Elektroniczny Obieg Dokumentów dla firmy Serwis Kop

Firma Serwis Kop jest jednym z czołowych importerów i dystrybutorów części zamiennych do maszyn budowlanych i rolniczych marki JCB, CAT, CASE, NEW HOLLAND, VOLVO oraz KOMATSU. Pełna i bogata oferta zawiera produkty zarówno oryginalne, jak i wysokiej jakości części zamienne. Specjalizuje się głównie w dostarczaniu części odpowiednich dla maszyn budowlanych marki JCB i CATERPILLAR.

Wraz z rozwojem działalności i rosnącą liczbą obsługiwanych klientów, firma Serwis Kop zaczęła mierzyć się z coraz większymi trudnościami w organizacji i przetwarzaniu dokumentów w tradycyjnej, papierowej formie. Ilość korespondencji, faktur, zamówień i raportów systematycznie rosła, a ręczny obieg dokumentów nie nadążał za tempem pracy. Pojawiały się opóźnienia w przekazywaniu informacji, problemy z szybkim dostępem do danych i ryzyko błędów w dokumentacji.

Aby usprawnić te procesy, firma zdecydowała się na wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD). Nowe rozwiązanie miało na celu:

• uporządkowanie przepływu informacji,
• przyspieszenie wymiany dokumentów,
• zapewnienie ich pełnej dostępności dla uprawnionych pracowników.

Dodatkowym celem była integracja systemu z używanymi w firmie narzędziami, takimi jak CRM czy systemy finansowe, co pozwoliło na lepszą organizację pracy i eliminację zbędnych formalności.

Rozwój na dużą skalę oraz brak ustrukturyzowania procesowego sprawił, że przedsiębiorstwo potrzebowało automatyzacji na pełną skalę. Klient do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) wybrał Asiston, aby zwiększyć dostępność do ważnych i potrzebnych danych oraz zorganizować obieg korespondencji w odpowiedni sposób.

Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów utrudniał szybki dostęp do informacji — dokumenty fizycznie wędrowały między działami, co nie tylko wydłużało czas realizacji spraw, ale też niosło ryzyko ich zgubienia lub opóźnień w przekazywaniu. Zarządzanie dużą liczbą umów, faktur czy zamówień w wersji papierowej stawało się coraz bardziej uciążliwe, a ręczne procesy zwiększały prawdopodobieństwo błędów i utrudniały sprawne archiwizowanie dokumentacji. W tej sytuacji wdrożenie nowoczesnego, elektronicznego systemu obiegu dokumentów, który uporządkuje te procesy i wprowadzi automatyzację, było naturalnym krokiem w rozwoju firmy.

Pracę nad projektem rozpoczęliśmy od wnikliwej analizy sytuacji i specyfiki otoczenia firmy. Wdrożenie systemu EOD dało możliwość pobierania bazy klientów z systemu CRM oraz automatyzacji windykacji, co pozwoliło na automatyczną wysyłkę powiadomień z przypomnieniem o płatnościach czy wystawionych fakturach. Usystematyzowaliśmy również obieg korespondencji po to, aby był on płynny, dynamiczny i dobrze zorganizowany. Asiston EOD pozwolił na swobodne i szybkie przekazywanie korespondencji między odpowiednimi osobami. System pozwolił także na skuteczne uporządkowanie umów oraz sprawił, że zarządzanie nimi stało się szybsze i łatwiejsze. Klient potrzebował dedykowanej wyszukiwarki cen towarów i części. Dzięki importowi danych z Excela do systemu Asiston EOD, pracownicy mogą z łatwością odnaleźć potrzebne im informacje.

Najważniejsze usprawnienia:

• automatyczna wysyłka powiadomień – wdrożony system samodzielnie generuje i wysyła przypomnienia o zbliżających się terminach wykonania danego zadania. Dzięki temu pracownicy zyskali większy komfort pracy, a ważne sprawy są realizowane na czas.
• usprawniony obieg korespondencji – system uporządkował proces przyjmowania i przekazywania dokumentów, dzięki czemu trafiają one bezpośrednio do odpowiednich osób lub działów. W efekcie czas reakcji na sprawy bieżące uległ skróceniu, a ryzyko zagubienia ważnych informacji zostało zminimalizowane.
• uporządkowanie umów – wszystkie umowy zostały zdigitalizowane i przypisane do odpowiednich kontrahentów w systemie, co umożliwia ich szybkie wyszukiwanie oraz kontrolowanie terminów obowiązywania. Ułatwiło to nie tylko codzienną pracę zespołu, ale zwiększyło też bezpieczeństwo przechowywania danych.
• import danych z Excela – do systemu Asiston EOD zostały też przeniesione bazy danych dotyczące towarów. Dzięki temu pracownicy w każdej chwili mogą szybko odnaleźć potrzebne informacje, co znacząco przyspieszyło obsługę zapytań klientów i wewnętrznych procesów zakupowych.

Wdrożenie systemu przyniosło szereg wymiernych korzyści. Aktualnie każde przedsiębiorstwo powinno prawidłowo funkcjonować w zdigitalizowanym świecie i reagować na wyzwania biznesowe w czasie rzeczywistym. Wydajny system zarządzania dokumentami elektronicznymi wspiera firmę dzięki możliwościom automatycznego raportowania. Intuicyjny pulpit z automatycznymi alertami dla zaplanowanych działań pozwala na efektywną pracę oraz dodaje wartości systemom informacyjnym organizacji. Ponadto zautomatyzowaliśmy przepływ pracy, co sprawia, że dokumenty przychodzące i wychodzące przetwarzane są szybciej i sprawniej, kierowane są we właściwe miejsce i automatycznie aktualizowane. Asiston EOD wspiera skuteczną współpracę, co jest kluczem do efektywnego tworzenia, zarządzania i używania dokumentów biznesowych. Dzięki systemowi Asiston EOD możliwe jest prawidłowe usystematyzowanie procesów zarządzania dokumentami. Umożliwia zespołom ciągłe przestrzeganie standardowych procedur operacyjnych i najlepszych praktyk zarządzania dokumentami.

Korzyści wynikające z wdrożenia:

• intuicyjny pulpit i zautomatyzowane raportowanie,
• automatyzacja przepływu pracy i zarządzanie procesami biznesowymi,
• usprawniona współpraca i komunikacja,
• lepsze przestrzeganie procesów.

Oprócz systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, firma Serwis Kop zdecydowała się na wdrożenie systemu WMS oraz platformy B2B. System WMS odpowiada za kompleksowe zarządzanie procesami magazynowymi – od przyjęcia towaru, przez kontrolę stanów magazynowych, aż po kompletację i wysyłkę zamówień. Dzięki temu firma zyskała pełną kontrolę nad gospodarką magazynową, co przełożyło się na szybszą obsługę zleceń i ograniczenie pomyłek przy wydaniach. Z kolei system B2B umożliwił wygodną i zautomatyzowaną wymianę danych oraz dokumentów z partnerami biznesowymi. Klienci zyskali dostęp do aktualnych stanów magazynowych, historii zamówień i dokumentów sprzedażowych, co znacząco usprawniło obsługę i przyspieszyło procesy handlowe.

Integracja systemów WMS i B2B z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów stworzyła w Serwis Kop spójne, w pełni zautomatyzowane środowisko pracy. System WMS usprawnił wszystkie operacje magazynowe, zapewniając bieżącą kontrolę nad stanami i precyzyjne śledzenie ruchu towarów. Dzięki automatycznym powiadomieniom i raportom, firma mogła szybciej reagować na zmiany w zapotrzebowaniu oraz lepiej planować dostawy. Jednocześnie platforma B2B ulepszyła współpracę z klientami i dostawcami, umożliwiając im dostęp do zamówień, faktur i stanów magazynowych w czasie rzeczywistym.

Połączenie tych systemów z EOD pozwoliło nie tylko na automatyzację wymiany dokumentów i danych, ale też na pełną kontrolę nad całym łańcuchem dostaw — od przyjęcia towaru, przez kompletację zamówienia, aż po wysyłkę i fakturowanie.

Dzięki wdrożeniu zintegrowanego środowiska cyfrowego firma Serwis Kop zyskała elastyczność, przejrzystość i kontrolę nad procesami. Automatyzacja dokumentów i cyfryzacja logistyki pozwoliły firmie sprostać nowym wyzwaniom rynkowym, zwiększając konkurencyjność i satysfakcję klientów.