczędności.

Lepsze perspektywy na powodzenie projektu informatycznego

Po zakończeniu analizy przedwdrożeniowej, obie strony mają takie same informacje dotyczące oczekiwań i potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa. To znacznie zwiększa szanse na udany finał projektu oraz zapewnia wykonanie wszystkich wcześniej założonych celów.

Możliwość łatwego wprowadzania istotnych zmian

Analiza przedwdrożeniowa sprawia, że Klient już przed wdrożeniem jest zorientowany jaki kształt przybierze i jakie funkcje będzie zawierał projektowany system. Pozwala to na ewentualne przemyślenia, możliwość sprawdzenia jego funkcjonalności z osobami, które będą z niego korzystać na co dzień, a nawet wprowadzenie zmian bez dodatkowych kosztów.

Odpowiednie doradztwo

Spojrzenie na przedsiębiorstwo z zewnątrz, pozwala na rozpoznanie problemów, które dotychczas nie były dostrzeżone. Może to pomóc odpowiedzieć na trudne pytania albo te dotychczas pomijane.

Pewność realizacji

Szczegółowo opisane poszczególne części systemu w dokumencie, pozwalają na odniesienie się do weryfikacji gotowego rozwiązania. W momencie wystąpienia błędów lub pominięciu wcześniejszych ustaleń, można zawsze do niego wrócić.

Lepsze poznanie zespołu

Analiza przedwdrożeniowa pozwala także na bliższe zaznajomienie się obydwu współpracujących ze sobą firm oraz zespołów.

Korzyści analizy przedwdrożeniowej dla dostawcy systemu

Przejrzyste oczekiwania. Analiza pozwala na powiązaniu obydwu wizji (zarówno Klienta jak i wykonawcy) co sprawia, że wszystkie kryteria są uporządkowane i zawarte w jednym miejscu. Zespół projektowy jest w pełni zorientowany w swoich zadaniach co ułatwia pracę. Ponadto wyklucza liczne, często pojawiające się nieporozumienia.

Stworzenie planu. Rozeznanie w konkretnych elementach projektu, pozwala na stworzenie odpowiedniego harmonogramu prac. Przedsiębiorstwo może także usprawnić czas swojej pracy. Pozwoli to wówczas pominąć przestoje i w efektywny sposób realizować niezbędne założenia. Trzeba mieć na uwadze również fakt, że można w ten sposób wyszukać prawdopodobne błędy.

Aktywna postawa ze strony Klienta. Częstym utrudnieniem w realizacji projektu może być brak aktywnego w nim udziału ze strony Klienta. Może prowadzić to do coraz większego niezadowolenia i licznych przestojów. Analiza pozwala na stworzeniu atmosfery partnerstwa między wykonawcą, a Klientem.

Podsumowując

Wynikiem analizy przedwdrożeniowej jest:

  • Zarys przebiegu procesów biznesowych, które występują w przedsiębiorstwie.
  • Przejrzyste sformułowanie celu wdrożenia, a także spodziewanych efektów.
  • Charakterystyka wymagań funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych.
  • Zestawienie modułów z opisem ich funkcjonowania.
  • Objaśnienie poszczególnych informacji zawartych w analizie.

Powyższe punkty powinny mieć kształt w pełni przystępnego, jasnego opisu dla obu stron.

Należy pamiętać, że analiza przedwdrożeniowa jest w pewien sposób zabezpieczeniem i gwarancją na udany projekt. Nie jest ona darmowa, jednak jej korzyści zdecydowanie górują nad kosztami.