Integracja systemów informatycznych. 6 kroków do udanej integracji.

Integracja systemów odgrywa istotną rolę w przedsiębiorstwie. Przede wszystkim ułatwia komunikację między systemami, które normalnie się nie komunikują. To sprawia, że wszystkie systemy współpracują ze sobą, zwiększając produktywność i spójność danych. Oprócz tego, integracja ma na celu rozwiązanie złożoności związanej ze zwiększoną komunikacją między systemami.

Załóżmy, że jesteś właścicielem firmy, a Twoja firma jest podzielona na kilka działów (co pomaga w organizacji różnych funkcji biznesowych). Dziesięć lat temu rozważałeś wdrożenie oprogramowania księgowego w swoim dziale finansowym, a Twój dział sprzedaży został zdigitalizowany pięć lat później. Rozważasz teraz przejście na bardziej zaawansowane aplikacje księgowe oraz wdrożenie nowego systemu.

Wszystkie trzy systemy oprogramowania, mimo że wydają się być od siebie niezależne, są w jakiś sposób połączone. Istnieją pewne informacje, których potrzebują zarówno działy HR, jak i finansów. Dane muszą być również udostępniane między działami sprzedaży i finansów.

Ponieważ wprowadzono wszystkie trzy systemy oddzielnie, być może korzystano z usług trzech różnych dostawców, aby zainstalować je w swojej organizacji. Należy coś zrobić, aby połączyć te systemy tak, aby mogły ze sobą współpracować, a nie pozostawać odłączone. Integracja systemu odnosi się do procesu łączenia wielu systemów i/lub aplikacji.

Przed przystąpieniem do integracji systemów należy zastanowić się nad kilkoma ważnymi zagadnieniami, które należy omówić. Są to m.in. kwestie dotyczące:

• Ilości systemów potrzebnych do wymiany danych. Należy zastanowić się czy będą to dwa systemy czy może więcej? W przypadku wyboru dwóch systemów trzeba rozpatrzyć czy w przyszłości nie będzie potrzeby dodania kolejnych.
• Rodzaju wymiany danych – automatyczna czy na żądanie? Jeśli ma to być wymiana automatyczna to czy konieczne jest działanie w czasie rzeczywistym, czy też można lub trzeba realizować ją w większych interwałach czasowych? A może ma być uruchamiana w efekcie jakiejś akcji jednego z systemów lub operatora?
• Zarządzania danymi każdego z obszarów objętego integracją. Czy wszystkie są
  zostają pod kontrolą firmy, czy też niektóre są u klientów/dostawców lub w innych instytucjach?
• Kierunku przepływu danych. Czy jedynie z systemu A do B czy w obu kierunkach?

Ulepszenie przepływu pracy i zwiększenie produktywności jest niezbędne w przypadku, gdy chcemy odnieść sukces. Integracja systemów pozwoli osiągnąć te cele. Jednak proces rozwoju może być długi i skomplikowany. Firma wraz z zespołem profesjonalistów – musi zadbać o płynny przepływ danych między wszystkimi komponentami.

W tym celu zwykle dzieli swoją pracę na 6 równie ważnych etapów, a są to:

Kompletacja wymagań
Pierwszym i najważniejszym krokiem jest zbiór wymagań. Podczas jednego lub kilku spotkań należy zebrać jak najwięcej informacji i wymagań od Klienta. Bardzo ważnym jest, aby zapoznać się ze szczegółowymi oczekiwaniami od przyszłego systemu i jego funkcji. Aby zapewnić efektywne rozwiązanie, firma realizująca integracje musi zadbać o to, aby pracownicy uznali oprogramowanie za wygodne i łatwe w obsłudze.

Dlaczego jest to ważne?

Nie istnieje coś takiego jak standardowa integracja systemów. Każda firma korzysta z różnych podsystemów, aby osiągnąć inne cele. Niezwykle ważne jest, aby firma realizująca integrację systemów bardzo dobrze znała wymagania i oczekiwania Klienta.

Analiza wymagań
Po wykonaniu listy oczekiwań oraz specyfikacji integracji przyszłego oprogramowania, analitycy biznesowi przeprowadzają dokładną analizę w celu określenia wykonalności operacyjnej. Doświadczenie w przekładaniu wymagań na potrzeby i usprawnianiu komunikacji między Klientem, a zespołem programistów pozwala firmie IT połączyć swoją wizję systemu z wizją Klienta.

Dlaczego jest to ważne?

Wstępne oczekiwania Klienta nie zawsze są tym, czego faktycznie potrzebuje. Firma wykonująca integrację systemów pomoże zapewnić najlepsze rozwiązanie, które spełni wszystkie potrzeby.

Projekt architektury
Analiza sprawia, że firma wykonująca integrację jest gotowa do przeprowadzenia procesu składania podsystemów. Jednak zanim rozpocznie, mus zbudować mocne podstawy, aby wyeliminować wszelkie zagrożenia. Z tego powodu kolejną fazą jest napisanie planu integracji wielu komponentów tak, aby mogły funkcjonować jako całość. Zazwyczaj tworzone są plany integracji, aby pomóc obu stronom w wizualizacji procesu.

Dlaczego jest to ważne?

Firma wykonująca integrację ma na celu dostarczenie rozwiązania, które zwiększy produktywność i usprawni przepływ pracy, ale jego głównym celem jest zapewnienie bezproblemowej łączności danych między wszystkimi komponentami. Odpowiedni projekt architektury pozwala na sprawną integrację.

Projektowanie integracji systemów
Projektowanie integracji jest najdłuższą i najtrudniejszą fazą procesu, w której przeprowadzana jest właściwa integracja. Na podstawie projektu architektury, który jest projektem logicznym, opracowywany jest jego fizyczny odpowiednik. Jeśli wszystkie poprzednie kroki zostały wykonane ze szczególną dbałością, integracja powinna być przeprowadzona pomyślnie i łatwo, bez utraty cennych danych.

Dlaczego jest to ważne?

W zależności od liczby i wielkości, połączenie różnych niezależnych systemów w jeden przy jednoczesnym zapewnieniu regularnego przepływu danych może zająć trochę czasu. Ta faza wymaga dużej precyzji. Udana integracja może pomóc firmie w rozwoju poprzez automatyzację wielu procesów biznesowych i dostarczanie dokładnych danych.

Realizacja integracji
Gdy system jest gotowy, jest następnie weryfikowany i testowany. Jeśli zostaną wykryte jakiekolwiek błędy, zostanie to naprawione, a system ponownie przejdzie testy operacyjne, aby upewnić się, że otrzymany produkt jest bezbłędny. Dopiero wtedy integracja zostanie zrealizowana. Mimo, że nowe rozwiązanie jest oparte na poprzednich komponentach, zapoznanie się z nim i zaznajomienie się z nim może zająć trochę czasu.

Dlaczego to ważne?

Po zintegrowaniu systemów przychodzi czas na pracę Klienta. Aby zauważyć efekty integracji, należy się upewnić, że wszyscy w zespole dokładnie rozumieją, jak działa nowe rozwiązanie. Dlatego faza wdrożenia może trochę potrwać.

Opieka
Przewaga konkurencyjna integracji podsystemów przez firmę nad zakupem nowego, gotowego rozwiązania polega na tym, że Klient ma zapewnioną opiekę. Jeśli korzystanie z funkcji jest trudne lub czegoś brakuje, funkcje można modyfikować lub dodawać w dowolnym momencie. Można również zgłosić każdy wykryty błąd, a firma, która zajęła się integracją, zajmie się jego naprawą.

Dlaczego jest to ważne?

Wraz z rozwojem firmy system może ewoluować wraz z nią. Nie ma potrzeby kupowania nowego produktu, ponieważ znacznie korzystniejszym jest zaktualizowanie systemu, który jest już nam znany i który jest łatwy w użyciu.

Wygoda, dokładność i koordynacja

W większości przypadków proces integracji systemu polega na gromadzeniu danych z różnych źródeł i przechowywaniu ich w jednym miejscu. Pozwala to wyeliminować  konieczność długiego oczekiwania na ręczną synchronizację danych w wielu systemach. Zamiast tego, jeśli jeden podsystem modyfikuje dane, są one automatycznie aktualizowane dla wszystkich innych systemów. W rezultacie jedną z najważniejszych zalet integracji systemów jest dostępność danych w czasie rzeczywistym.

Automatyczna aktualizacja i synchronizacja danych prowadzi do lepszej dokładności, ponieważ szanse użytkowników na dostęp do nieaktualnych danych są zmniejszone lub wyeliminowane.

Ułatwiony dostęp dla wszystkich podsystemów sprawia, że wszyscy użytkownicy mogą współpracować, co skutkuje lepszą koordynacją zespołu. Bardziej uproszczony system jest również łatwiejszy do przeszkolenia użytkowników. Ponadto terminowa dostępność danych prowadzi do szybszego podejmowania decyzji we wszystkich działach, poprawiając ogólny proces biznesowy. Pracownicy zawsze będą mieć dostęp do ostatnich wydarzeń i podejmą odpowiednie działania w przyszłości.

Wydajność i produktywność

Zintegrowany system poprawia wydajność, usuwając potrzebę wielokrotnego ręcznego wprowadzania danych. Pracownicy otrzymują dokładne dane do dalszego przetwarzania, ponieważ system automatycznie aktualizuje centralną bazę danych. Pozwala to oszczędzić znaczną ilość czasu. Każdy dział koncentruje się na swoich zadaniach, nie martwiąc się o synchronizację lub działania innych. Zaoszczędzone zasoby można następnie wykorzystać do ważniejszych działań biznesowych. W związku z tym dwie kluczowe korzyści z integracji systemu polegają na tym, że siła robocza jest nie tylko bardziej wydajna, ale także wysoce produktywna.

Opłacalność

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, zintegrowany system pozwala wyeliminować potrzebę zadań, które się powtarzają. W rezultacie najważniejsze zadania można wykonywać wydajniej przy użyciu tych samych zasobów, co zmniejsza niepotrzebne koszty.

Centralna pamięć masowa jest w stanie przechowywać dane, które są unikalne dla każdego podsystemu, a także metodycznie kategoryzować wszelkie nakładające się dane. Zmniejsza to koszt niewykorzystanej przestrzeni do przechowywania danych.

Integracja systemu pozwala wyeliminować potrzebę przechowywania danych i zarządzania nimi. Zapewnia scentralizowany system oparty na skalowalnej i bezpiecznej architekturze. Udoskonalony proces zbierania i wyszukiwania danych, w połączeniu z innymi korzyściami, umożliwia firmie osiągnąć zarówno efektywność operacyjną jak i kosztową.