Zarządzanie przepływem pracy

System przepływu pracy jest ujednoliconą platformą, która integruje kilka różnych narzędzi przepływu pracy w jedną spójną aplikację. Celem tego typu aplikacji jest automatyzacja niektórych zadań w ramach procesów biznesowych. Jednocześnie usprawnia wszelkie niezbędne interakcje ludzkie m.in. zatwierdzanie czy przesyłanie danych. Korzystając z systemu przepływu pracy, można zmodernizować kilka procesów w kolejności liniowej zgodnie z regułami biznesowymi.

Ważnym wymiarem systemu workflow jest m.in. stworzenie formularza, który przechowuje dane oraz automatyzacja uporządkowanej ścieżki zadań do całkowitego przetwarzania danych. Przedsiębiorstwa wykorzystują zarządzanie przepływem pracy w celu uzyskania lepszych wyników w oparciu o określony zestaw celów.

Mnóstwo organizacji wykorzystuje systemy przepływu pracy do automatyzacji zadań w połączeniu z zasadami zarządzania. Oprócz automatyzacji zadań, systemy zarządzania przepływem pracy pomagają klientom w łatwym mapowaniu przepływów pracy po to, aby zidentyfikować powtarzające się zadania i wąskie gardła.

Zarządzanie przepływem pracy możemy podzielić na dwie powiązane ze sobą kategorie:

1. Integracja procesów wewnętrznych i zewnętrznych. Jest to podejście, które zapewnia „definicję procesów biznesowych obejmujących aplikacje” i „zwykle wymaga opartego na standardach komercyjnego środowiska programistycznego przepływu pracy”.
2. Zautomatyzowane zdarzenia lub procesy. Podejście, które „umożliwia wykonywanie zautomatyzowanych zadań”.

Przepływ pracy to całościowy proces, który łączy odpowiednie informacje z właściwymi osobami tak, aby pozwolić zespołowi osiągnąć cele. Po wdrożeniu, pomaga zorganizować wszystkie informacje w taki sposób, że jest on zrozumiały dla wszystkich, ale też powtarzalny. Na efektywny przepływ pracy składa się wiele kroków podzielonych na trzy etapy zawierające planowanie, wykonanie i przegląd:

Planowanie:

1. Zbieranie pomysłów i informacji
2. Przyjęcie zadań
3. Priorytetyzacja i przydzielenie zasobów

Wykonanie:

4. Realizacja i przegląd
5. Śledzenie postępów

Przegląd:

6. Zatwierdzenie
7. Raportowanie

Lepsza zgodność
Przepływy pracy dotyczą wielu zmieniających się części. Dla przedsiębiorstw, które nadal polegają na procesach ręcznych, zapewnienie ich zgodności może okazać się dużym wyzwaniem. Dzięki zarządzaniu przepływem pracy firmy mogą poprawić zgodność poprzez usprawnienie procesów, redukcję błędów ludzkich poprzez automatyzację i zwiększenie odpowiedzialności.

Większa współpraca
Zarządzanie przepływem pracy pozwala ustalić przejrzyste kanały komunikacji. Pracownicy wiedzą, gdzie się udać, aby uzyskać odpowiedzi. Co więcej, system zarządzania przepływem pracy pozwala na komunikację w czasie rzeczywistym i dostęp do danych w całej organizacji, co prowadzi do lepszego środowiska pracy opartego na współpracy i doskonałej obsługi klienta.

Większa przejrzystość
Udostępnianie przepływów pracy pracownikom pomaga im zrozumieć, jakie zadania są zaangażowane w proces, kto jest odpowiedzialny za ich wykonanie i jakie są kolejne kroki. To zdecydowanie poprawia satysfakcję z pracy oraz jej organizację, co może również zwiększyć wydajność.

Obniżone koszty
Zarządzanie przepływem pracy odgrywa szczególną rolę w redukcji kosztów. Organizacje mogą wdrażać technologie automatyzacji, aby usprawnić procesy robocze i poprawić elastyczność operacyjną dzięki starannemu planowaniu.

Zarządzanie przepływem pracy zajmuje się nadzorem nad poszczególnymi procesami. Na przykład proces prezentacji jest przepływem pracy. Osoba, która prowadzi burzę mózgów
i ułatwia resztę przepływu pracy podczas prezentacji, będzie menedżerem przepływu pracy. W zależności od tego, kto jest dostępny, inna osoba może przeprowadzić burzę mózgów podczas następnej prezentacji — w takim przypadku ta osoba będzie kierownikiem przepływu pracy.

Zarządzanie projektami zajmuje się nadzorem nad całymi projektami (grupami procesów razem). Zespół pracuje jednocześnie z wieloma klientami. W danym miesiącu każdy, kto prowadzi burzę mózgów, jest menedżerem przepływu pracy w burzy mózgów, ale kierownik projektu to osoba, która nadzoruje całą treść stworzoną dla tego klienta przez cały czas trwania umowy. Przez kilka miesięcy kierownik projektu przeprowadzi burzę mózgów i będzie również pełnił funkcję kierownika przepływu pracy, ale kierownik projektu może również delegować zarządzanie tym konkretnym przepływem pracy komuś innemu.

Zarządzanie procesami biznesowymi dotyczy zarówno zarządzania przepływem pracy, jak i zarządzanie projektami. BPM to ogólny termin obejmujący wszystkie procesy i przepływy pracy firmy w różnych projektach, zespołach i działach.

Jedną z głównych korzyści korzystania z platformy do zarządzania procesami jest możliwość automatyzacji przepływów pracy. Jak już wspomnieliśmy wcześniej, przepływy pracy są z definicji powtarzalne i obejmują wiele zadań, które można zautomatyzować.

Wiele narzędzi do zarządzania projektami można skonfigurować do samodzielnej obsługi takich zadań, jak m.in.:

• wskaźniki śledzenia,
• monitorowanie błędów,
• powiadamianie niektórych osób o wykonaniu kroków lub spełnieniu warunków,
• przechowywanie i porządkowanie dokumentacji,
• generowanie regularnych raportów.

Zarządzanie przepływem pracy jest sektorem niezwykle zorientowanym na szczegóły i nawet najbardziej zorganizowani menedżerowie nie poradzą sobie z organizacją bez pomocy oprogramowania. Technologia pomoże w automatyzacji jak największej ilości zadań.