Jak wybrać odpowiedni system do zarządzania magazynem?

Podczas prowadzenia sprzedaży detalicznej czy firmy logistycznej, nie można nie zgodzić się ze stwierdzeniem, że magazyn jest właściwie kręgosłupem firmy. Jest głównym miejscem dla większości operacji biznesowych. Dlatego też, efektywne nim kierowanie ma ważne znaczenie dla organizacji. W ciągu wielu lat opracowano dużo różnorodnych technik
i metod zarządzania magazynem. Aktualnie, zostało to usprawnione dzięki systemom zarządzania magazynem – WMS.

Dobry system zarządzania magazynem pozwala dokładnie sprawdzić, co dzieje się w magazynie. Dostarcza osobie przeglądającej informacje w czasie rzeczywistym, pozwalając lepiej zarządzać zasobami. Gwarantuje aktualizację zapasów zawsze wtedy, gdy nowe będą przestawione albo istniejący towar zostanie odebrany do dostawy.

Zanim pomyślimy o kupnie oprogramowania służącego zarządzaniu magazynem, trzeba wiedzieć czego wymaga od niego firma. WMS ma wiele opcji, ale poszczególne moduły które będzie zawierał, zależą od potrzeb przedsiębiorstwa. Jedną z najistotniejszych kwestii do przeanalizowania jest zdecydowanie koszt. Inwestycja w system powinna zapewnić spory zwrot, żeby mówić o nim jako przydatny.

Cena dotyczy kosztu licencji, profesjonalnych usług tj. wsparcia technicznego czy szkolenia, kosztów rozwoju, których zasadniczo nie zalicza się do pakietu. Trzeba mieć na uwadze również potrzebę integracji WMS z istniejącymi już systemami. Jest to zdecydowanie lepsze rozwiązanie niż kompletna rozbudowa procesów zarządzania magazynem. Dodatkowo należy sprawdzić czy oprogramowanie jest funkcjonalne i zawiera wszystkie potrzebne dane.

Jakie informacje dostarcza system?
Różne oprogramowanie WMS będzie miało wiele różnych funkcji. Warto poprosić sprzedawcę o klarowne wyjaśnienie, jakie informacje oferuje system. Muszą być one przydatne i istotne. Należy także sprawdzić czy istnieje możliwość pozyskania historii audytu zapasów, śledzenia przesyłek, raportów odchyleń czy wiele innych.

Czy system może automatycznie synchronizować inwentaryzację z księgowością?
Celem użytkowania systemu WMS jest obserwacja zasobów i pozyskiwanie na ich temat aktualnych informacji. Dlatego ważnym jest, aby stan zapasów był zautomatyzowany i uaktualniany w systemie. Jest to szczególnie przydatne wtedy, gdy zsynchronizuje się z rachunkowością, co znacznie ułatwi proces i sprawi, że będzie on wydajniejszy.

Czy jest on wystarczająco elastyczny i konfigurowalny?
Pozwoli to utwierdzić się w przekonaniu, że system można skonfigurować do pewnego stopnia, zgodnie ze swoimi kryteriami. Elastyczność w systemie może pomóc pozyskać dużo lepszą obsługę.

Ile witryn wykorzystuje aktualnie oprogramowanie WMS?
Informacje te są szczególnie ważne, ponieważ duża liczba użytkowników oznacza, że sprzedawca ma duże doświadczenie. Wie on w jaki sposób podchodzić do klienta i oferować sprawną obsługę zarówno podczas sprzedaży, jak i obsługi posprzedażowej.

Czy system jest prosty w obsłudze?

Jest to ważne z tego względu, że nie można pozwolić sobie na przesadnie długie szkolenie pracowników w zakresie obsługi oprogramowania WMS. Może to spowodować zwiększenie kosztów i zająć za dużo czasu. Należy utwierdzić się, że dostawca gwarantuje szybkie szkolenie, które pomoże pracownikom łatwo go sobie przyswoić.

Czy w łatwy sposób można zintegrować system z aktualnie używanym oprogramowaniem?

Czołowe na rynku systemy zarządzania magazynem mają jasną i otwartą architekturę oraz można je w łatwy sposób zintegrować z najlepszymi systemami ERP na rynku. Należy upewnić się więc, czy można je połączyć z innymi aktualnie używanymi czy przyszłymi systemami biznesowymi czy ERP. Jeśli dostawca WMS nie posiada istniejących interfejsów do żadnych z czołowych systemów ERP to możliwe jest, że nie prowadzi żadnych większych operacji, a opłata za rozwój interfejsów może być kosztowna.

Czy dostawcę WMS można nazwać partnerem czy tylko dostawcą?
Dostawca systemu zarządzania magazynem powinien rozumieć potrzeby i chcieć pomóc w rozwoju firmy, a nie tylko sprzedać oprogramowanie. Najlepszym podejściem do wyboru systemu WMS jest upewnienie się, że dostawca rozumie biznes i jest realnie zainteresowany sukcesem.

Pomimo niepotrzebnego strachu przed rozwiązaniami IT, które zdecydowanie pomagają w  pracy człowiekowi, korzystanie z systemu WMS jest dla pracowników całkowicie korzystne. Pozwala zapewnić wysoki poziom znajomości nowoczesnych koncepcji logistycznych i zwiększa ogólną znajomość obsługi komputera.

Systemy zarządzania magazynem przeszły długą drogę od podstawowych rozwiązań służących inwentaryzacji magazynowej do efektywnych, wydajnych systemów zdolnych do kontrolowania ogromnych obiektów.