Efektywna integracja systemów

Każde z pojedynczych programowych rozwiązań z reguły funkcjonuje oddzielnie. Pracownicy często są zmuszeni do korzystania z wielu produktów, zazwyczaj marnując czas na wpisywanie identycznych lub podobnych danych do wielu systemów. Na starcie działalności mogło wydawać się to tańsze, ale w sytuacji rozwoju firmy okazuje się, że czas jaki pracownicy poświęcają na walkę z aktualnym oprogramowaniem kosztuje, co więcej – utrzymanie tylu systemów również. W tym wypadku należy zastanowić się, jak integracja systemów może pomóc w jak najlepszym prosperowaniu przedsiębiorstwa.

Przy pomocy integracji systemów można połączyć ze sobą wiele systemów oraz aplikacji i skoordynować je jako jeden system. Dotyczy to łączenia różnych danych, co ułatwia stworzenie centralnego punktu dla użytkowników. Integracja systemu może być jednokierunkowa lub dwukierunkowa (w obie strony). Dane i funkcje powinny w płynny sposób przepływać między zintegrowanymi systemami , w sposób korzystny komunikując się ze sobą, jednocześnie zmniejszając złożoność.

Tworząc interfejs, który integruje systemy, z których korzysta już przedsiębiorstwo, można zautomatyzować procesy, usprawnić przepływ informacji i zoptymalizować wykorzystanie danych.

W firmie wymaga się płynnych operacji powiązanych ze zintegrowanymi przepływami pracy, za pomocą których można szybko i pewnie podejmować konkretne decyzje obejmujące obsługę klientów. Poniżej sześć zalet integracji niestandardowych systemów:

Przejrzystość i skuteczność dla pracowników
Zamiast zajmować się wieloma systemami oprogramowania, nanosić zduplikowane dane, pracownicy mogą korzystać z jednolitego systemu, wykorzystując wiele narzędzi. Integracja umożliwia personelowi spędzać czas na zadaniach o wysokim priorytecie zamiast niskim, takich jak np. wyodrębnienie potrzebnych danych. Możliwość ludzkiego błędu podczas eksportowania, replikowania i importowania danych, zmniejszy się w dużym stopniu.

Korzystniejsze decyzje
Fakt, że informacje umieszczone są w jednej lokalizacji sprawia, że można poświęcić czas analizie i podjąć korzystne decyzje, a nie marnować cennego czasu na zbieranie i łączenie danych w sposób użyteczny.  W ramach projektu integracji systemów można stworzyć pojedynczy nawigacyjny pulpit, mieszczący w sobie statystyki, spostrzeżenia i dane służące do realizacji porównań i identyfikowania trendów.

Autentyczność danych
Gdy przetrzymujemy dane w wielu różnych systemach, może to wymagać od nas poświęcenia większej ilości czasu potrzebnego na ich podsumowanie. Problem będzie bardziej skomplikowany przy dużej ilości danych lub większej liczby systemów. Ich integracja ułatwi przesyłanie ich do centralnego systemu w realnym czasie. Po ukończonej integracji, zespół otrzyma dużo lepsze komunikaty o wszystkich aspektach przedsiębiorstwa oraz pomoże w przekształceniu danych, aby decyzje były mądrzejsze.

Odpowiednie bezpieczeństwo systemu
Zabezpieczanie dużej ilości systemów lub bazowanie na dostawcach oprogramowania w celu zapewnienia ochrony systemom, wprowadza większe ryzyko. Pewnym etapem procesu podczas projektu integracji musi być analiza oraz zadbanie o bezpieczeństwo organizacji. System, który jest zintegrowany powinien mieć taki rodzaj mechanizmu, który zapewni bezpieczeństwo danych, wprowadzanych przez użytkowników.

Zwiększony rozwój przedsiębiorstwa
Gdy zmniejszy się czas poświęcany na zadania o niskim priorytecie oraz zwiększy się dostępność do danych o wysokiej jakości, pracownicy będą mogli zająć się rozwojem firmy. Wraz z klientami skorzystają na prostocie użytkowania dzięki integracji. Zarząd natomiast, będzie mógł skupić się na nowych usługach i rozwoju.

Oszczędność miejsca na dysku oraz kosztów
Wszystkie informacje zlokalizowane w jednym miejscu pomagają zaoszczędzić miejsce w pamięci komputera. Oprócz tego, jedna lokalizacja danych obniża koszty zamówienia, instalacji i utrzymania dużej ilości systemów. Pozwoli to również zmniejszyć  koszty i czas przeznaczony na aktualizację i rozstrzyganie problemów. Niektóre firmy czerpią korzyści z obniżenia opłat licencyjnych i subskrypcji.

Określenie odpowiedniego rozwiązania integracji systemów nie jest w żaden sposób prostym zadaniem. Trzeba wybrać właściwe podsystemy, prawidłowe lokalizacje i określić prawidłowy charakter relacji. W tym celu bardzo ważne jest, aby pracownicy firmy dokładnie wiedzieli jakie procesy są zaangażowane oraz jak współdziałają ze wszystkimi podmiotami. Ważnym jest, aby wszystko współgrało z określonymi przez nas celami biznesowymi. Jeśli przedsiębiorstwo zdaje sobie sprawę dlaczego i co trzeba poprawić, integracja systemów przebiegnie bezproblemowo.

Rodzaj integracji jakim jest połączenie punkt-punkt nie jest połączeniem systemu w jego prawdziwym znaczeniu. Pomimo tego, że system działa jako całość, funkcje są dość symboliczne. Duża ilość systemów wiąże się z większą liczbą połączeń, więc taki rodzaj integracji będzie nierealny. Ta metoda idealnie sprawdzi się za to w relacji 1:1 czyli jednego systemu do innego.

Systemy pionowe odróżniają się od innych wersji integracji. Właściwie każdy z podsystemów jest połączony z innym w oparciu o rodzaj realizowanej funkcji. W takiej konstrukcji to dno jest najbardziej bazową funkcją, a reszta staje się stopniowo coraz bardziej złożona. Ten sposób jest dość prosty i może dotyczyć małej ilości systemów. Z innej strony taka integracja może być nieco sztywna. Dodanie nowej funkcjonalności może komplikować zarządzanie.

Przykładem może być System Point-Of-Sale (POS). Podgląda zamówienia i zapisuje transakcje sprzedaży. W tym momencie inne oprogramowanie tworzy faktury. System jest bezpośrednio zintegrowany, po to aby działać dla dokładnych i ściśle określonych biznesowych funkcji, zachowując dane w określonym miejscu.

Powiązanie „w gwiazdę” to nic innego jak komplet integracji systemów punkt-punkt. Jeśli istnieje duży zbiór łatwych powiązań to buduje on połączenie w gwiazdę. Im większa ilość podłączonych podsystemów, tym jest więcej punktów na początku, a następnie linii pomiędzy nimi. Oprócz tego, ten sposób integracji skupia systemy z pozostałymi podsystemami. Faktyczny schemat może wyglądać jak talerz z spaghetti (dlatego integracja gwiazd jest również znana jako integracja spaghetti). Z tego powodu najbardziej przejrzysta baza IT będzie skomplikowana i ciężka do zmapowania, jeśli przedsiębiorstwo będzie skłonne wykorzystać ten sposób.

Dzięki integracji poziomej, można wypracować integrację systemów za pomocą pojedynczego, specjalistycznego podsystemu jako zbiorowej warstwy interfejsu, która wiąże inne podsystemy. Jeśli istnieje cztery podsystemy, będzie tylko cztery powiązania. Jeśli jest ich sześć to będzie tylko sześć połączeń. Jaka jest zatem zaleta tego sposobu integracji? Ograniczenie liczby niezbędnych powiązań do utrzymania wygody co pomaga zmniejszyć czas i fundusze przeznaczone na ukształtowanie systemu. Pośrednia warstwa / podsystem stosowany w tej formie integracji systemów jest ogólnie znany jako Enterprise Service Bus (ESB).

Przykłady poziomej integracji można znaleźć w obszarze zdrowotnej opieki. Jest to potrzebne m.in. dlatego, żeby wypracować ułatwiony sposób integracji medycznych systemów.

Trzeba pamiętać o tym, że są pewne istotne kroki przez które należy przejść, żeby integracja systemów się powiodła. Są one niezależne od rozmiaru naszej integracji.

Integrację należy rozpocząć od analizy. Ta faza jest początkiem procesu integracji. Zarząd powinien odpowiedzieć na wiele pytań m.in. które programowe rozwiązania są używane, w jaki sposób, jaki jest deficyt funkcjonalności, czego nie potrzebujemy, które procesy są skomplikowane, z czego użytkownicy są niezadowoleni, a co im pasuje.

Poznanie charakterystycznych potrzeb przedsiębiorstwa jest potrzebne do uruchomienia niestandardowego rozwiązania systemowych integracji. Tutaj należy zastanowić się nad wyborem odpowiedniego specjalisty do tej analizy. O ile wychodzi się z założenia, że jest się profesjonalistą w swojej dziedzinie, to odpowiednia osoba w sferze integracji będzie specjalistą właśnie w branży systemów komputerowych. W momencie w którym wykorzysta się wiedzę pozyskaną podczas pracy nad wieloma integracjami, można łatwo podpowiedzieć, jakie aplikacje mogą być zamienione nowo napisanym kodem, a jakie można zmienić na inne. To ułatwi przygotowanie idealnie dopasowanej integracji systemów.

Nim jeszcze rozpocznie się integracja, ekspert przygotowuje dokładny model integracji, dzięki któremu możemy zobaczyć w jaki sposób wszystkie części będą ze sobą powiązane w jednym systemie. To zdecydowanie pomoże zrozumieć czy cały kształt integracji jest wydajny i pozwala połączyć wszystkie dane ze sobą. Dlaczego jest to potrzebne? W ten sposób można zaoszczędzić zarówno fundusze jak i czas, przygotowując pojedynczy dokładny harmonogram integracji. Zorientowany specjalista, może zobaczyć wszystko z większej perspektywy i dopasować właściwie części.

Następnie można przejść do projektowania. Rola jaką mają użytkownicy systemu w obszarze integracji systemów sprowadza się do przyglądnięcia się interakcjom innych użytkowników z obecnymi systemami, konwersacji z konkretnymi osobami i podmiotami. Istnieje potrzeba także przeanalizowania opinii i list życzeń wszystkich użytkowników w momencie projektowania integracji przez specjalistę. Żeby można było łatwo przystosować system, musi być on dostatecznie funkcjonalny i znajomy, ale na tyle nowy, żeby okazał się dla użytkowników interesujący. Projekt ma istotne znaczenie, ponieważ współcześni użytkownicy, na co dzień używają obszernego zakresu oprogramowania czy to na tabletach, telefonach czy komputerach. Niezadowolenie z systemu może okazać się istotnym powodem odejścia z pracy do innej organizacji.

Po zaprojektowaniu systemu integracji, nadchodzi czas na wdrażanie systemu. Żeby utwierdzić się w przekonaniu, że integracja jest płynna i prosta w użyciu należy rozpocząć testowanie operacyjne. Proces ten zobowiązuje do zwrócenia szczególnej uwagi na konkretne szczegóły i odpowiedniego zrozumienia całego systemu. Nie wystarczy po prostu uruchomić system i rozpocząć działanie. Żeby wszystko działało jak należy, trzeba na bieżąco zgłaszać problemy. Budowanie, projektowanie i testowanie podczas całego procesu wdrażania będzie odpowiednim sposobem.

Na koniec – rozwój systemu. Podczas zmian w przedsiębiorstwie, oprogramowanie będzie musiało się rozwijać. Może zajść potrzeba uzupełnienia systemu nowymi funkcjami, nowymi usługami lub połączenia najnowszych rozwiązań z nową integracją. Również w celu zminimalizowania kosztów, może być potrzebna zmiana w opłatach oprogramowania niestandardowego. Ilość zmian jest zależne od typu działalności. Ekspert w zakresie integracji systemów, rozumiejący branżę i jej ewolucję, zagwarantuje sukces od początku projektu.

Integracja systemów mimo tego, że jest pomocna i zdecydowanie ułatwia pracę, ma też swoje wady.

Całościowa aktualizacja. Biorąc pod uwagę przemodelowanie systemu, zespół IT może mieć wiele różnych wspomnień i doświadczeń. Integracja nie przeobraża wielu projektów w jeden, ale je integruje. Ważne jest, żeby później weryfikować je niezależnie. Może okazać się to pracochłonne i nieprzewidywalne.

Trudności z bezpieczeństwem. Przechodząc przez integrację systemu, każde z włamań lub fałszywe przedstawienie się poszczególnych osób, może prowadzić do uzyskania całości danych, a nie tylko części. Integracja systemu sprawia, że ​​dane są bardziej narażone niż wcześniej ze względu na kanały, przez które przechodzą informacje, rozpoczynając od jednego programu, a następnie przechodząc do następnego.

Spory koszt. Nawet jeśli można pozyskać dobrą ofertę na wsparcie systemu, trzeba zapłacić za każdy program niezależnie. Od czasu do czasu koszty są wysokie do tego stopnia, że ​​przedsiębiorca może zacząć rozważać rozwój pojedynczego programu zamiast integracji systemu.

Oceniaj recenzje i opinie klientów

Wiadomości zwrotne i recenzje klientów spełniają istotną rolę w różnych decyzjach zakupowych, szczególnie w przypadku jeśli opinia jest wyrażona przez bliską osobę. Nawet gdy duża ilość recenzji jest pozytywnym wskaźnikiem ogromnej i aktywnej bazy klientów, powinno się szukać referencji od firm o zbliżonej usposobieniu. Wtedy mogą być one o wiele przydatniejsze oraz pokazać w jaki sposób można rozstrzygnąć własne problemy za pomocą tego samego dostawcy. Jest to również świetny sposób na wykrycie pułapek związanych z rozwiązaniami integracji systemów, które oferuje dana firma.

Ocena partnerów przedsiębiorstwa

Ogromna baza/zbiór partnerów jest doskonałym wyznacznikiem tego w jaki sposób działa firma. Bardziej niż inne rzeczy, większa baza partnerów sygnalizuje, że ​​firma jest bardzo dobrze lepiej zorganizowana w stosunku do obsługi nieoczekiwanych wydarzeń niż ta, która współpracuje z niewielką liczbą partnerów. Jeśli chodzi o integrację systemów, redukuje to również zależność od samej firmy w przypadku nieszczęśliwego wypadku.

Właściwe wdrożone integracje są powodem wielu pozytywnych zmian w firmie. Takie systemy zazwyczaj pozwalają na duże oszczędności. Połączenia danych systemów jest na tyle indywidualną sprawą, że najlepiej skontaktować się ze specjalistami, którzy będą w stanie doradzić jakie rozwiązanie sprawdzi się w określonym przypadku.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób zacząć projekt integracji systemów, skontaktuj się z nami i uzyskaj bezpłatną konsultację.