Obieg dokumentów, czyli rozwiązanie do zarządzania dokumentacją firmową.

Przez każdą firmę codziennie przepływają dziesiątki, a nawet i setki dokumentów. Dotyczy między innymi ofert, pism urzędowych, reklamacji, faktur, dokumentów magazynowych itp. Jak zapanować nad taką ilością różnych dokumentów i informacji? System do zarządzania obiegiem dokumentów z pewnością będzie pomocny. Odpowiedni wybór wśród dostępnych na rynku rozwiązań uporządkuje procedury przepływu dokumentów i informacji w firmie, a także usprawni ich archiwizację.

Zarządzanie dokumentami to sposób, w jaki organizacja używa, zarządza i przechowuje dokumenty w firmie. Dokumenty te mogą mieć różne formaty, takie jak pliki PDF, obrazy, filmy, audio, arkusze kalkulacyjne, pakiety kodów itp.

Większość systemów zarządzania dokumentami koncentruje się na plikach cyfrowych, podczas gdy inne przechowują elementy fizyczne lub oba te elementy. Systemy zarządzania dokumentami mogą posłużyć jako źródło informacji wszystkich potrzebnych dokumentów i archiwów Twojej firmy. Kiedy ktoś z odpowiednim dostępem czegoś potrzebuje, wie, gdzie szukać.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania dokumentami pomaga w dużym stopniu uprościć proces zarządzania cyklem życia dokumentów. Pozwala skonfigurować zautomatyzowane przepływy pracy i procesy tak, aby zarządzać, aktualizować i przechowywać dokumenty udostępniane i używane w firmie. Zarządzanie dokumentami pomaga również w zachować:

• Poufność z zespołami, klientami i partnerami
• Wydajność przepływów pracy i systemów
• Zgodność ze standardami branżowymi i organami regulacyjnymi

System elektronicznego obiegu dokumentów organizuje je na wiele sposobów, np. pod względem typu pliku, typu danych, bezpieczeństwa lub poziomu priorytetu. Po otrzymaniu lub utworzeniu nowych dokumentów są one przechwytywane i przenoszone do systemu.

System może w tym momencie automatycznie dodać do pliku więcej informacji, np. wewnętrzne znaczniki, etykiety i metadane, takie jak kto i kiedy utworzył lub przesłał dokument. Oprócz tego sortuje i przechowuje nowe dokumenty lub dane na podstawie wcześniej ustalonych reguł. Mamy możliwość ograniczenia uprawnień i redagowania informacji w poufnych dokumentach w taki sposób, aby tylko zatwierdzeni użytkownicy mogli je wyświetlać lub wprowadzać zmiany.

Przedsiębiorstwa wdrażają systemy zarządzania dokumentami w celu uzyskania kontroli oraz wglądu w dokumenty, dane wchodzące i wychodzące z organizacji. Niezależnie od tego czy pracujemy zdalnie, czy w biurze, chcemy mieć pewność, że wszyscy pracownicy będą korzystać z najnowszych i aktualnych wersji dokumentów, z którymi pracują.

Członkowie zespołu mogą łatwo dodawać komentarze, sugestie i adnotacje w systemie ułatwiając tym samym współpracę, komunikację, przeglądanie i zatwierdzanie dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów rozwiązuje również problemy związane z bezpieczeństwem i audytem danych, tworząc ślady cyklu życia dokumentu od utworzenia do modyfikacji i dystrybucji. Jest to przydatne w przypadku odpowiedzialności wewnętrznej.

Korzyści z wdrożenia systemów zarządzania dokumentami są znaczne — przewiduje się, że wartość rynkowa branży systemów zarządzania dokumentami wzrośnie do 6,78 miliarda dolarów do 2023 roku. Jakie są zatem kluczowe korzyści z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Zarządzaj dokumentacją firmową z jednego miejsca

System elektronicznego obiegu dokumentów jest idealnym rozwiązaniem do zarządzania dokumentacją firmową. Wdrażając rozwiązania EOD można w dowolnym momencie szybko odnaleźć i przeglądać interesujące nas dokumenty firmowe. Każdy dokument jest wprowadzany w formie skanu do systemu i odpowiednio opisywany. Ponadto, dzięki technologii OCR możesz odnaleźć interesujący dokument nie tylko po nazwie czy dacie wprowadzenia, ale także po treści.

Kontroluj dostęp pracowników do dokumentów

Obieg dokumentów umożliwia wprowadzenie procedur dostępu do dokumentów firmowych pracownikom na różnych szczeblach w hierarchii firmy. Ponadto, system EOD pozwala usystematyzować ścieżkę przepływu dokumentu w firmie. Można wyznaczyć osobę, która jako pierwsza zapoznaje się z nowym dokumentem, przekazuje go dalej, zatwierdza (dekretuje), a także osobę, która otrzymuje zadanie dotyczące dokumentu i zatwierdza zadanie jako wykonane.

Miej wgląd do historii zmian w każdym dokumencie

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia wgląd w historię każdego dokumentu w Twojej firmie, w tym wszystkich dokumentów powiązanych. Wykorzystując system obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie możesz sprawdzić, co działo się w danej sprawie, jakie dokumenty i informacje powstały, a także jaka była historia ich zmian. Ponadto, w systemie możesz łatwo zweryfikować, jakie osoby uczestniczyły w danej sprawie.

Archiwizuj dokumenty w sposób bezpieczny

Zgodnie z prawem, wszystkie przedsiębiorstwa oraz jednostki organizacyjne muszą archiwizować dokumenty, powstające w wyniku prowadzonej działalności. Archiwizacji podlegają wszystkie dokumenty, niezależnie od stopnia ich tajności, w tym księgowe, kadrowe i inne. Dzięki rozwiązaniom obiegu dokumentów, każdy dokument po wprowadzeniu do systemu przenieść do bezpiecznego archiwum. Dalsze przetwarzanie dokumentów może odbywać się już tylko w wersji elektronicznej.

Zwiększaj produktywność pracowników

Korzystanie z systemu zarządzania dokumentami oznacza, że ​​pracownicy nie tracą czasu na szukanie plików na wielu komputerach, aplikacjach lub platformach w chmurze. Każdy, kto ma odpowiedni dostęp, może szybko i łatwo znaleźć potrzebne dokumenty, korzystając z paska wyszukiwania.

Zwiększone bezpieczeństwo

System elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia bezpieczeństwo dokumentów wchodzące i wychodzące z organizacji. Są one bezpiecznie przechowywane na centralnej, dostępnej platformie, do której mają dostęp wszystkie zespoły.

Zgodność i audyty

System EOD pomaga śledzić historię dokumentu od utworzenia do edycji i pobrania. Informacje te mają kluczowe znaczenie dla praktyk zgodności branżowej i audytowanych firm.

Używanie wydajnego systemu zarządzania dokumentami przynosi korzyści zarówno dużym, jak i małym firmom. To idealne rozwiązanie dla firm, w których dokumenty, pliki i dane są stale odbierane, tworzone i udostępniane.

Największą korzyścią dla użytkowników systemów zarządzania dokumentami jest fakt, że pracownicy mogą z łatwością wykonywać swoją pracę bez względu na to, skąd pracują, a każdy wie, kiedy dokument się zmienił.

Czy jesteś gotowy, aby uporządkować procesy zarządzania dokumentami w swojej firmie? Poznaj nasz system Asiston EOD i skontaktuj się z nami.