Coraz więcej firm decyduje się na usprawnienie przepływu dokumentów i informacji w swoich przedsiębiorstwach, poprzez wprowadzenie odpowiedniego systemu ułatwiającego komunikację wewnętrzną i zewnętrzną.

Niezależnie od tego jakiej wielkości jest firma, prawidłowa komunikacja jest niezbędnym czynnikiem zapewniającym jej funkcjonowanie.

Obecnie na rynku dostępny jest szeroki wybór systemów, dzięki którym ewidencjonowanie dokumentów jest sprawne i bezpieczne. Niezależnie od tego jakiej wielkości jest firma, prawidłowa komunikacja jest niezbędnym czynnikiem zapewniającym jej funkcjonowanie. Przedstawiamy zaprojektowane przez nas rozwiązanie – Elektroniczny Obieg Dokumentów oraz jego moduły.

Elektroniczny Obieg Dokumentów dla Rewizora Nexo PRO/GT i Rachmistrza Nexo PRO/GT to aplikacja będąca rozwiązaniem zwiększającym efektywność zarządzania obiegiem dokumentów, wspomagającym procesy administracyjne oraz usprawniającym wewnętrzną komunikację w firmie. Program składa się z modułów odpowiedzialnych za obsługę poszczególnych procesów.

Gotowe rozwiązania:

• Obieg dokumentów – aplikacja umożliwia dokonywanie ewidencji dokumentów oraz sprawuje pełen monitoring pism zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych.

• Obieg faktur – program usprawniający przepływ informacji. Mechanizmy przeszukują bazy danych, pobierając z nich faktury, rejestrują faktury kosztowe, segregują je i przekazują do dalszego obiegu. Zatwierdzone dokumenty są przekazywane do zapłaty

• Rejestracja umów – aplikacja tworząca elektroniczną bazę umów podpisywanych z klientami

• Wnioski urlopowe – aplikacja pozwalająca dokonywać elektronicznego wypełniania i uzgadniania warunków wniosków urlopowych wraz z ich akceptacją. Dzięki aplikacji proces wydawania dokumentów stał się szybki i efektywny

• Intranet – moduł stanowiący zaplecze informacyjne dla pracowników. Usprawnia on komunikację oraz przesyłanie informacji pomiędzy pracownikami oraz działami danej firmy

• Blog – moduł umożliwiający redagowanie i administrowanie treściami przez uprawnionego do tego pracownika

• Kalendarz – aplikacja pozwalająca na organizację pracy wewnątrz przedsiębiorstwa. Każdy z pracowników może mieć przydzielony dostęp do zarządzania organizatorem zadań

• Wiki – moduł umożliwiający współtworzenie intranetu przez pracownika

Poniżej przedstwiamy korzyści płynące z zastosowania naszego rozwiązania w przedsiębiorstwie.

• usystematyzowanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, co zapewnia szybki dostęp do nich
• skuteczne kontrolowanie przepływu informacji w firmie i ustalanie własnych procedur przepływu
• przyspieszenie procesów biznesowych w przedsiębiorstwie
• możliwość łatwego, zautomatyzowanego rozdzielenia zadań dla poszczególnych działów i pracowników
• ograniczenie do minimum potrzeby drukowania dokumentacji papierowej
• pełny monitoring przebiegu każdego zleconego zadania
• krótki czas obiegu dokumentów wraz z pozyskiwaniem akceptacji i podpisów
• kontrola kosztów wraz z analizą miejsca powstawania kosztów
• zmniejszenie kosztów administracyjnych

Nowoczesny system Elektronicznego Obiegu Dokumentów to rozwiązanie dające duże wsparcie firmie. Rozwiązanie skierowane jest zarówno do małych jak i średnich przedsiębiorstw. Firma, która podejmie decyzję o zakupie oraz wdrożeniu systemu, pozbędzie się problemów związanych z brakiem odpowiedniej komunikacji w firmie oraz błędami w procesach administracyjnych.