Obieg dokumentów, czyli rozwiązanie do zarządzania dokumentacją firmową.

Dzisiejsze organizacje tworzą ogromną ilość dokumentów i danych, gdy działają i współpracują z klientami, partnerami i innymi interesariuszami. Nawet jeśli wiele osób myśli o rezygnacji z papieru, nadal tworzą, odbierają i udostępniają dokumenty z wielu przepływów pracy i systemów. Tworzenie i powielanie dokumentów jest stosunkowo łatwe. Organizowanie i przechowywanie ich w taki sposób, aby były dostępne i bezpieczne, to obszar, w którym większość zespołów napotyka problemy. Obieg dokumentów systematyzuje ścieżkę ich przepływu w firmie oraz daje możliwość nadania dostępu do dokumentów firmowych pracownikom na różnych szczeblach w hierarchii firmy.

przepływ dokumentów

Obieg dokumentów w Twojej firmie

Przez każdą firmę codziennie przepływają dziesiątki, a nawet i setki dokumentów. Dotyczy między innymi ofert, pism urzędowych, reklamacji, faktur, dokumentów magazynowych itp. Jak zapanować nad taką ilością różnych dokumentów i informacji? System do zarządzania obiegiem dokumentów z pewnością będzie pomocny. Odpowiedni wybór wśród dostępnych na rynku rozwiązań uporządkuje procedury przepływu dokumentów i informacji w firmie, a także usprawni ich archiwizację.

Zarządzanie dokumentami to sposób, w jaki organizacja używa, zarządza i przechowuje dokumenty w firmie. Dokumenty te mogą mieć różne formaty, takie jak pliki PDF, obrazy, filmy, audio, arkusze kalkulacyjne, pakiety kodów itp.

Większość systemów zarządzania dokumentami koncentruje się na plikach cyfrowych, podczas gdy inne przechowują elementy fizyczne lub oba te elementy. Systemy zarządzania dokumentami mogą posłużyć jako źródło informacji wszystkich potrzebnych dokumentów i archiwów Twojej firmy. Kiedy ktoś z odpowiednim dostępem czegoś potrzebuje, wie, gdzie szukać.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania dokumentami pomaga w dużym stopniu uprościć proces zarządzania cyklem życia dokumentów. Pozwala skonfigurować zautomatyzowane przepływy pracy i procesy tak, aby zarządzać, aktualizować i przechowywać dokumenty udostępniane i używane w firmie. Zarządzanie dokumentami pomaga również w zachować:

  • Poufność z zespołami, klientami i partnerami
  • Wydajność przepływów pracy i systemów
  • Zgodność ze standardami branżowymi i organami regulacyjnymi

Jak działa system Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

System elektronicznego obiegu dokumentów organizuje je na wiele sposobów, np. pod względem typu pliku, typu danych, bezpieczeństwa lub poziomu priorytetu. Po otrzymaniu lub utworzeniu nowych dokumentów są one przechwytywane i przenoszone do systemu.

System może w tym momencie automatycznie dodać do pliku więcej informacji, np. wewnętrzne znaczniki, etykiety i metadane, takie jak kto i kiedy utworzył lub przesłał dokument. Oprócz tego sortuje i przechowuje nowe dokumenty lub dane na podstawie wcześniej ustalonych reguł. Mamy możliwość ograniczenia uprawnień i redagowania informacji w poufnych dokumentach w taki sposób, aby tylko zatwierdzeni użytkownicy mogli je wyświetlać lub wprowadzać zmiany.

Przedsiębiorstwa wdrażają systemy zarządzania dokumentami w celu uzyskania kontroli oraz wglądu w dokumenty, dane wchodzące i wychodzące z organizacji. Niezależnie od tego czy pracujemy zdalnie, czy w biurze, chcemy mieć pewność, że wszyscy pracownicy będą korzystać z najnowszych i aktualnych wersji dokumentów, z którymi pracują.

Członkowie zespołu mogą łatwo dodawać komentarze, sugestie i adnotacje w systemie ułatwiając tym samym współpracę, komunikację, przeglądanie i zatwierdzanie dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów rozwiązuje również problemy związane z bezpieczeństwem i audytem danych, tworząc ślady cyklu życia dokumentu od utworzenia do modyfikacji i dystrybucji. Jest to przydatne w przypadku odpowiedzialności wewnętrznej.

Dlaczego firmy potrzebują systemu do zarządzania dokumentami?

Przedsiębiorstwa wdrażają systemy zarządzania dokumentami w celu uzyskania kontroli oraz wglądu w dokumenty, dane wchodzące i wychodzące z organizacji. Niezależnie od tego czy pracujemy zdalnie, czy w biurze, chcemy mieć pewność, że wszyscy pracownicy będą korzystać z najnowszych i aktualnych wersji dokumentów, z którymi pracują.

 

Członkowie zespołu mogą łatwo dodawać komentarze, sugestie i adnotacje w systemie ułatwiając tym samym współpracę, komunikację, przeglądanie i zatwierdzanie dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów rozwiązuje również problemy związane z bezpieczeństwem i audytem danych, tworząc ślady cyklu życia dokumentu od utworzenia do modyfikacji i dystrybucji. Jest to przydatne w przypadku odpowiedzialności wewnętrznej.

skrócenie czasu obiegu dokumentów

Korzyści z wdrożenia systemów zarządzania dokumentami są znaczne — przewiduje się, że wartość rynkowa branży systemów zarządzania dokumentami wzrośnie do 6,78 miliarda dolarów do 2023 roku. Jakie są zatem kluczowe korzyści z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Zarządzaj dokumentacją firmową z jednego miejsca

System elektronicznego obiegu dokumentów jest idealnym rozwiązaniem do zarządzania dokumentacją firmową. Wdrażając rozwiązania EOD można w dowolnym momencie szybko odnaleźć i przeglądać interesujące nas dokumenty firmowe. Każdy dokument jest wprowadzany w formie skanu do systemu i odpowiednio opisywany. Ponadto, dzięki technologii OCR możesz odnaleźć interesujący dokument nie tylko po nazwie czy dacie wprowadzenia, ale także po treści.

Kontroluj dostęp pracowników do dokumentów

Obieg dokumentów umożliwia wprowadzenie procedur dostępu do dokumentów firmowych pracownikom na różnych szczeblach w hierarchii firmy. Ponadto, system EOD pozwala usystematyzować ścieżkę przepływu dokumentu w firmie. Można wyznaczyć osobę, która jako pierwsza zapoznaje się z nowym dokumentem, przekazuje go dalej, zatwierdza (dekretuje), a także osobę, która otrzymuje zadanie dotyczące dokumentu i zatwierdza zadanie jako wykonane.

Miej wgląd do historii zmian w każdym dokumencie

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia wgląd w historię każdego dokumentu w Twojej firmie, w tym wszystkich dokumentów powiązanych. Wykorzystując system obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie możesz sprawdzić, co działo się w danej sprawie, jakie dokumenty i informacje powstały, a także jaka była historia ich zmian. Ponadto, w systemie możesz łatwo zweryfikować, jakie osoby uczestniczyły w danej sprawie.

Archiwizuj dokumenty w sposób bezpieczny

Zgodnie z prawem, wszystkie przedsiębiorstwa oraz jednostki organizacyjne muszą archiwizować dokumenty, powstające w wyniku prowadzonej działalności. Archiwizacji podlegają wszystkie dokumenty, niezależnie od stopnia ich tajności, w tym księgowe, kadrowe i inne. Dzięki rozwiązaniom obiegu dokumentów, każdy dokument po wprowadzeniu do systemu przenieść do bezpiecznego archiwum. Dalsze przetwarzanie dokumentów może odbywać się już tylko w wersji elektronicznej.

Zwiększaj produktywność pracowników

Korzystanie z systemu zarządzania dokumentami oznacza, że ​​pracownicy nie tracą czasu na szukanie plików na wielu komputerach, aplikacjach lub platformach w chmurze. Każdy, kto ma odpowiedni dostęp, może szybko i łatwo znaleźć potrzebne dokumenty, korzystając z paska wyszukiwania.

Zwiększone bezpieczeństwo

System elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia bezpieczeństwo dokumentów wchodzące i wychodzące z organizacji. Są one bezpiecznie przechowywane na centralnej, dostępnej platformie, do której mają dostęp wszystkie zespoły.

Zgodność i audyty

System EOD pomaga śledzić historię dokumentu od utworzenia do edycji i pobrania. Informacje te mają kluczowe znaczenie dla praktyk zgodności branżowej i audytowanych firm.

Dla kogo jest dedykowany system Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Używanie wydajnego systemu zarządzania dokumentami przynosi korzyści zarówno dużym, jak i małym firmom. To idealne rozwiązanie dla firm, w których dokumenty, pliki i dane są stale odbierane, tworzone i udostępniane.

Największą korzyścią dla użytkowników systemów zarządzania dokumentami jest fakt, że pracownicy mogą z łatwością wykonywać swoją pracę bez względu na to, skąd pracują, a każdy wie, kiedy dokument się zmienił.

Czy jesteś gotowy, aby uporządkować procesy zarządzania dokumentami w swojej firmie? Poznaj nasz system Asiston EOD i skontaktuj się z nami.

Zobacz nasze realizacjeNasze realizacje

asiston eod
Remondis

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system usprawniający zarządzanie obiegiem dokumentów oraz komunikację wewnętrzną w firmie.

asiston wms
Topeshop

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych z dedykowanym modułem handlowym w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

asiston b2b
Ekolhouse

Zaprojektowanie oraz wdrożenie nowoczesnej platformy sprzedażowej Asiston B2B.

asiston eod
Serwis Kop

Zaprojektowanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

asiston produkcja
Wanas

Zaprojektowanie oraz wdrożenie nowoczesnego systemu Asiston Produkcja.

asiston wms
Reh4Mat

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston b2b
Micros

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy internetową platformę sprzedaży B2B z zaawansowanym systemem cenników, rozbudowanym filtrowaniem oraz wielokoszykowością dla hurtowni części elektronicznych Micros.

asiston wms asiston produkcja
FotoGift4u

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych z dedykowanym modułem handlowym w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

asiston eod
Pestar

Zaprojektowanie oraz wdrożenie nowoczesnego systemu Asiston EOD.

asiston wms
Auto Kasacja Recycling

Zaprojektowanie systemu do kontroli przyjęć i wydań magazynowych.

asiston b2b
Topgan

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy platformę B2B, której głównym celem jest zautomatyzowanie procesów sprzedażowych oraz zwiększenie zasięgu odbiorców, a także usprawnienie obsługi zamówień.

asiston b2b
GB United

Celem zaprojektowania i wdrożenia platformy B2B jest zautomatyzowanie procesów sprzedażowych oraz zwiększenie zasięgu odbiorców, a także usprawnienie obsługi zamówień.

asiston eod
Arsanit

Wdrożenie systemu Asiston EOD miało na celu usprawnienie zarządzania, przechowywania oraz obiegu dokumentów, a także komunikacji wewnątrz firmy.

asiston eod
Hutrem Serwis Sp. z o.o.

Głównym celem wprowadzenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów była potrzeba usprawnienia zarządzania obiegiem dokumentów oraz komunikacje wewnętrzną w firmie.

asiston e-commerce
WIPMEB

Zintegrowanie sklepu internetowego z Subiektem linii GT.

asiston dedykowane
OVS S.p.A.

Zaprojektowanie oraz wdrożenie zaawansowanego systemu sprzedażowego, pozwalającego na dynamiczne dopasowanie do oczekiwań i potrzeb klienta

asiston eod
Instytut Lecha Wałęsy

Wprowadziliśmy elektroniczny obieg informacji oraz dokumentów, ułatwiający komunikację i współpracę pomiędzy oddalonymi ośrodkami

asiston wms
Profesjonal

Zaprojektowaliśmy oraz wdrożyliśmy system, który usprawnił i uporządkował pracę całego skupu, pozwalając rejestrować towary.

asiston wms
VeggieFresh

Zaprojektowaliśmy oraz wdrożyliśmy zaawansowany system magazynowy zwiększający efektywność przeprowadzanych procesów.

asiston wms
Uren Novaberry Sp. z o.o.

Zaprojektowaliśmy oraz wdrożyliśmy zaawansowany system magazynowy.

Remondis

Remondis
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system usprawniający zarządzanie obiegiem dokumentów oraz komunikację wewnętrzną w firmie.

Topeshop

Topeshop
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych z dedykowanym modułem handlowym w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień.

Ekolhouse

Ekolhouse
Zaprojektowanie oraz wdrożenie nowoczesnej platformy sprzedażowej Asiston B2B.

Serwis Kop

Serwis Kop
Zaprojektowanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

Wanas

Wanas
Zaprojektowanie oraz wdrożenie nowoczesnego systemu Asiston Produkcja.

Reh4Mat

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

asiston wms

Reh4Mat
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system kontroli przyjęć i wydań magazynowych w celu zoptymalizowania procesów kompletacji zamówień

Zainteresowany wdrożeniem Systemu WMS w Twojej firmie? Porozmawiajmy.

    Wyślij wiadomość

    Biura:

    ul. Ciasna 9

    35-232 Rzeszów

    +48 17 785 25 56 biuro@asiston.pl

    ul. Cybernetyki 19B

    02-677 Warszawa

    +48 519 106 161 warszawa@asiston.pl

    Dane firmy

    Asiston Sp. z o. o.

    ul. Nad Przyrwą 13

    35-234 Rzeszów

    REGON: 061443359

    NIP: 9212029007

    KRS: 0000429107